Con quale frequenza devo aggiornare i dati nel passaporto dei prodotti?

L'aggiornamento avviene in caso di modifiche, non secondo un calendario fisso

L'ESPR non prevede un termine fisso come "aggiornare ogni anno" o "adattare entro trenta giorni". Ciò che è invece previsto, nell'articolo 9 del Regolamento (UE) 2024/1781, è che le informazioni nel passaporto digitale del prodotto devono essere accurate, complete e attuali. Si tratta di un obbligo di risultato, non di un obbligo basato su un calendario: il passaporto deve essere corretto nel momento in cui qualcuno lo consulta, e non deve essere controllato solo dopo un periodo fisso. Per la maggior parte dei dati del prodotto inseriti al momento della creazione — origine, materiali, conformità — non cambia nulla dopo la produzione, quindi per questi dati "mantenersi aggiornati" in pratica significa soprattutto: lasciarli stare correttamente. Per i dati che invece possono cambiare, come le informazioni su una riparazione o un cambio di proprietario, l'obbligo sorge nel momento in cui tale modifica si verifica.

Per chi si applica e per quali dati non

Questo obbligo riguarda la parte responsabile del passaporto del prodotto — di solito il fabbricante o l'importatore che immette il prodotto sul mercato. L'articolo 10 dell'ESPR descrive i requisiti tecnici e organizzativi del passaporto, incluso chi può fornire o modificare quali informazioni. Ciò significa che non tutti gli attori della catena possono semplicemente modificare i dati: chi può modificare quali informazioni dipende dal ruolo che quella persona ha rispetto al prodotto. Ciò che non rientra esplicitamente in questo: i dati che per definizione sono un'istantanea, come un risultato di prova o un certificato alla data di creazione. Questi non devono essere continuamente riconfermati — rimangono semplicemente come fatto storico, a meno che una modifica successiva (come una nuova versione del prodotto) non richieda un nuovo passaporto o un adattamento. Inoltre, questo non è un obbligo di ricercare proattivamente le modifiche; l'obbligo sorge nel momento in cui è disponibile nuova informazione rilevante.

Quando esattamente entra in vigore non è ancora stabilito per ogni gruppo di prodotti

La norma generale — accurato, completo, attuale — si applica non appena il passaporto digitale del prodotto diventa obbligatorio per un gruppo di prodotti. Ma come quella norma si concretizza, con quali trigger e eventualmente quali termini, è ulteriormente definito per ogni gruppo di prodotti negli atti delegati che la Commissione europea elabora per quel gruppo. Al momento, per la maggior parte dei gruppi di prodotti non è stato ancora stabilito quali eventi richiedono precisamente un aggiornamento e entro quale termine. Chi cerca una risposta concreta e specifica per ogni gruppo di prodotti non la troverà nell'ESPR stesso, ma nell'atto delegato che verrà pubblicato per quel gruppo specifico. Fino ad allora, si applica la linea generale dell'articolo 9: il passaporto deve essere corretto, e la parte responsabile provvede a ciò.

Cosa significa questo in pratica

Per un fabbricante o importatore che lavora con un passaporto digitale del prodotto, ciò si riduce a pochi passaggi pratici. Innanzitutto: determinare quali dati nel passaporto sono statici (rimangono come inseriti) e quali sono dinamici (possono cambiare durante la vita del prodotto, come la cronologia delle riparazioni o la proprietà). Successivamente: stabilire un processo mediante il quale le modifiche a quei dati dinamici finiscono effettivamente nel passaporto — ciò richiede un collegamento tra il luogo in cui tali informazioni nascono (ad esempio un'officina di riparazione o un nuovo proprietario) e il passaporto stesso. Poi: stare attenti a quale atto delegato viene pubblicato per il proprio gruppo di prodotti, poiché determina se sono imposte esigenze aggiuntive e specifiche per mantenerlo aggiornato. E infine: tenere conto del fatto che "attuale" non significa che non debba accadere nulla finché non c'è un motivo — non appena c'è una modifica rilevante per le informazioni nel passaporto, sorge l'obbligo di elaborarla, indipendentemente dal fatto che sia già stato stabilito un termine fisso per essa.

Dove si trova: articoli 9 e 10 ESPR

Il requisito che le informazioni nel fascicolo digitale del prodotto siano accurate, complete e aggiornate deriva dall'articolo 9 del Regolamento (UE) 2024/1781 (ESPR), che contiene le disposizioni generali per il fascicolo digitale del prodotto. L'articolo 10 dello stesso regolamento specifica i requisiti tecnici e organizzativi cui deve conformarsi il fascicolo, inclusa la questione di chi possa fornire o modificare le informazioni. Entrambi gli articoli lasciano l'attuazione concreta — quali eventi richiedono un aggiornamento e entro quali termini — agli atti delegati che saranno adottati per ciascuna categoria di prodotti sulla base di questo regolamento.

Chi già oggi ha a che fare con un fascicolo digitale del prodotto farebbe bene a fare subito la distinzione tra dati statici e dinamici nella propria organizzazione dei dati, e a seguire la pubblicazione dell'atto delegato per la propria categoria di prodotti per le regole precise su come mantenerli aggiornati.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

L'articolo 9 e l'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrivono cosa deve essere in grado di fare un passaporto digitale dei prodotti e quali dati devono contenervi, ma non forniscono una regola generale su quanto spesso tali dati devono essere aggiornati. Quello che emerge dal testo è invece una serie di elementi che insieme determinano quanto aggiornato deve essere un passaporto nella pratica.

