Co to jest rejestr cyfrowych paszportów produktów i co muszę tam wpisać?

Rejestr łączy kody identyfikacyjne z pasportem, a nie pełne dane

Europejski rejestr cyfrowych paszportów produktów to centralny system ustanowiony i zarządzany przez Komisję Europejską, w którym przechowywane są unikalne kody identyfikacyjne: produktu, producenta lub importera oraz lokalizacji produkcji. Rejestr nie zawiera samego paszportu ze wszystkimi danymi produktu — ten pozostaje, w zależności od sposobu jego wdrożenia, u producenta, importera lub dostawcy usług takiego jak prodpas.eu. Rejestr jest raczej systemem odniesień: ustala, który unikalny kod odpowiada któremu produktowi, któremu uczestnikowi rynku i której lokalizacji, oraz łączy ten kod z miejscem, w którym znajduje się rzeczywisty paszport. Ponadto zostanie utworzony publiczny portal internetowy, umożliwiający organom celnym, organom nadzoru rynku i w pewnym stopniu opinii publicznej przeszukiwanie tego rejestru.

Dla grup produktów z obowiązkowym pasportem, a nie dla wszystkich produktów

Rejestr ma zastosowanie do produktów, dla których na podstawie delegowanego aktu specyficznego dla grupy produktów ustanowiono obowiązkowy cyfrowy paszport produktu. Dla tych produktów uczestnik rynku, który wprowadza produkt na rynek lub udostępnia go — zwykle producent lub importer — jest odpowiedzialny za wpisanie odpowiednich kodów identyfikacyjnych do rejestru. W przypadku produktów, dla których nie został jeszcze ustanowiony rejestr specyficzny dla grupy produktów z obowiązkowym paszportem, nie ma również obowiązku rejestracji: przepisy ogólne dotyczące rejestru w artykułach 13 i 14 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) staną się konkretnie opracowane i stosowalne dopiero w momencie, gdy delegowany akt specyficzny dla tej grupy produktów to ureguluje. Ponadto rejestr nie jest systemem zastępującym hosting samego paszportu ani nie zastępuje nośnika danych (takiego jak kod QR) umieszczonego na produkcie lub przy nim. To trzy różne, powiązane ze sobą elementy: nośnik danych na produkcie, paszport zawierający dane oraz rejestr zawierający kody identyfikacyjne, które odwołują się do tego paszportu.

Brak stałej daty; obowiązek rejestracji wynika z grupy produktów

Nie ma ogólnej daty wejścia w życie rejestru, która miałaby zastosowanie do wszystkich produktów jednocześnie. Obowiązek rejestracji kodów identyfikacyjnych powstaje w momencie wejścia w życie delegowanego aktu danej grupy produktów, który ustanawia obowiązkowy cyfrowy paszport produktu dla tej grupy. Do tego czasu dla tych produktów nie ma obowiązku rejestracji i nic nie musi być wpisywane do rejestru. To, co jest ustalone: Komisja odpowiada za ustanowienie i zarządzanie samym rejestrem (artykuł 13 ESPR) i powiązanym portalem internetowym (artykuł 14 ESPR), niezależnie od tego, które grupy produktów już pod niego podlegają. Jeśli chodzi o pytanie, czy i kiedy dana grupa produktów ma być uwzględniona, źródłem informacji jest tekst delegowanego aktu dla tej grupy, a nie ogólna data z samego ESPR.

Co czytelnik robi z tym, w kolejności

Najpierw należy ustalić, czy produkt podlega grupie produktów, dla której ustanowiono delegowany akt zawierający obowiązek dotyczący paszportu — bez tego aktu nie ma nic do rejestracji. Jeśli tak jest, następnym krokiem jest określenie unikatowych kodów identyfikacyjnych: produktu, uczestnika rynku (producenta, importera lub upoważnionego przedstawiciela) i lokalizacji produkcji, o ile wymagane są dla danej grupy produktów. Kody te są następnie wpisywane do rejestru, zanim produkt zostanie wprowadzony na rynek lub udostępniony — odbywa się to za pośrednictwem systemu udostępnionego przez Komisję. Równolegle paszport jako taki, zawierający pełne dane produktu, jest hostowany gdzieś (na przykład przez prodpas.eu) i powiązany z nośnikiem danych na produkcie. Rejestr i nośnik danych wskazują więc na siebie nawzajem i na paszport, ale nie są dla siebie substytutem. Wreszcie ważne jest, aby portal internetowy wymieniony w artykule 14 stanowił punkt odniesienia, za pośrednictwem którego organy nadzoru i służby celne mogą kontrolować to powiązanie, co oznacza, że prawidłowa i terminowa rejestracja ma również praktyczne konsekwencje dla sprawności kontroli.

