Was mache ich mit Beständen von Produkten, die bereits liegen, wenn die Regeln in Kraft treten?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Das Moment des Inverkehrbringens bestimmen

Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) arbeitet mit delegierten Verordnungen pro Produktgruppe: Erst wenn eine solche produktspezifische Verordnung vorhanden ist und in Kraft tritt, gilt die Anforderung eines digitalen Produktpasses für diese Produkte. Artikel 18 der ESPR (Priorisierung und Planung) beschreibt, wie die Kommission festlegt, welche Produktgruppen wann an der Reihe sind. Für ein Unternehmen mit Lagerbestand bedeutet dies in der Praxis, dass es einen konkreten Stichtag gibt: den Moment, in dem ein Produkt "in den Verkehr gebracht" oder "in Betrieb genommen" wird, je nachdem, wie die produktspezifische Verordnung dies für die betreffende Gruppe festlegt. Produkte, die bereits vor diesem Moment in den Verkehr gebracht wurden, fallen normalerweise nicht unter die neue Anforderung für dieses Exemplar. Was für die eigene Produktgruppe genau gilt und wann, lässt sich herleiten über ob der digitale Produktpass auf die eigenen Produkte anwendbar ist.

Unterscheidung zwischen altem und neuem Lagerbestand

Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Beschäftigten und mehreren Produktlinien bedeutet dies, dass administrativ zwischen Chargen unterschieden werden muss, die vor und nach dem Stichtag hergestellt oder in den Verkehr gebracht wurden. Dies ist nicht nur eine buchhalterische Übung: Es betrifft die Lagerverwaltungssysteme, die Chargenkennzeichnung und manchmal die Etikettierung. Ein Lager, das nicht nachweisen kann, welche Paletten aus welchem Produktionszeitraum stammen, hat bei einer Kontrolle keine schlüssige Erklärung.

Den Blick darauf richten, was erforderlich ist, wenn der Bestand aufgefüllt wird

Sobald nach dem Geltungsbeginn der produktspezifischen Verordnung neue Chargen hergestellt oder eingeführt werden, gilt die Passiertplicht dort tatsächlich. Für Unternehmen, die bestandsgesteuert arbeiten — mit festen Nachbestellungsterminen und längeren Produktionszyklen — bedeutet dies, dass der Übergang nicht abrupt ist, sondern schrittweise: alter Bestand darf in der Regel aufverkauft werden, neue Bestände müssen den Anforderungen genügen. Das erfordert rechtzeitige Planung, nicht nachträgliches Improvisieren. Wie dieser Ansatz Schritt für Schritt aufgebaut werden kann, wird beschrieben unter die Schritte zur Umsetzung des Produktpasses für Produkte.

Den Anwendungsbereich der Verordnung im Blick behalten

Artikel 1 der ESPR beschreibt den Gegenstand und den Anwendungsbereich der Verordnung: es geht um Produkte, die in der Union in den Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen werden. Für Unternehmen, die auch außerhalb der EU verkaufen oder Lagerbestände für mehrere Märkte halten, bedeutet dies, dass nicht jede Palette im Lager automatisch unter die europäischen Regeln fällt. Lagerbestände, die für den Export außerhalb der EU bestimmt sind, unterliegen einem anderen Regime als Lagerbestände, die für den Binnenmarkt bestimmt sind — ein Unterschied, der in der Lagerverwaltung sichtbar sein muss, nicht nur im Kopf des Exportmanagers.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Keine lückenlose Chargenverfolgung. Ein Hersteller hat zwar Produktionsdaten, diese sind aber nicht mit dem Verkaufsbestand verknüpft. Bei einer Kontrolle kann nicht nachgewiesen werden, welcher Teil des Bestands vor dem Stichtag hergestellt wurde, mit der Folge, dass die gesamte Charge in Frage steht.

Lagerbestände "weiterschieben" ohne Begründung. Es wird davon ausgegangen, dass alle Lagerbestände, die bereits im System sind, automatisch unter die neuen Anforderungen nicht fallen, auch wenn zwischenzeitlich nachproduziert wurde. Das Kriterium ist der Zeitpunkt des Inverkehrbringens, nicht der Zeitpunkt der physischen Lagerung.

Import und Eigenproduktion vermischt. Ein Importeur geht davon aus, dass das Datum, an dem der Lieferant in einem Drittland hergestellt hat, maßgeblich ist. Für die ESPR ist relevanter, wann das Produkt in der Union in den Verkehr gebracht wird — das kann ein anderer Zeitpunkt als das Herstellungsdatum sein.

Keine Beachtung von Zwischenlagerbeständen bei Distributoren. Ein Hersteller organisiert seinen eigenen Bestand ordnungsgemäß, behält aber nicht den Überblick darüber, was noch bei Großhändlern oder Händlern lagert. Bei einer Kontrolle auf Produktebene weiter in der Lieferkette entstehen dann Unklarheiten darüber, welches Datum angewendet werden muss.

Vernichtung als "einfache" Lösung. Um Diskussionen zu vermeiden, wird erwogen, Restbestände ohne Passwort einfach zu entsorgen. Das wirft eine ganz andere Frage auf, nämlich ob das für unverkaufte Bestände tatsächlich zulässig ist; dies wird separat behandelt unter der Frage, ob unverkaufte Bestände vernichtet werden dürfen.

Was Sie dokumentieren können

• Produktions- und Importdaten pro Charge, gekoppelt an die Bestandsnummer, sodass zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, welcher Teil des Bestands vor und welcher Teil nach dem Stichtag entstanden ist.
• Eine Übersicht der eigenen Produktgruppen mit dem Status pro Gruppe: noch keine Verordnung, Verordnung angekündigt, oder Verordnung bereits in Kraft. Diese Übersicht ist auch hilfreich bei der Frage, ob es bereits sinnvoll ist, zu beginnen, bevor die eigene Produktgruppe formell an der Reihe ist; siehe die Überlegung, zu beginnen, bevor die eigene Produktgruppe an der Reihe ist.
• Absprachen mit Distributoren und Großhändlern über welche Bestände mit welchem Datum geliefert wurden, sodass Verantwortlichkeiten in der Lieferkette klar bleiben.
• Ein internes Verfahren für den Moment des "Inverkehrbringens", in dem festgehalten wird, wer innerhalb des Unternehmens diesen Moment registriert und wie dies gegenüber einer Kontrollbehörde nachgewiesen wird.
• Eine Testeinrichtung für das Produktpasswort, auch wenn die eigene Produktgruppe noch nicht an der Reihe ist, sodass bei Geltung der Verpflichtung nicht bei Null begonnen werden muss; weitere Informationen dazu unter dem vorherigen Testen eines Produktpassworts.
• Eine Übersicht über das, was eine Kontrolle in der Praxis erfordert, sodass die Bestandsverwaltung bereits darauf abgestimmt ist, bevor eine Kontrollbehörde danach fragt; siehe was eine Kontrollbehörde bei einer Produktkontrolle verlangt.