Колко често трябва да актуализирам данните в продуктовия паспорт?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Член 9 и член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) описват какво трябва да може да направи цифровият продуктен паспорт и кои данни трябва да съдържа, но не предоставят общо правило за честотата на актуализиране на тези данни. Това, което обаче следва от текста, е набор от насоки, които заедно определят колко актуален трябва да бъде паспортът на практика.

Паспортът трябва да е верен в момента, когато се консултира

Член 9 предвижда, че цифровият продуктен паспорт трябва да бъде достъпен чрез носителя на данни и че информацията в него трябва да отразява характеристиките на продукта. За фирма с десет до сто служители това означава, че паспортът не е снимка, която остава на рафта след публикуване, а събиране на данни, което съответства на това, което е известно за продукта, докато паспортът е достъпен за консултиране. Когато спецификацията се променя — друг доставчик на компонент, променен състав, нов резултат от тест — възниква разлика между това, което казва паспортът, и това, което продуктът действително представлява.

Промените в данните за продукта се отразяват в паспорта

Член 10 посочва изисквания към данните, които се намират в паспорта, включително данни, които произтичат преки от специфичните за продуктовата група правила, които се установяват за всяка продуктова група. Това се отнася до въпроса кои данни влизат в продуктния паспорт на продукти, защото не всеки данен факт има същата чувствителност към промяна. Физически размер се променя редко, резултат от тест за показател за околната среда може да се промени веднага щом се промени начинът на производство или веднага щом отново се измери според методът за измерване на стойностите. За фирма с множество варианти на продукти и периодични корекции на асортимента това означава, че поддържането на данните за паспорта е повтарящо се задание, не еднократно упражнение при пускането на пазара.

Връзката между паспорта и продукта трябва да остане разпознаваема

Паспорт, който принадлежи на продукт, трябва да разпознае този продукт и в момента, когато се изменя някой вариант на модела, партида или версия на продукта. За средна компания, която работи с множество номера на модели, това означава, че промяна на продукт не засяга само технически досие, но поставя и въпрос: кои паспорти принадлежат към коя версия, и е ли това разграничение все още ясно за някой, който консултира паспорта чрез QR кода на самия продукт.

Където нещата се объркват в практиката

Смяна на доставчик не се прилага в паспорта. Производител смяна доставчика за компонент, новите спецификации се отклоняват по точки, но никой не свързва тази промяна обратно към вече публикувания паспорт. Паспортът продължава да показва старите данни.

Резултатите от тестове се бъркат с постоянни характеристики. Резултат от еднократно измерване се поставя в паспорта като че е постоянен данен факт, докато всъщност трябва да принадлежи към конкретна партида или дата на тест. При следваща производствена серия липсва момента, в който някой се пита дали данният факт е все още верен.

Информацията за ремонт вече не съответства на текущото предложение на компоненти. Данни за ремонт и компоненти в паспорта се попълват при пускането на пазара, но когато компонент бъде изведен от употреба или заменен с друг номер на компонента, старата информация остава, защото никой не третира тази част на паспорта като "живо" документ.

Множество езикови версии се разминават. При корекция на нидерландския текст се забравя, че съществува също френска или немска версия за данни в множество езици. Едната езикова версия показва тогава друго състояние на нещата от другата, докато и двете висят под един и същ QR код.

Открита грешка се решава временно вместо по структуриран начин. Някой отбелязва, че паспортът показва неправилни данни, коригира ги ръчно в системата на този момент, но никъде не записва кога и защо е направена корекцията. При следната промяна вече е невъзможно да се проследи оригиналният източник на грешката — докато всъщност трябва да съществува фиксирана процедура за момента, в който открита е грешка в вече публикуван паспорт.

Какво можете да документирате

• Преглед на това кои данни в паспорта са податливи на промяна — разграничение между постоянни характеристики (размери, вид материал) и променливи данни (резултати от тестване, доставчик на компонент, наличност на резервни части).
• Фиксиран момент в производствения процес, в който паспортните данни се проверяват — например при всяка промяна на техническата документация, при смяна на доставчик или при периодичен вътрешен преглед.
• Отговорен служител за поддържането на всеки паспорт по продуктова група — особено уместно за компания, която работи в няколко продуктови групи едновременно, защото данните и честотата на преглед могат да се различават по продуктова група.
• Дневник на промените в публикуван паспорт — какво е коригирано, кога и на базата на кой изходен документ, така че корекцията да остане проследима.
• Проверка на съответствието между езиковите версии при всяка промяна, така че една езикова версия да не отстане от другата.
• Преглед на това кои данни при кои условия се публикуват, особено когато част от лежащата в основата информация засяга въпроса дали данните относно продукта са чувствителни към конкуренцията и следователно не трябва да бъдат просто видими за всички — това разграничение се отразява в начина, по който се провежда актуализацията и кой има достъп до нея.

За компании, които работят с платформа, която хостова паспортът и управлява QR-носителя на данни, част от тази документация се премества към споразумението с тази страна: кой извършва промяната, по каква процедура и как се гарантира, че публикуваната версия отговаря на последните данни, предоставени от самата компания.