Gdzie to się znajduje: artykuł 13 i 14 ESPR

Obowiązek ustanowienia rejestru cyfrowych paszportów produktów oraz rola unikatowych kodów identyfikacyjnych dla produktu, uczestnika rynku i lokalizacji wynikają z artykułu 13 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781). Towarzyszący portal internetowy, za pośrednictwem którego dane z rejestru mogą być przeszukiwane, określony jest w artykule 14 tego samego rozporządzenia. Oba artykuły stanowią ramy na poziomie rozporządzenia; konkretna implementacja dla każdej grupy produktów — jakie dokładnie kody i od którego momentu — wynika z delegowanych aktów ustanowionych dla tej grupy produktów.

Ktoś chcący wiedzieć, czy dotyczy to już konkretnie jego produktu, powinien przede wszystkim sprawdzić delegowany akt dla swojej grupy produktów: jeśli zawiera on obowiązek dotyczący paszportu, obowiązek rejestracji do niego należy; jeśli tego nie zawiera, nie ma na razie nic do rejestracji i wystarczy śledzić rozwój sytuacji dla tej grupy produktów.

Na czym to się opiera

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Podajemy odniesienia dla każdego stwierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Rejestr cyfrowych paszportów produktów jest centralnym, europejskim systemem, w którym określone dane z paszportu są przechowywane, gdy produkt trafia na rynek. Artykuł 13 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje ten rejestr; artykuł 14 opisuje portal internetowy, za pośrednictwem którego inspektorzy i inni zainteresowani mogą uzyskać dostęp do tych danych. Dla producenta lub importera oznacza to, że paszport nie tylko powinien towarzyszyć produktowi (za pośrednictwem kodu QR), ale część jego zawartości musi być również dostępna niezależnie od tego, poprzez rejestr.

Rejestracja przed wprowadzeniem produktu na rynek

Obowiązek rejestracji oznacza, że odpowiednie dane muszą znajdować się w rejestrze przed sprzedażą lub importem produktu. Dla przedsiębiorstwa o znacznej skali oznacza to, że tworzenie paszportu i rejestracja muszą być wbudowane w proces przed wprowadzeniem na rynek — nie jako element końcowy, ale jako warunek wstępny. Firmy pracujące z wieloma liniami produktów zauważają, że staje się to kwestią planowania: rejestracja musi być ukończona przed wysłaniem pierwszej dostawy, co oznacza, że dane muszą być kompletne wcześniej niż mogło to być zwyczajne przy dokumentacji CE.

Dostarczanie prawidłowych danych identyfikacyjnych

Rejestr pracuje z kodami identyfikacyjnymi, które unikatowo identyfikują produkt, podmiot rynkowy i sam paszport. Wymaga to spójnego systemu kodowania w całej organizacji — problem, z którym boryka się wiele firm zajmujących się wieloma grupami produktów (elektronika, tekstylia, meble), ponieważ każdy dział czasami stosuje własny system. Sposób, w jaki każdy produkt otrzymuje unikalny kod identyfikacyjny jest zatem nie tylko kwestią techniczną, ale również organizacyjną: kto przydzielą ten kod i jak zapewniają Państwo, że nie będzie zduplikowanych ani brakujących kodów wraz z rozwijającym się asortymentem.

Zapewnienie prawidłowego połączenia między produktem a rejestrem

Kod QR na produkcie musi ostatecznie wskazywać na te same dane, które znajdują się również w rejestrze. Wymaga to koordynacji między sposobem, w jaki kod QR dla paszportu produktu pojawia się na produktach a sposobem, w jaki rejestracja w rejestrze ma miejsce. Dla firm pracujących z takimi stronami trzecimi jak drukarnie, producenci etykiet lub zewnętrzne opakowania, oznacza to, że kod identyfikacyjny na etykiecie i kod w rejestrze muszą być zgodne w każdym momencie — mała zmiana w jednym systemie bez dostosowania w drugim prowadzi do niezgodności.

