Was ist ein digitales Produktpass? Das ist die Frage, die derzeit bei vielen Herstellern und Importeuren aufkommt, und die Antwort ist kürzer als Sie vielleicht erwarten. Ein digitales Produktpass ist eine feste, abrufbare Sammlung von Daten über ein Produkt: woher es kommt, woraus es hergestellt ist, wie es repariert oder recycelt werden kann, und wer dafür verantwortlich ist. Diese Daten stehen nicht auf Papier, sondern online, und sind über einen QR-Code oder einen ähnlichen Datenträger auf oder bei dem Produkt erreichbar.
Das Produktpass ist keine Gewährleistungsmarke und keine zusätzliche Genehmigung. Es ist eine Möglichkeit, Informationen, die bislang über Bedienungsanleitungen, Verpackungen und interne Systeme verteilt waren, an einem einzigen auffindbaren Ort für diejenigen zu sammeln, die ein Recht darauf haben: den Verbraucher, den Reparaturbetrieb, den Recycler und die Aufsichtsbehörde. Für welche Produktgruppen dies genau gelten wird und mit welchem Inhalt, wird pro Produktgruppe separat in der europäischen Regelung ausgearbeitet; dies geschieht nicht auf einmal für alle Produkte gleichzeitig.
Was steht in einem Produktpass
Der genaue Inhalt unterscheidet sich pro Produktgruppe, aber eine Reihe von Elementen kehren regelmäßig wieder: Produktidentifikation wie Marke, Typ und Chargen- oder Seriennummer, Materialzusammensetzung, Informationen über Reparatur und Ersatzteile sowie Angaben zum Hersteller oder Importeur, der für das Inverkehrbringen verantwortlich ist. Für einige Produktgruppen kommt auch Informationen über Energieverbrauch, verwendete Rohstoffe oder die Möglichkeit zum Recycling hinzu.
Wichtig zu verstehen: Das Produktpass ersetzt bestehende Anforderungen nicht, es bündelt sie. Daten, die Sie bereits für die CE-Kennzeichnung, Sicherheitsdokumentation oder Gewährleistungsbedingungen erfassen, kehren teilweise im Produktpass zurück, ergänzt um das, was die produktgruppenspezifischen Regeln zusätzlich verlangen. Wer derzeit noch nicht genau weiß, welche Daten für seine Produkte relevant sind, kann das pro Thema in aller Ruhe nachlesen ohne sich dabei gleich an etwas gebunden zu erklären.
Für welche Produkte gilt das
Nicht jedes Produkt erhält zum gleichen Zeitpunkt ein Produktpass. Die europäische Verordnung, die dies regelt, schafft den Rahmen; pro Produktgruppe folgt separate, detailliertere Regelung mit eigenen Anforderungen und einem eigenen Zeitplan. Textilien, Möbel, Reifen und Elektronik werden häufig als frühe Kandidaten genannt, aber welche Produktgruppen wann an der Reihe sind und mit welchen genauen Anforderungen, steht noch nicht für alle Gruppen fest.
Für einen Hersteller oder Importeur, der mit mehreren Produktlinien arbeitet, bedeutet dies, dass die Frage "gilt das für mich" pro Produktgruppe separat beantwortet werden muss. Ein Unternehmen, das sowohl Möbel als auch elektrische Geräte verkauft, kann für das eine Sortiment früher an der Reihe sein als für das andere. Wer sehen möchte, wo sein eigenes Produktsortiment ungefähr steht, kann das in ein paar Fragen überprüfen lassen.
Wer stellt das Produktpass zusammen und wer ist verantwortlich
Die Verordnung legt die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten bei der Partei, die das Produkt in Verkehr bringt: in der Regel der Hersteller, und bei Importen von außerhalb der EU der Importeur. Dies ist ein bestehendes Prinzip aus dem Produktsicherheitsrecht, das hier auf ein neues Dokumenttyp angewendet wird. Das Zusammenstellen des Produktpass selbst, das Hosten der Daten und die Bereitstellung des QR-Codes können an einen Dienstleister ausgelagert werden, solange die inhaltliche Verantwortung klar geregelt bleibt.
Dieser Unterschied — wer ist verantwortlich und wer führt es aus — kommt auch in Gesprächen mit Softwareanbietern und Plattformen auf, die anbieten, das Produktpass für Sie zu übernehmen. Es ist ein Punkt, den Sie vorher klären sollten, unabhängig davon, welche Partei Sie wählen. Wie eine solche Zusammenarbeit in der Praxis aussieht und woher die Daten stammen, die in ein Produktpass fließen, lässt sich auf der Seite nachlesen, die diesen Prozess Schritt für Schritt erläutert.
Wie merken Sie das in der Praxis
Für die meisten KMU-Unternehmen beginnt es praktisch: Es kommt ein Moment, in dem eine Produktgruppe, in der Sie tätig sind, unter die Verpflichtung fällt. Ab diesem Zeitpunkt muss das Produkt mit einem Datenträger versehen sein, der auf das Paspoort verweist, und das Paspoort muss über einen festgelegten Zeitraum abrufbar bleiben, auch wenn das Produkt längst verkauft ist. Dies erfordert einen Ort, an dem die Daten langfristig und zuverlässig gehostet werden, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in zehn Jahren noch dieselbe Website oder dasselbe System nutzt.
Dies berührt auch Themen, die Sie bereits kennen: Aufbewahrungspflichten aus dem Produktsicherheitsrecht und die Frage, welche Daten Sie über Kunden oder Benutzer erfassen und wie lange, was wiederum die DSGVO berührt. Das Produktpaspoort steht also nicht isoliert von bestehenden Verpflichtungen, es kommt hinzu und überlappt sich teilweise damit.
Wer sich unsicher ist, ob und wann dies für die eigenen Produkte relevant wird, muss das nicht sofort im offiziellen Text nachschlagen: Eine kurze, kostenlose Überprüfung gibt einen ersten Hinweis, und die Fragen, die die meisten Unternehmer zuerst stellen sind übersichtlich zusammengefasst. Für die Erklärung spezifischer Verpflichtungen und was dies für Ihre eigene Situation bedeutet, bleiben der offizielle Text oder ein Jurist der Ausgangspunkt.
Möchten Sie wissen, wo Ihre Produkte ungefähr stehen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welcher Teil des Paspoorts für Ihr Unternehmen zuerst relevant wird.