Hvad gør jeg med lagerbeholdning af produkter, der allerede ligger, når reglerne træder i kraft?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Bestem tidspunktet for markedsføring

ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) arbejder med delegerede forordninger pr. produktgruppe: først når en sådan produktspecifik forordning eksisterer og træder i kraft, gælder kravet om et digitalt produktpaspoort for disse produkter. Artikel 18 i ESPR (prioritering og planlægning) beskriver, hvordan Kommissionen afgør, hvilke produktgrupper der kommer på hvilke tidspunkter. For en virksomhed med lagerbeholdning betyder det i praksis, at der er et konkret orienteringspunkt: det tidspunkt, hvor et produkt "markedsføres" eller "tages i brug", afhængigt af hvordan den produktspecifik forordning fastsætter det for den pågældende gruppe. Produkter, der allerede er markedsført før dette tidspunkt, falder normalt uden for det nye krav for dette eksemplar. Hvad der præcist gælder for egen produktgruppe, og hvornår, kan læses på eller om det digitale produktpaspoort gælder for egne produkter.

Skelne mellem gammel og ny lagerbeholdning

For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere med flere produktlinjer betyder det, at der administrativt skal kunne skelnes mellem partier, der er produceret eller markedsført før og efter ikrafttrædelsesdatoen. Det er ikke kun en bogføringsmæssig øvelse: det påvirker lagersystemerne, batchregistreringen og nogle gange etiketteringen. Et lager, der ikke kan dokumentere, hvilke paller der kommer fra hvilken produktionsperiode, har ingen sammenhængende historie ved en kontrol.

Se fremad på, hvad der skal gælde, når lagerbeholdningen suppleres

Så snart nye partier produceres eller importeres efter ikrafttrædelsesdatoen for den produktspecifikke forordning, gælder pasportpligten for disse. For virksomheder, der arbejder lagerstyret — med faste genbestillingstidspunkter og længere produktionscyklusser — betyder det, at overgangen ikke er brat, men gradvis: gammel lagerbeholdning må normalt sælges ud, ny tilgang skal opfylde kravene. Det kræver rettidig planlægning, ikke improvisation i efterfølgende. Hvordan denne fremgangsmåde kan bygges op trin for trin, er beskrevet ved trinene for at håndtere produktpassportet for produkter.

Holde øje med forordningens anvendelsesområde

Artikel 1 i ESPR beskriver forordningens genstand og anvendelsesområde: det drejer sig om produkter, der markedsføres eller tages i brug i Unionen. For virksomheder, der også sælger uden for EU, eller som har lagerbeholdning til flere markeder, betyder det, at ikke hver palle på lageret automatisk falder under de europæiske regler. Lagerbeholdning, der er bestemt til eksport uden for EU, følger et andet regime end lagerbeholdning, der er beregnet til det indre marked — en skelnen, der skal være synlig i lagerbeholdningsadministrationen, ikke kun i eksportlederen's hoved.

Hvor det går galt i praksis

Ingen sammenhængende batchregistrering. En producent har vel produktionsdata, men ikke koblet til salgslagerbeholdning. Ved en kontrol kan det ikke dokumenteres, hvilken del af lagerbeholdningen, der er produceret før ikrafttrædelsesdatoen, med den følge, at hele partiet er til diskussion.

Skubbe lagerbeholdning videre uden begrundelse. Det antages, at hele den lagerbeholdning, der allerede er i systemet, automatisk falder uden for de nye krav, selv om der er produceret yderligere mellem tiden. Kritériet er tidspunktet for markedsføring, ikke tidspunktet for fysisk at ligge på lageret.

Import og egen produktion blandet sammen. En importør antager, at den dato, på hvilken leverandøren i et tredjeland har produceret, er bestemmende. For ESPR er det mere relevant, hvornår produktet markedsføres i Unionen — det kan være et andet tidspunkt end produktionsdatoen.

Ingen opmærksomhed på mellemlagerbeholdning hos distributører. En producent ordner sin egen lagerbeholdning pænt, men holder ikke styr på, hvad der stadig ligger hos grossister eller forhandlere. Ved en kontrol på produktniveau, længere oppe i kæden, opstår der så uklarhed om, hvilken dato der skal bruges.

Ødelægge som "nem" løsning. For at undgå diskussion overvejes det simpelthen at bortskaffe restpartier uden pasport. Det rejser et helt andet spørgsmål, nemlig om det for usolgt lager faktisk er tilladt; det behandles særskilt under spørgsmålet om, hvorvidt usolgt lager må ødelægges.

Hvad du kan dokumentere

• Produktions- og importdata pr. batch, knyttet til lagernummeret, således at det på ethvert tidspunkt kan spores, hvilken del af lageret der er opstået før og hvilken del efter ikrafttrædelsesdatoen.
• Et overblik over egne produktgrupper med status pr. gruppe: ingen forordning endnu, forordning annonceret, eller forordning allerede gælder. Dette overblik er også nyttigt i spørgsmålet om, hvorvidt det allerede giver mening at begynde før egen produktgruppe formelt er på dagsordenen; se overvejelsen om at begynde, før egen produktgruppe er på dagsordenen.
• Aftaler med distributører og grossister om hvilken lager der er leveret med hvilken dato, således at ansvar i værdikæden forbliver klart.
• En intern procedure for tidspunktet for "markedsføring", med fastsat hvem inden for virksomheden, der registrerer dette tidspunkt, og hvordan det underbygges over for en tilsynsmyndighed.
• En testopsætning for paspporten, selv om egen produktgruppe endnu ikke er på dagsordenen, således at ved ikrafttræden af forpligtelsen ikke skal startes fra nul; mere herom under det at teste et produktpasport på forhånd.
• Et overblik over hvad en kontrol i praksis kræver, således at lageradministrationen allerede er tilpasset det, før en tilsynsmyndighed anmoder om det; se hvad en tilsynsmyndighed anmoder om under en kontrol på produkter.