Какво е регистърът на цифровите продуктови паспорти и какво трябва да включа в него?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Регистърът на цифровите продуктни паспорти е централизирано европейско звено, в което се съхраняват определени данни от паспорта, когато един продукт бъде пуснат на пазара. Член 13 на ESPR (Регламент (ЕО) 2024/1781) описва този регистър; член 14 описва уеб портала, чрез който надзорните органи и други заинтересовани страни могат да консултират тези данни. За производител или вносител това означава, че паспортът трябва да е свързан не само със самия продукт (чрез QR кода), но че част от съдържанието също трябва да бъде намерено отделно, чрез регистъра.

Регистрация преди продуктът да бъде пуснат на пазара

Задължението за регистрация означава, че съответните данни в регистъра трябва да се намират преди продуктът да бъде продаден или внесен. За компания с определен размер това означава, че създаването на паспорта и регистрацията в процеса преди пускане на пазара трябва да бъдат вградени — не като завършващ етап, а като предходно условие. Компаниите, които работят с няколко производствени линии, осъзнават, че това е въпрос на планиране: регистрацията трябва да е завършена преди първата доставка да е пътящ, което означава, че данните трябва да бъдат пълни по-рано, отколкото може би е било обичайно при например CE документация.

Предоставяне на правилните идентификационни данни

Регистърът работи с идентификационни кодове, които прави продукта, участника на пазара и самия паспорт уникални. Това изисква последователен начин на кодиране в целата организация — нещо, което много компании с няколко групи продукти (електроника, текстил, мебели) изпитват затруднения, тъй като всеки отдел понякога използва собствена система. Начина, по който всеки продукт получава уникален идентификационен код, не е поради това само технически въпрос, а също организационен: кой присвоява този код и как гарантирате, че няма двойни или липсващи кодове при разширяващ се асортимент.

Гарантиране на правилна връзка между продукта и регистъра

QR кодът на продукта в крайна сметка трябва да указва на същите данни, които са включени и в регистъра. Това изисква координиране между начина, по който QR кодът за продуктния паспорт е поставен на продуктите, и начина, по който регистрацията в регистъра се извършва. За компании, които работят със страни като печатари, производители на етикети или външни опаковчици, това означава, че идентификационният код на етикета и кодът в регистъра трябва да съответстват всеки момент — малка промяна в една система без адаптация в другата води до несъответствие.

Поддържане на актуални регистрирани данни

Паспортът не е моментна снимка; данните могат да се променят (доставчик, състав, информация за ремонт). За среднораздмер компания това означава, че трябва да има определен момент или процес, при който промените се внасят и в регистъра, не само във вътрешната система. Компаниите, които работят с ERP- или система за управление на склада, в която данните за продукта вече са централизирани, могат да се запитат дали свързването на продуктния паспорт със собствената си ERP- или система за управление на склада помага, че актуализирането да е по-малко подвластно на грешки отколкото ръчно поддържане.

Където нещата се объркват в практиката

Регистрация като последен етап вместо първи. Компания създава паспорта едва когато първата пратка е вече на пътя към клиента, поради което регистрацията и доставката вече не се случват в правилния ред.

Различни идентификационни кодове в различни системи. Кодът, който логистичният отдел използва за управление на склада, е различен от кода, който е изпратен до регистъра, поради което надзорен орган, който сканира QR кода, вижда различен набор от данни от очаквания.

Промени, които се обработват вътрешно, но не и външно. Смяна на доставчик или промяна в материала се актуализира във вътрешната система за качество, но никой няма като задача да внесе същата промяна и в регистъра.

Неясноти относно кой в организацията е отговорен. При компании с няколко продуктови групи понякога възниква ситуация, при която никой точно не знае дали регистрацията за продуктова група А е организирана по същия начин като за продуктова група B, което води до положението, че едната отговаря на регистрационното задължение, а другата не.

Объркване между самото удостоверение и регистрацията му. Някои компании смятат, че създаването на удостоверение (с QR код на продукта) автоматично предполага и регистрация в Европейския регистър, докато това са две различни стъпки.

Какво можете да документирате

• Преглед на кои продуктови групи в организацията имат нужда от дигитално продуктово удостоверение и дали тези продуктови групи множество продуктови удостоверения за един продукт изискват.
• Вътрешен процес, който определя в кой момент от веригата — преди въвеждане на пазара — се извършва регистрацията в Европейския регистър, включително кой я изпълнява или проверява.
• Установена работна процедура за присвояване на идентификационни кодове, така че един и същия код да се използва в целата организация, от производството до регистрацията до етикета на продукта.
• Договорност относно това кой предава изменения в данните на продукта (доставчик, състав, данни за ремонт) на страната, която управлява регистрацията, и в кой момент това се извършва.
• Контролна точка, при която се проверява дали данните зад QR кода на продукта съответстват на това, което е включено в регистъра — релевантно при съмнения относно начина, по който това е свързано с GS1 Digital Link като основен технически стандарт.
• Установена процедура за ситуацията, при която компания прекратява дейност или смени собственик, така че да е ясно какво се случва с регистрацията — въпрос, който е свързан с какво се случва с продуктовото удостоверение, когато компания прекратява дейност.
• Преглед на очаквания период на наличност на регистрирани данни, за съгласуване с вътрешни период на съхранение, както е описано при въпроса колко дълго продуктовото удостоверение трябва да остане налично.