Wie oft muss ich die Daten im Produktpass aktualisieren?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreiben, was ein digitales Produktpass können muss und welche Daten darin gehören, geben aber keine allgemeine Regel vor, wie oft diese Daten aktualisiert werden müssen. Was sich jedoch aus dem Text ergibt, sind mehrere Anhaltspunkte, die zusammen bestimmen, wie aktuell ein Pass in der Praxis sein muss.

Das Pass muss zum Zeitpunkt der Abfrage korrekt sein.

Artikel 9 besagt, dass das digitale Produktpass über den Datenträger zugänglich sein muss und die darin enthaltenen Informationen die Merkmale des Produkts darstellen müssen. Für ein Unternehmen mit zehn bis hundert Mitarbeitern bedeutet dies, dass das Pass keine Momentaufnahme ist, die nach der Veröffentlichung in der Schublade liegt, sondern eine Datensammlung, die dem entspricht, was über das Produkt bekannt ist, solange das Pass abrufbar ist. Wenn sich eine Spezifikation ändert — ein anderer Zulieferer für eine Komponente, eine geänderte Zusammensetzung, ein neues Testergebnis — entsteht eine Diskrepanz zwischen dem, was das Pass sagt, und dem, was das Produkt tatsächlich ist.

Änderungen an Produktdaten wirken sich auf das Pass aus.

Artikel 10 nennt Anforderungen an die Daten, die im Pass enthalten sind, einschließlich Daten, die sich unmittelbar aus den produktgruppenspezifischen Regeln ergeben, die für jede Produktgruppe festgelegt werden. Dies berührt die Frage welche Daten im Produktpass von Produkten enthalten sind, denn nicht jedes Datum hat die gleiche Empfindlichkeit gegenüber Änderungen. Eine physische Abmessung ändert sich selten, ein Testergebnis zu einem Umweltindikator kann sich ändern, sobald sich die Produktionsweise ändert oder sobald erneut gemessen wird nach der Methode zur Messung der Werte. Für ein Unternehmen mit mehreren Produktvarianten und regelmäßigen Anpassungen am Sortiment bedeutet dies, dass die Verwaltung von Passdaten ein wiederkehrender Punkt ist, nicht eine einmalige Übung bei der Markteinführung.

Die Verknüpfung zwischen Pass und Produkt muss erkennbar bleiben.

Ein Pass, das zu einem Produkt gehört, muss dieses Produkt auch noch erkennen, wenn sich etwas an einer Modellvariante, einer Charge oder einer Produktversion ändert. Für ein mittelständisches Unternehmen, das mit mehreren Modellnummern arbeitet, bedeutet dies, dass eine Änderung an einem Produkt nicht nur ein technisches Dossier betrifft, sondern auch eine Frage aufwirft: Welches Pass gehört zu welcher Version, und ist dieser Unterschied für jemanden, der das Pass über den QR-Code auf dem Produkt selbst abruft, noch deutlich.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Lieferantenwechsel wird im Pass nicht aktualisiert. Ein Hersteller wechselt seinen Zulieferer für eine Komponente, die neuen Spezifikationen weichen an Punkten ab, aber niemand verknüpft diese Änderung mit dem bereits veröffentlichten Pass. Das Pass zeigt weiterhin die alten Daten.

Testergebnisse werden mit festen Merkmalen verwechselt. Ein Ergebnis aus einer einmaligen Messung wird im Pass eingetragen, als wäre es ein permanentes Datum, obwohl es tatsächlich zu einer bestimmten Charge oder einem Testdatum gehört. Bei einem nächsten Produktionslauf fehlt der Moment, in dem sich jemand fragt, ob das Datum noch korrekt ist.

Reparaturinformationen entsprechen nicht mehr dem aktuellen Teileangebot. Daten über Reparatur und Komponenten im Pass werden bei der Markteinführung eingetragen, aber wenn eine Komponente auslaufen gelassen oder durch eine andere Komponentennummer ersetzt wird, bleibt die alte Information bestehen, weil niemand diesen Teil des Passes als "lebendes" Dokument behandelt.

Mehrere Sprachversionen geraten auseinander. Bei einer Anpassung des niederländischen Texts wird übersehen, dass es auch eine französische oder deutsche Fassung für Daten in mehreren Sprachen gibt. Die eine Sprachversion zeigt dann einen anderen Stand als die andere, obwohl beide unter demselben QR-Code hängen.

Ein festgestellter Fehler wird provisorisch behoben statt strukturell. Jemand bemerkt, dass ein Produktpass ein falsches Datum anzeigt, passt es manuell im System jenes Moments an, dokumentiert aber nicht, wann und warum diese Anpassung vorgenommen wurde. Bei einer nachfolgenden Änderung lässt sich nicht mehr nachvollziehen, welche ursprüngliche Fehlerquelle vorlag — obwohl es gerade eine feste Vorgehensweise geben sollte für den Fall, dass ein Fehler in einem bereits veröffentlichten Produktpass entdeckt wird.

Was Sie dokumentieren können

• Ein Überblick, welche Daten im Produktpass anfällig für Änderungen sind — eine Unterscheidung zwischen festen Merkmalen (Abmessungen, Materialart) und variablen Daten (Testergebnisse, Lieferant einer Komponente, Verfügbarkeit von Ersatzteilen).
• Ein fester Zeitpunkt im Produktionsprozess, an dem Produktpassdaten überprüft werden — beispielsweise bei jeder Änderung der technischen Dokumentation, bei einem Lieferantenwechsel oder bei einer regelmäßigen internen Überprüfung.
• Ein Verantwortlicher für die Pflege jedes Produktpasses pro Produktgruppe — insbesondere relevant für ein Unternehmen, das gleichzeitig in mehreren Produktgruppen tätig ist, weil sich die Daten und die Überprüfungshäufigkeit pro Produktgruppe unterscheiden können.
• Ein Änderungsprotokoll für einen veröffentlichten Produktpass — was angepasst wurde, wann und auf Grundlage welches Quelldokuments, damit eine Änderung nachverfolgbar bleibt.
• Eine Kontrolle der Kohärenz zwischen Sprachversionen bei jeder Änderung, damit nicht eine Sprachversion hinter der anderen zurückbleibt.
• Ein Überblick, welche Daten unter welchen Bedingungen veröffentlicht werden, insbesondere wenn ein Teil der zugrunde liegenden Informationen die Frage berührt, ob Daten über das Produkt geschäftsgeheim sind und daher nicht einfach für jeden einsehbar sein sollen — diese Unterscheidung wirkt sich darauf aus, wie ein Update durchgeführt wird und wer dabei Zugang hat.

Für Unternehmen, die mit einer Plattform arbeiten, die den Produktpass-Host und den QR-Datenträger verwaltet, verlagert sich ein Teil dieser Dokumentation auf die Vereinbarung mit dieser Partei: wer führt die Änderung durch, in welchem Prozess, und wie wird gewährleistet, dass die veröffentlichte Version mit den zuletzt vom Unternehmen selbst bereitgestellten Daten übereinstimmt.