Utrzymywanie aktualności zarejestrowanych danych

Paszport nie jest chwilową migawką; dane mogą się zmienić (dostawca, skład, informacje o naprawie). Dla średniej wielkości przedsiębiorstwa oznacza to, że musi istnieć ustalony moment lub proces, w którym zmiany są również wdrażane w rejestrze, nie tylko w systemie wewnętrznym. Jeśli firma pracuje z systemem ERP lub systemem inwentarzacji, w którym dane produktu są już centralnie przechowywane, może się zastanawiać, czy powiązanie paszportu produktu z własnym systemem ERP lub systemem inwentarzacji pomoże zmniejszyć podatność na błędy podczas aktualizacji niż ręczne prowadzenie.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Rejestracja jako ostatni etap zamiast pierwszego. Przedsiębiorstwo tworzy paszport dopiero wtedy, gdy pierwsza wysyłka jest już w drodze do klienta, w wyniku czego rejestracja i wysyłka nie znajdują się już w prawidłowej kolejności.

Różne kody identyfikacyjne w różnych systemach. Kod używany przez dział logistyki do zarządzania zapasami różni się od kodu wysłanego do rejestru, powodując, że inspektor skanujący kod QR widzi inny zestaw danych niż oczekiwany.

Zmiany, które są przetwarzane wewnętrznie, ale nie zewnętrznie. Zmiana dostawcy lub zmiana materiału jest aktualizowana w wewnętrznym systemie kontroli jakości, ale nikt nie ma za zadanie wdrażać tej samej zmiany w rejestrze.

Brak jasności co do tego, kto w organizacji jest odpowiedzialny. W przypadku firm posiadających wiele grup produktów czasami dochodzi do sytuacji, w której nikt dokładnie nie wie, czy rejestracja dla grupy produktów A jest przeprowadzona w taki sam sposób jak dla grupy produktów B, co skutkuje tym, że jedne podmioty spełniają obowiązek rejestracji, a inne nie.

Zamieszanie między samym paszportem a jego rejestracją. Niektóre firmy uważają, że utworzenie paszportu (z kodem QR na produkcie) automatycznie obejmuje również rejestrację w europejskim rejestrze, podczas gdy są to dwie odrębne czynności.

Co możesz udokumentować

Przegląd grup produktów w ramach organizacji, dla których wymagany jest cyfrowy paszport produktu, i czy te grupy produktów wielokrotne paszporty produktu dla jednego produktu wymagają.
Wewnętrzny proces określający moment w łańcuchu — przed wprowadzeniem na rynek — w którym następuje rejestracja w europejskim rejestrze, w tym kto ją wykonuje lub kontroluje.
Stała metoda przydzielania kodów identyfikacyjnych, tak aby ten sam kod był używany w całej organizacji, od produkcji do rejestracji do etykiety na produkcie.
Uzgodnienie dotyczące tego, kto przekazuje zmiany danych produktu (dostawca, skład, dane naprawowe) stronie zarządzającej rejestracją i w jakim terminie.
Moment kontrolny, w którym sprawdza się, czy dane za kodem QR na produkcie odpowiadają temu, co zostało wpisane do rejestru — istotne w przypadku wątpliwości dotyczących tego, jak to się wiąże z GS1 Digital Link jako podstawowym standardem technicznym.
Ustalona procedura na wypadek sytuacji, w której firma zaprzestaje działalności lub zmienia właściciela, aby było jasne, co stanie się z rejestracją — kwestia związana z co stanie się z paszportem produktu, gdy firma zaprzestanie działalności.
Przegląd oczekiwanego okresu dostępności zarejestrowanych danych, w celu dostosowania się do wewnętrznych terminów przechowywania, zgodnie z opisem w pytaniu, jak długo paszport produktu musi pozostać dostępny.

Nie jest to porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o regulacjach, których dotyczy ta platforma. Nie znamy twojej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą AI na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka 2026-08-22. Coś nie gra? Daj nam znać — korekty mają priorytet.