Qu'est-ce que le registre des passeports numériques et que dois-je y inscrire ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Le registre des fiches produits numériques est une disposition centrale et européenne dans laquelle certaines données de la fiche sont stockées dès que le produit est mis sur le marché. L'article 13 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) décrit ce registre ; l'article 14 décrit le portail web par lequel les autorités de surveillance et les autres parties prenantes peuvent consulter ces données. Pour un fabricant ou un importateur, cela signifie que la fiche ne doit pas seulement accompagner le produit lui-même (via le code QR), mais qu'une partie de son contenu doit également être accessible indépendamment, via le registre.

Enregistrement avant la mise sur le marché du produit

L'obligation d'enregistrement signifie que les données pertinentes figurent dans le registre avant que le produit ne soit vendu ou importé. Pour une entreprise de taille significative, cela signifie que la création de la fiche et l'enregistrement dans le registre doivent être intégrés dans le processus avant la mise sur le marché — non pas comme étape finale, mais comme condition préalable. Les entreprises qui travaillent avec plusieurs gammes de produits constatent que cela devient une question de planification : l'enregistrement doit être finalisé avant que la première livraison ne soit expédiée, ce qui signifie que les données doivent être complètes plus tôt qu'auparavant, par exemple pour la documentation CE.

Fournir les données d'identification correctes

Le registre fonctionne avec des codes d'identification qui rendent le produit, l'acteur du marché et la fiche elle-même uniques. Cela exige une méthode de codification cohérente dans toute l'organisation — ce qui pose problème à de nombreuses entreprises travaillant avec plusieurs groupes de produits (électronique, textile, meubles) parce que chaque département utilise parfois son propre système. La manière dont chaque produit reçoit un code d'identification unique est donc non seulement une question technique mais aussi organisationnelle : qui attribue ce code, et comment garantissez-vous qu'aucun code dupliqué ou manquant n'apparaît avec un assortiment croissant.

Assurer que le lien entre le produit et le registre est correct

Le code QR sur le produit doit finalement renvoyer aux mêmes données qui sont également enregistrées dans le registre. Cela exige une coordination entre la manière dont le code QR pour la fiche produit est appliqué sur les produits et la manière dont l'enregistrement dans le registre est effectué. Pour les entreprises qui travaillent avec des tiers tels que des imprimeurs, des fabricants d'étiquettes ou des emballeurs externes, cela signifie que le code d'identification sur l'étiquette et le code dans le registre doivent correspondre à tout moment — une petite modification dans un système sans ajustement dans l'autre entraîne une incohérence.

Maintenir à jour les données enregistrées

Une fiche n'est pas un instantané ; les données peuvent changer (fournisseur, composition, informations de réparation). Pour une entreprise de taille moyenne, cela signifie qu'il doit y avoir un moment ou un processus régulier auquel les modifications sont également répercutées dans le registre, et non seulement dans le système interne. Les entreprises qui travaillent avec un système ERP ou d'inventaire dans lequel les données produits sont déjà centralisées peuvent se demander si coupler la fiche produit à leur propre système ERP ou d'inventaire aide à rendre cette mise à jour moins sujette aux erreurs qu'une maintenance manuelle.

Où les choses se compliquent en pratique

Enregistrement en tant que dernière étape au lieu de première. Une entreprise ne crée la fiche que lorsque le premier envoi est déjà en route vers le client, de sorte que l'enregistrement et l'expédition ne se font plus dans le bon ordre.

Différents codes d'identification dans différents systèmes. Le code utilisé par le département logistique pour la gestion des stocks diffère du code envoyé au registre, de sorte qu'une autorité de surveillance qui scanne le code QR voit un ensemble de données différent de celui attendu.

Des modifications traitées en interne mais non en externe. Un changement de fournisseur ou une modification de matériau est mis à jour dans le système qualité interne, mais personne n'a la responsabilité de répercuter cette même modification dans le registre.

Manque de clarté quant à la personne responsable au sein de l'organisation. Chez les entreprises ayant plusieurs groupes de produits, il se produit parfois une situation où personne ne sait exactement si l'enregistrement du groupe de produits A est organisé de la même manière que celui du groupe de produits B, ce qui a pour conséquence que l'un respecte l'obligation d'enregistrement tandis que l'autre ne la respecte pas.

Confusion entre le passeport lui-même et son enregistrement. Certaines entreprises pensent que la création d'un passeport (avec code QR sur le produit) implique automatiquement l'enregistrement dans le registre européen, alors qu'il s'agit de deux étapes distinctes.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu des groupes de produits au sein de l'organisation qui nécessitent un passeport numérique de produit, et si ces groupes de produits plusieurs passeports numériques de produit pour un seul produit l'exigent.
• Un processus interne qui définit le moment dans la chaîne — avant la mise sur le marché — où l'enregistrement dans le registre européen a lieu, y compris qui l'exécute ou le contrôle.
• Une méthode de travail établie pour l'attribution des codes d'identification, de sorte que le même code soit utilisé dans toute l'organisation, de la production à l'enregistrement jusqu'à l'étiquette du produit.
• Un accord sur la personne responsable de communiquer les modifications des données produit (fournisseur, composition, données de réparation) à la partie qui gère l'enregistrement, et dans quel délai cela se fait.
• Un point de contrôle où il est vérifié si les données derrière le code QR sur le produit correspondent à ce qui est enregistré dans le registre — pertinent en cas de doute sur la façon dont cela est lié à GS1 Digital Link en tant que norme technique sous-jacente.
• Une procédure documentée pour la situation dans laquelle une entreprise cesse son activité ou change de propriétaire, de sorte qu'il soit clair ce qu'il advient de l'enregistrement — une question liée à ce qu'il advient du passeport numérique de produit lorsqu'une entreprise cesse son activité.
• Un aperçu de la durée de disponibilité attendue des données enregistrées, pour l'aligner avec les délais de conservation internes, comme décrit à la question de savoir combien de temps un passeport numérique de produit doit rester disponible.