Che cos'è il registro dei passaporti digitali dei prodotti e cosa devo inserirvi?

Il registro collega i codici di identificazione al passaporto, non i dati completi

Il registro europeo dei passaporti digitali dei prodotti è un sistema centrale istituito e gestito dalla Commissione europea, in cui sono memorizzati codici di identificazione univoci: del prodotto, del fabbricante o dell'importatore e del luogo di produzione. Il registro non contiene il passaporto stesso con tutti i dati del prodotto — quello rimane, a seconda di come è strutturato, presso il fabbricante, l'importatore o un fornitore di servizi come prodpas.eu. Il registro è piuttosto un sistema di rimando: registra quale codice univoco appartiene a quale prodotto, quale operatore economico e quale luogo, e collega quel codice al posto in cui si trova il passaporto effettivo. Inoltre, sarà disponibile un portale web pubblico attraverso il quale le autorità doganali, le autorità di vigilanza del mercato e in parte il pubblico possono effettuare ricerche in quel registro.

Per i gruppi di prodotti con passaporto obbligatorio, non per tutti i prodotti

Il registro si applica ai prodotti per i quali un atto delegato specifico per gruppo di prodotti ha reso obbligatorio il passaporto digitale dei prodotti. Per tali prodotti, l'operatore economico che immette il prodotto sul mercato o lo mette a disposizione — solitamente il fabbricante o l'importatore — è colui che deve far registrare i corrispondenti codici di identificazione nel registro. Per i prodotti per i quali non è ancora stato stabilito un regime specifico del gruppo di prodotti con obbligo di passaporto, non vi è nemmeno un obbligo di registrazione: le disposizioni generali sul registro negli articoli 13 e 14 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) diventano concrete e applicabili solo quando l'atto delegato specifico per quel gruppo di prodotti lo disciplina. Il registro non è inoltre un sistema sostitutivo per l'hosting del passaporto stesso, né una sostituzione del supporto dati (come il codice QR) che si trova su o presso il prodotto. Sono tre componenti diverse, interconnesse: il supporto dati sul prodotto, il passaporto con i dati e il registro con i codici di identificazione che rimandano a quel passaporto.

Nessuna data fissa; l'obbligo di registrazione segue il gruppo di prodotti

Non esiste una data di entrata in vigore generale per il registro che valga per tutti i prodotti contemporaneamente. L'obbligo di far registrare i codici di identificazione sorge nel momento in cui per un gruppo di prodotti un atto delegato entra in vigore rendendo obbligatorio il passaporto digitale dei prodotti per quel gruppo. Fino a quel momento, non vi è alcun obbligo di registrazione per tali prodotti e non è necessario inserire nulla nel registro. Quello che è certo: la Commissione è responsabile dell'istituzione e della gestione del registro stesso (articolo 13 ESPR) e del relativo portale web (articolo 14 ESPR), indipendentemente da quali gruppi di prodotti vi rientrino già. Per quanto riguarda la questione se e quando un gruppo di prodotti specifico sia interessato, il testo dell'atto delegato pertinente per quel gruppo è la fonte, non una data generale dell'ESPR stesso.

Quello che il lettore ne fa, in ordine

In primo luogo, è rilevante se il prodotto rientra in un gruppo di prodotti per il quale è stata adottata un'azione delegata con obbligo di passaporto — senza tale azione non c'è nulla da registrare. Se questo è il caso, il passo successivo consiste nel determinare i codici di identificazione univoci: quello del prodotto, del soggetto della catena di approvvigionamento (fabbricante, importatore o mandatario) e del sito di produzione, nella misura in cui richiesti per il gruppo di prodotti in questione. Questi codici vengono successivamente iscritti nel registro, prima che il prodotto sia immesso sul mercato o messo a disposizione — ciò avviene tramite il sistema messo a disposizione dalla Commissione. Parallelamente, il passaporto stesso, con i dati completi del prodotto, continua a essere ospitato da qualche parte (ad esempio da prodpas.eu) e collegato al vettore di dati sul prodotto. Il registro e il vettore di dati si rimandano quindi l'un l'altro e al passaporto, ma non si sostituiscono reciprocamente. Infine, è importante notare che il portale web di cui all'articolo 14 è il punto di riferimento attraverso il quale le autorità di vigilanza e le autorità doganali possono controllare questo collegamento, il che significa che una registrazione corretta e tempestiva ha anche conseguenze pratiche per il corretto svolgimento dei controlli.

Dove si trova: articoli 13 e 14 dell'ESPR

L'obbligo di istituire un registro dei passaporti digitali dei prodotti, e il ruolo dei codici di identificazione univoci per il prodotto, il soggetto della catena di approvvigionamento e il sito, deriva dall'articolo 13 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781). Il relativo portale web attraverso il quale i dati del registro sono resi consultabili è indicato nell'articolo 14 dello stesso regolamento. Entrambi gli articoli costituiscono il quadro a livello di regolamento; l'attuazione concreta per ciascun gruppo di prodotti — quali codici esattamente e da quale momento — deriva dalle azioni delegate adottate per tale gruppo di prodotti.

Chi vuole sapere se questo si applica concretamente al proprio prodotto, deve inizialmente guardare all'azione delegata per il proprio gruppo di prodotti: se contiene un obbligo di passaporto, l'obbligo di registrazione vi si applica; se non contiene ancora tale obbligo, al momento non c'è nulla da registrare ed è sufficiente seguire gli sviluppi per quel gruppo di prodotti.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Il registro dei digital product passport è una struttura centrale europea in cui vengono archiviati determinati dati del passaporto nel momento in cui un prodotto è immesso sul mercato. L'articolo 13 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive questo registro; l'articolo 14 descrive il portale web attraverso il quale le autorità di vigilanza e altri soggetti interessati possono consultare tali dati. Per un fabbricante o un importatore ciò significa che il passaporto non solo deve accompagnare il prodotto stesso (tramite il codice QR), ma una parte del suo contenuto deve essere rintracciabile anche separatamente, tramite il registro.

