Hvad er registret over digitale produktpasporter, og hvad skal jeg lægge i det?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Registeret over digitale produktpasporter er en centraliseret europæisk facilitet, hvor visse data fra passet gemmes, når et produkt bringes på markedet. Artikel 13 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver dette register; artikel 14 beskriver webportalen, som tilsynsmyndigheder og andre interessenter kan bruge til at konsultere disse data. For en producent eller importør betyder det, at passet ikke kun skal følge produktet selv (via QR-koden), men at en del af indholdet også skal kunne findes uafhængigt heraf via registeret.

Registrering før produktet bringes på markedet

Registreringspligten betyder, at de relevante data skal være registreret i registeret før produktet sælges eller importeres. For en virksomhed af en vis størrelse betyder det, at oprettelsen af passet og registreringen i registeret skal være en del af processen før markedsintroduktionen — ikke som en afsluttende handling, men som en forudsætning. For virksomheder, der arbejder med flere produktlinjer, er det en planlægningsspørgsmål: registreringen skal være gennemført, før den første levering afsendes, hvilket betyder, at dataene skal være fuldstændige tidligere end tidligere tilfælde, for eksempel ved CE-dokumentation.

Indsendelse af de korrekte identifikationsdata

Registeret arbejder med identifikationskoder, som gør produktet, markedsdeltager og selve passet unikt. Det kræver en konsistent kodningsmetode på tværs af hele organisationen — noget, som mange virksomheder med flere produktgrupper (elektronik, tekstiler, møbler) har problemer med, fordi hver afdeling nogle gange bruger sit eget system. Hvordan hvert produkt får en unik identifikationskode er derfor ikke kun et teknisk spørgsmål, men også et organisatorisk: hvem tildeler denne kode, og hvordan sikrer du, at der ikke opstår dubletter eller manglende koder, når sortimentet vokser.

Sikre, at forbindelsen mellem produkt og register er korrekt

QR-koden på produktet skal i sidste ende pege på de samme data, som også er registreret i registeret. Det kræver koordination mellem måden, hvorpå QR-koden til produktpasportet på produkter anbringes, og måden, hvorpå registreringen i registeret finder sted. For virksomheder, der arbejder med parter som trykkere, etiketfabrikanter eller eksterne emballagepartnere, betyder det, at identifikationskoden på etiketten og koden i registeret til enhver tid skal stemme overens — en mindre ændring i det ene system uden tilpasning i det andet fører til et mismatch.

Holde registrerede data opdateret

Et pas er ikke et øjebliksbillede; data kan ændres (leverandør, sammensætning, reparationsoplysninger). For en mellemstor virksomhed betyder det, at der skal være et fast tidspunkt eller en proces, hvor ændringer også føres ind i registeret, ikke kun i det interne system. For virksomheder, der arbejder med et ERP- eller lagersystem, hvor produktdata allerede er centraliseret, kan spørgsmålet være, om det er muligt at forbinde produktpasportet med eget ERP- eller lagersystem hjælper med at gøre opdateringen mindre fejlgørlig end manuel vedligeholdelse.

Hvor det går galt i praksis

Registrering som sidste trin i stedet for første. En virksomhed opretter passet først, når den første forsendelse allerede er på vej til kunden, som følge af hvilket registrering og forsendelse ikke længere er i den rigtige rækkefølge.

Forskellige identifikationskoder i forskellige systemer. Koden, som logistikafdelingen bruger til lagerstyring, afviger fra den kode, som er sendt til registeret, så en tilsynsmand, der scanner QR-koden, ser et andet datasæt end forventet.

Ændringer, som behandles internt, men ikke eksternt. En leverandørændring eller materialændring opdateres i det interne kvalitetssystem, men ingen har ansvaret for også at få denne ændring gennemført i registeret.

Uklarhed om, hvem inden for organisationen der er ansvarlig. For virksomheder med flere produktgrupper opstår der nogle gange en situation, hvor ingen helt præcist ved, om registreringen for produktgruppe A er indrettet på samme måde som for produktgruppe B, med det resultat, at den ene overholder registreringspligten, mens den anden ikke gør det.

Forvirring mellem selve passet og dets registrering. Nogle virksomheder tror, at oprettelsen af et pas (med QR-kode på produktet) automatisk også betyder registrering i det europæiske register, mens dette er to adskilte trin.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over, hvilke produktgrupper inden for organisationen der har brug for et digitalt produktpas, og om disse produktgrupper flere produktpasporter for ét produkt kræver.
• En intern proces, der fastlægger, på hvilket tidspunkt i værdikæden — før markedsintroduktion — registreringen i det europæiske register finder sted, herunder hvem der udfører eller kontrollerer det.
• En fast arbejdsmåde for tildeling af identifikationskoder, så samme kode bruges i hele organisationen, fra produktion til registrering til etiketten på produktet.
• En aftale om, hvem der videregiver ændringer i produktdata (leverandør, sammensætning, reparationsdata) til den part, der administrerer registreringen, og inden for hvilket tidsrum det sker.
• Et kontrolpunkt, hvor det kontrolleres, om dataene bag QR-koden på produktet stemmer overens med det, der er optaget i registret — relevant ved tvivl om, hvordan dette hænger sammen med GS1 Digital Link som underliggende teknisk standard.
• En fastlagt procedure for situationen, hvor en virksomhed lukker, eller ejerskabet skifter, så det er klart, hvad der sker med registreringen — et spørgsmål, der hænger sammen med hvad der sker med produktpasset, hvis en virksomhed lukker.
• Et overblik over den forventede tilgængelighedsvarighed for registrerede data, for at afstemme med interne opbevaringsfrist, som beskrevet i spørgsmålet om, hvor længe et produktpas skal være tilgængeligt.