Vad är ett digitalt produktpass? Det är frågan som för närvarande många tillverkare och importörer ställer sig, och svaret är kortare än du kanske förväntar dig. Ett digitalt produktpass är en fast, uppsökbar samling uppgifter om en produkt: var den kommer ifrån, vad den är gjord av, hur den kan repareras eller återvinnas, och vem som är ansvarig för det. Dessa uppgifter står inte på papper utan online och är åtkomliga via en QR-kod eller en liknande dataöverförare på eller vid produkten.
Passet är inte ett kvalitetsmärke och ingen extra tillstånd. Det är ett sätt att samla information som tidigare var spridd över bruksanvisningar, förpackningar och interna system på ett enda lättfunnet ställe för den som har rätt till det: konsumenten, reparatören, återvinnaren och tillsynsmyndigheten. Vilka produktgrupper detta exakt kommer att gälla för och med vilket innehål kommer att utredas separat per produktgrupp i EU-lagstiftningen; detta sker inte på en gång för alla produkter samtidigt.
Vad innehåller ett produktpass
Det exakta innehållet skiljer sig åt mellan produktgrupper, men ett antal delar återkommer alltid: produktidentifikation såsom märke, typ och batch- eller serienummer, materialsammansättning, information om reparation och delar, och uppgifter om tillverkaren eller importören som är ansvarig för att produkten släpps på marknaden. För vissa produktgrupper tillkommer information om energiförbrukning, använda råvaror eller möjligheten till återvinning.
Det är viktigt att inse: passet ersätter inte befintliga skyldigheter, det samlar dem. Uppgifter som du redan håller reda på för CE-märkning, säkerhetsdokumentation eller garantivillkor återkommer delvis i passet, kompletterat med vad de produktgruppsspecifika reglerna kräver extra. Den som för närvarande inte exakt vet vilka uppgifter som är relevanta för sina produkter kan läsa detta lugnt per ämne utan att omedelbar sitta fast vid något.
Vilka produkter gäller detta för
Inte alla produkter får ett pass på samma datum. Den EU-förordning som reglerar detta ger ramen; per produktgrupp följer separat, mer detaljerad lagstiftning med egna krav och ett eget tidsschema. Textil, möbler, däck och elektronik nämns ofta som tidiga kandidater, men vilka produktgrupper som är aktuella när och med vilka exakta krav är ännu inte fastställt för alla grupper.
För en tillverkare eller importör som arbetar med flera produktlinjer innebär detta att frågan "gäller detta för mig" måste besvaras separat per produktgrupp. Ett företag som säljer både möbler och elektriska apparater kan behöva agera för det ena sortimentet tidigare än för det andra. Den som vill se var sitt eget produktsortiment ungefär står kan få det kontrollerat i några frågor.
Vem sammanställer passet och vem är ansvarig
Förordningen lägger ansvaret för uppgifternas riktighet på den part som släpper produkten på marknaden: normalt tillverkaren, och vid import från utanför EU importören. Detta är en befintlig princip från produktsäkerhetsrätten, här tillämpad på en ny typ av dokument. Själva sammanställningen av passet, värdhållningen av uppgifterna och tillhandahållandet av QR-koden kan dock läggas på en tjänsteleverantör, så länge det innehållsmässiga ansvaret är klart fastlagt.
Denna skillnad — vem som är ansvarig och vem som utför — återkommer även i samtal med programleverantörer och plattformar som erbjuder sig att sköta passet för dig. Det är en punkt som bör vara helt klar i förväg, oavsett vilken part du väljer. Hur ett sådant samarbete ser ut i praktiken och var uppgifterna kommer ifrån som slutligen hamnar i ett pass kan läsas på sidan som förklarar denna process steg för steg.
Hur märker du detta i praktiken
För de flesta små och medelstora företag börjar det praktiskt: det kommer en tid då en produktgrupp där du är aktiv hamnar under skyldigheten. Från och med då måste produkten ha en databärare som hänvisar till passet, och passet måste förbli tillgängligt under en fastställd period, även om produkten för länge sedan sålts. Det kräver en plats där uppgifterna lagras långsiktigt och tillförlitligt, oberoende av om ditt företag om tio år fortfarande använder samma webbplats eller system.
Detta berör också ämnen som du redan känner till: arkivpliktiga skyldigheter från produktsäkerheträtten, och frågan om vilka uppgifter du samlar in om kunder eller användare och hur länge, vilket i sin tur rör GDPR. Produktpasset står alltså inte isolerat från befintliga skyldigheter – det kommer ovanpå och överlappar delvis med dem.
Den som är osäker på om och när detta gäller för de egna produkterna behöver inte genast söka i den officiella texten: en kort, kostnadsfri kontroll ger en första indikation, och de frågor som de flesta företagare ställer först finns samlade på ett överskådligt sätt. För förklaring av specifika skyldigheter och vad detta betyder för din egen situation är den officiella texten eller en jurist utgångspunkten.
Vill du veta ungefär var dina produkter står? Gör den kostnadsfria snabbkontollen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken för att se vilken del av passet som först blir relevant för ditt företag.