¿puedo pedir a mi proveedor un acuerdo de confidencialidad sobre los datos del pasaporte

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Es posible solicitar una declaración de confidencialidad a un proveedor, y en la práctica también ocurre regularmente una vez que los datos del pasaporte salen hacia una plataforma como la nuestra o hacia otra parte en la cadena. La ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) regula qué datos deben figurar en el digital product passport y quién debe proporcionarlos, pero el reglamento no contiene ninguna disposición que requiera u prohíba una declaración de confidencialidad. Por lo tanto, se trata de un acuerdo comercial entre usted y su proveedor, independiente de la obligación del pasaporte en sí.

Suministro de datos por parte del proveedor

El artículo 38 de la ESPR describe lo que se espera de los actores de la cadena de suministro en cuanto al suministro de información para el digital product passport. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que un proveedor suministra datos sobre materiales, composición, origen u otras características necesarias para completar el pasaporte. Estos datos pueden ser comercialmente sensibles: una fórmula, una aleación específica, un proveedor de un componente crítico. Solicitar una declaración de confidencialidad no afecta pues a la obligación de suministrar, sino a la manera en que se hace.

Compilación del digital product passport

El artículo 10 de la ESPR describe los requisitos que debe cumplir el digital product passport, incluida la accesibilidad de los datos para diferentes partes como autoridades de supervisión, consumidores o recicladores. Esto significa que parte de los datos que suministra un proveedor acabarán siendo visibles para terceros a través del pasaporte. Para una empresa que encarga la compilación del pasaporte, es por lo tanto relevante acordar previamente con el proveedor qué datos aparecerán en el pasaporte y qué datos solo son necesarios internamente para completar el pasaporte correctamente. Una declaración de confidencialidad se refiere típicamente a esa segunda categoría: los datos subyacentes que no aparecen en el pasaporte en sí, pero que son necesarios para llegar a una compilación correcta.

Obligaciones en la importación

El artículo 29 de la ESPR describe las obligaciones de los importadores, incluida la verificación de que el pasaporte está presente y es correcto antes de que un producto llegue al mercado de la UE. Para empresas que producen o ensamblan con componentes de fuera de la UE, esto juega un papel: el importador generalmente necesita más datos de un proveedor extranjero que solo lo que aparece en el pasaporte, para poder llevar a cabo esa verificación. Quien desee obtener más información al respecto, encontrará información detallada en lo que significa el pasaporte de producto en la importación desde fuera de la Unión Europea. También en esa relación, una declaración de confidencialidad es un instrumento común para proteger información técnica o comercial sensible sin obstaculizar el suministro en sí.

Dónde se producen los errores en la práctica

Un proveedor se niega a suministrar datos argumentando que la información es confidencial, mientras que nunca se ha solicitado una declaración de confidencialidad. La conversación gira entonces en torno a "suministrar o no suministrar", cuando la pregunta real es "bajo qué condiciones". Véase también qué hacer si un proveedor no suministra los datos.

Una declaración de confidencialidad se plantea solo después de la firma del acuerdo de compra, cuando el proveedor ya ha compartido datos. Esto es contraproducente: la declaración ya no tiene control sobre lo que ya se ha intercambiado.

Una empresa solicita una declaración de confidencialidad general, sin especificar qué datos se trata exactamente. El proveedor firma algo más vago de lo necesario, o algo que limita las propias posibilidades de compilar el pasaporte.

No se hace distinción entre los datos que aparecen en el pasaporte en sí —y que por lo tanto se vuelven consultables para terceros por definición— y los datos que solo se utilizan internamente. Una declaración de confidencialidad que afirme que "todos los datos" son confidenciales, está entonces en contradicción con lo que el pasaporte debe divulgar públicamente según el artículo 10 del ESPR.

Con un proveedor que suministra componentes para varios grupos de productos simultáneamente se utiliza una declaración de confidencialidad para todos los flujos de datos, mientras que la sensibilidad y los requisitos de pasaporte aplicables pueden variar según el grupo de productos. Quien trabaja con tal proveedor, continúa leyendo en un proveedor que suministra componentes para diferentes grupos de productos.

Lo que puede documentar

• Una declaración de confidencialidad (NDA) que especifique claramente qué categorías de datos están sujetas a confidencialidad, y qué datos están destinados a aparecer en el pasaporte y por lo tanto no son confidenciales.
• Una disposición en el contrato de compra sobre el suministro de datos de pasaporte, incluida una referencia a la declaración de confidencialidad como documento separado. Un ejemplo desarrollado se encuentra en acuerdos sobre el suministro de datos del pasaporte en el contrato de compra.
• Un resumen de qué datos se necesitan exactamente del proveedor, para que la declaración de confidencialidad no sea más amplia de lo necesario. Véase qué datos se solicitan al proveedor.
• Un acuerdo sobre qué sucede con la declaración de confidencialidad cuando cambia el proveedor, para que las declaraciones antiguas no continúen de una manera que ya no se ajuste a la nueva situación. Relevante en el cambio de proveedor durante el uso.
• Un procedimiento para verificar la exactitud de los datos suministrados antes de que entren en el pasaporte, de modo que una declaración de confidencialidad no obstaculice una verificación adecuada. Más información al respecto en verificar los datos para comprobar su exactitud.
• Al usar múltiples proveedores para el mismo componente: un acuerdo por proveedor, en lugar de un documento único que se aplique de la misma manera para todos. El trasfondo de esto se encuentra en múltiples proveedores para el mismo componente.