Registrazione prima che il prodotto sia immesso sul mercato

L'obbligo di registrazione implica che i dati pertinenti siano nel registro prima che il prodotto sia venduto o importato. Per un'azienda di una certa dimensione ciò significa che la creazione del passaporto e la registrazione nel registro devono essere integrate nel processo precedente l'immissione sul mercato — non come fase conclusiva, ma come condizione preliminare. Per chi lavora con più linee di prodotti, questo diventa una questione di pianificazione: la registrazione deve essere completata prima che la prima spedizione parta, il che significa che i dati devono essere completi prima di quanto potesse essere consueto in precedenza, ad esempio con la documentazione CE.

Fornire i dati di identificazione corretti

Il registro funziona con codici di identificazione che rendono unici il prodotto, l'operatore del mercato e il passaporto stesso. Ciò richiede un modo coerente di codificare in tutta l'organizzazione — una sfida che molte aziende con più gruppi di prodotti (elettronica, tessile, mobili) affrontano perché ogni reparto a volte utilizza un proprio sistema. Il modo in cui ogni prodotto riceve un codice di identificazione univoco è quindi non solo una questione tecnica ma anche organizzativa: chi assegna quel codice e come garantisce che non sorgano codici duplicati o mancanti con un assortimento in crescita.

Garantire che il collegamento tra il prodotto e il registro sia corretto

Il codice QR sul prodotto deve infine rimandare agli stessi dati registrati nel registro. Ciò richiede un coordinamento tra il modo in cui il codice QR per il digital product passport sui prodotti viene applicato e il modo in cui la registrazione nel registro avviene. Per le aziende che lavorano con parti come stampatori, produttori di etichette o confezionatori esterni, ciò significa che il codice di identificazione sull'etichetta e il codice nel registro devono corrispondere in ogni momento — una piccola modifica in un sistema senza adeguamento nell'altro comporta una mancata corrispondenza.

Mantenere aggiornati i dati registrati

Un passaporto non è un'istantanea; i dati possono cambiare (fornitore, composizione, informazioni sulla riparazione). Per un'azienda di medie dimensioni ciò significa che deve esserci un momento fisso o un processo in cui le modifiche vengono comunicate anche nel registro, non solo nel sistema interno. Per chi lavora con un sistema ERP o di gestione dell'inventario in cui i dati dei prodotti sono già centralizzati, può sorgere la domanda se collegare il digital product passport al proprio sistema ERP o di gestione dell'inventario possa aiutare a rendere questo aggiornamento meno soggetto a errori rispetto al mantenimento manuale.

Dove le cose vanno male in pratica

Registrazione come ultimo passaggio anziché primo. Un'azienda crea il passaporto solo quando la prima spedizione è già in transito verso il cliente, per cui la registrazione e la spedizione non sono più nell'ordine corretto.

Codici di identificazione diversi in sistemi diversi. Il codice utilizzato dal reparto logistico per la gestione dell'inventario differisce dal codice inviato al registro, per cui un'autorità di vigilanza che scansiona il codice QR vede una serie diversa di dati rispetto a quella prevista.

Modifiche elaborate internamente ma non esternamente. Un cambio di fornitore o una modifica del materiale viene aggiornata nel sistema qualitativo interno, ma nessuno ha il compito di comunicare la stessa modifica anche nel registro.

Mancanza di chiarezza su chi all'interno dell'organizzazione è responsabile. Nelle aziende con più gruppi di prodotti, talvolta si verifica la situazione in cui nessuno sa con precisione se la registrazione per il gruppo di prodotti A è organizzata allo stesso modo del gruppo di prodotti B, con la conseguenza che uno adempie all'obbligo di registrazione mentre l'altro no.

Confusione tra il passaporto del prodotto stesso e la sua registrazione. Alcune aziende ritengono che la creazione di un passaporto del prodotto (con codice QR sul prodotto) comporti automaticamente anche la registrazione nel registro europeo, mentre questi sono due step distinti.

Cosa potete documentare

Una panoramica di quali gruppi di prodotti all'interno dell'organizzazione richiedono un passaporto digitale del prodotto, e se questi gruppi di prodotti richiedono più passaporti digitali del prodotto per un prodotto .
Un processo interno che stabilisce in quale momento della catena — prima dell'immissione sul mercato — avviene la registrazione nel registro europeo, incluso chi la esegue o la controlla.
Una procedura consolidata per l'assegnazione dei codici di identificazione, in modo che lo stesso codice sia utilizzato in tutta l'organizzazione, dalla produzione alla registrazione all'etichetta sul prodotto.
Un accordo su chi comunica le modifiche ai dati del prodotto (fornitore, composizione, dati sulla riparazione) alla parte che gestisce la registrazione, e entro quale termine.
Un momento di verifica per accertare se i dati dietro il codice QR sul prodotto corrispondono a quanto registrato nel registro — rilevante in caso di dubbi su come si collega a GS1 Digital Link come standard tecnico sottostante.
Una procedura stabilita per la situazione in cui un'azienda cessa l'attività o cambia proprietario, in modo che sia chiaro cosa accade alla registrazione — una questione che si collega a cosa accade al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività.
Una panoramica della durata prevista della disponibilità dei dati registrati, da coordinare con i termini di conservazione interni, come descritto nella domanda su quanto tempo deve rimanere disponibile un passaporto del prodotto.

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