Com que frequência devo atualizar os dados no pasaporte de produto?

O que deve fazer concretamente

O que se espera de si

O artigo 9.º e o artigo 10.º do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) descrevem o que um passaporte digital de produtos deve ser capaz de fazer e que dados devem conter, mas não estabelecem uma regra geral sobre a frequência com que esses dados devem ser atualizados. O que se depreende do texto, porém, é um conjunto de pontos de referência que, em conjunto, determinam o grau de atualização que um passaporte deve ter na prática.

O passaporte deve estar correto no momento em que é consultado

O artigo 9.º estabelece que o passaporte digital de produtos deve ser acessível através do suporte de dados e que as informações nele contidas devem refletir as características do produto. Para uma empresa com dez a cem funcionários, isto significa que o passaporte não é uma fotografia que fica na prateleira após publicação, mas um conjunto de dados que corresponde ao que se sabe sobre o produto enquanto o passaporte puder ser consultado. Quando uma especificação muda — um fornecedor diferente de um componente, uma composição alterada, um novo resultado de teste — surge uma discrepância entre o que o passaporte diz e o que o produto realmente é.

As alterações aos dados dos produtos refletem-se no passaporte

O artigo 10.º define requisitos relativos aos dados contidos no passaporte, incluindo dados que resultam diretamente das regras específicas por categoria de produto que serão estabelecidas para cada categoria. Isto relaciona-se com a questão que dados constam do passaporte digital de produtos, uma vez que nem todos os dados têm a mesma sensibilidade à mudança. Uma dimensão física raramente muda, um resultado de teste sobre um indicador ambiental pode mudar assim que o método de produção se altere ou assim que se realize uma nova medição de acordo com o método para a medição dos valores. Para uma empresa com múltiplas variantes de produtos e ajustes periódicos ao sortimento, isto significa que a manutenção dos dados do passaporte é uma tarefa recorrente, não um exercício único no lançamento.

A ligação entre o passaporte e o produto deve permanecer reconhecível

Um passaporte que pertence a um produto deve continuar a reconhecer esse produto no momento em que há uma alteração numa variante de modelo, numa série ou numa versão do produto. Para uma empresa de médio porte que trabalha com múltiplos números de modelo, isto significa que uma alteração a um produto não apenas afeta um dossiê técnico, mas também levanta uma questão: qual passaporte corresponde a qual versão, e essa distinção ainda é clara para quem consulta o passaporte através do código QR no próprio produto.

Onde corre mal na prática

Uma mudança de fornecedor não é refletida no passaporte. Um fabricante muda de fornecedor para um componente, as novas especificações diferem em alguns pontos, mas ninguém vincula essa mudança de volta ao passaporte já publicado. O passaporte continua a mostrar os dados antigos.

Os resultados dos testes são confundidos com características fixas. Um resultado de uma medição única é colocado no passaporte como se fosse um dado permanente, quando na realidade pertence a um lote específico ou a uma data de teste. Na próxima execução de produção, falta o momento em que alguém se questiona se o dado ainda é válido.

A informação sobre reparação já não corresponde ao sortimento atual de componentes. Os dados sobre reparação e componentes no passaporte são preenchidos no lançamento, mas quando um componente é descontinuado ou substituído por um número de componente diferente, a informação antiga permanece porque ninguém trata essa parte do passaporte como um documento "vivo".

Múltiplas versões linguísticas divergem uma da outra. Quando se faz uma alteração ao texto em português, esquece-se que também existe uma versão em francês ou alemão para dados em múltiplas línguas. Uma versão linguística mostra então um estado diferente do que a outra, enquanto ambas estão sob o mesmo código QR.

Um erro descoberto é resolvido de forma provisória em vez de estrutural. Alguém observa que um passaporte exibe dados incorretos, ajusta-o manualmente no sistema naquele momento, mas não regista em parte alguma quando e por que o ajuste ocorreu. Na próxima alteração, já não é possível rastrear qual era a fonte original do erro — enquanto deveria haver precisamente uma rota fixa para o momento em que um erro num passaporte já publicado é descoberto.

O que pode documentar

• Uma visão geral dos dados que no passaporte são sensíveis a alterações — uma distinção entre características fixas (dimensões, tipo de material) e dados variáveis (resultados de testes, fornecedor de um componente, disponibilidade de peças sobressalentes).
• Um momento fixo no processo de produção em que os dados do passaporte são verificados — por exemplo, em cada alteração à documentação técnica, numa mudança de fornecedor, ou numa revisão interna periódica.
• Um responsável pela manutenção de cada passaporte por grupo de produtos — particularmente relevante para uma empresa que atua em vários grupos de produtos simultaneamente, uma vez que os dados e a frequência de revisão podem variar por grupo de produtos.
• Um registo de alterações num passaporte publicado — o que foi ajustado, quando, e com base em qual documento de origem, de modo que uma alteração permaneça rastreável.
• Uma verificação da coerência entre as versões linguísticas em cada alteração, para que nenhuma versão linguística fique atrás da outra.
• Uma visão geral dos dados que são publicados sob que condições, especialmente quando parte da informação subjacente se relaciona com a questão de os dados do produto serem sensíveis do ponto de vista comercial e portanto não devem ser simplesmente visíveis para todos — essa distinção aplica-se à forma como uma atualização é realizada e quem tem acesso durante o processo.

Para empresas que trabalham com uma plataforma que gere o anfitrião do passaporte e o suporte de dados QR, parte dessa documentação desloca-se para o acordo com essa entidade: quem realiza a alteração, dentro de que processo, e como se garante que a versão publicada corresponde aos dados mais recentemente fornecidos pela própria empresa.