Il passaporto deve essere corretto nel momento in cui viene consultato

L'articolo 9 stabilisce che il passaporto digitale dei prodotti deve essere accessibile tramite il vettore di dati e che le informazioni in esso contenute devono rappresentare le caratteristiche del prodotto. Per un'azienda con dieci-cento dipendenti questo significa che il passaporto non è un'istantanea che rimane sullo scaffale dopo la pubblicazione, ma un insieme di dati che corrisponde a ciò che si conosce del prodotto finché il passaporto è consultabile. Quando una specifica cambia — un fornitore diverso di un componente, una composizione modificata, un nuovo risultato di prova — emerge una discrepanza tra ciò che il passaporto dichiara e ciò che il prodotto effettivamente è.

Le modifiche ai dati del prodotto si riflettono nel passaporto

L'articolo 10 stabilisce requisiti relativi ai dati contenuti nel passaporto, compresi i dati che derivano direttamente dalle norme specifiche per gruppo di prodotti che sono stabilite per ogni gruppo di prodotti. Ciò tocca la questione quali dati vengono inseriti nel passaporto del prodottoperché non tutti i dati hanno la stessa sensibilità ai cambiamenti. Una dimensione fisica cambia raramente, un risultato di prova su un indicatore ambientale può cambiare non appena cambia il processo di produzione o non appena si misura di nuovo secondo il metodo per la misurazione dei valori. Per un'azienda con più varianti di prodotti e adeguamenti periodici all'assortimento questo significa che la gestione dei dati del passaporto è un elemento ricorrente, non un esercizio una tantum al lancio.

Il collegamento tra passaporto e prodotto deve rimanere riconoscibile

Un passaporto associato a un prodotto deve ancora identificare quel prodotto nel momento in cui cambia qualcosa in una variante di modello, un lotto o una versione del prodotto. Per un'azienda di medie dimensioni che lavora con più numeri di modello, questo significa che una modifica a un prodotto non tocca solo un fascicolo tecnico, ma pone anche una domanda: quali passaporti appartengono a quale versione e tale distinzione è ancora chiara per chi consulta il passaporto tramite il codice QR sul prodotto stesso.

Dove le cose vanno male in pratica

Un cambio di fornitore non viene implementato nel passaporto. Un produttore cambia fornitore per un componente, le nuove specifiche differiscono su certi punti, ma nessuno ricollega tale modifica al passaporto già pubblicato. Il passaporto continua a mostrare i dati precedenti.

I risultati dei test vengono confusi con caratteristiche fisse. Un risultato da una singola misurazione viene inserito nel passaporto come se fosse un dato permanente, mentre in realtà appartiene a un lotto specifico o a una data di prova. Durante il prossimo ciclo di produzione manca il momento in cui qualcuno si chiede se il dato è ancora corretto.

Le informazioni di riparazione non corrispondono più all'attuale offerta di componenti. I dati su riparazione e componenti nel passaporto vengono compilati al lancio, ma quando un componente viene eliminato o sostituito con un numero di componente diverso, le informazioni precedenti rimangono perché nessuno tratta quella parte del passaporto come un documento "vivente".

Più versioni linguistiche si discostano l'una dall'altra. Quando il testo olandese viene modificato si dimentica che esiste anche una versione francese o tedesca per dati in più lingue. Una versione linguistica mostra allora uno stato diverso dall'altra, mentre entrambe sono collegate allo stesso codice QR.

Un errore rilevato viene risolto provvisoriamente anziché strutturalmente. Qualcuno nota che un passaporto mostra un dato inesatto, lo corregge manualmente nel sistema di quel momento, ma non registra da nessuna parte quando e perché è stata apportata quella correzione. Con la modifica successiva non è più possibile risalire alla fonte originale dell'errore — mentre dovrebbe esserci proprio un percorso fisso per il momento in cui viene rilevato un errore in un passaporto già pubblicato.

Cosa potete documentare

Una panoramica di quali dati nel passaporto sono sensibili al cambiamento — una distinzione tra caratteristiche fisse (dimensioni, tipo di materiale) e dati variabili (risultati dei test, fornitore di un componente, disponibilità di pezzi di ricambio).
Un momento fisso nel processo di produzione in cui i dati del passaporto vengono verificati — ad esempio ad ogni modifica della documentazione tecnica, al cambio di fornitore, o in fase di revisione interna periodica.
Un responsabile per la gestione di ogni passaporto per gruppo di prodotti — particolarmente rilevante per un'azienda che opera in più gruppi di prodotti contemporaneamente, poiché i dati e la frequenza di revisione possono differire per gruppo di prodotti.
Un registro delle modifiche a un passaporto pubblicato — cosa è stato modificato, quando, e sulla base di quale documento di fonte, in modo che una modifica rimanga tracciabile.
Un controllo sulla coerenza tra le versioni linguistiche ad ogni modifica, in modo che nessuna versione linguistica rimanga indietro rispetto all'altra.
Una panoramica di quali dati vengono pubblicati in quali condizioni, soprattutto quando parte delle informazioni sottostanti riguarda la questione se i dati sul prodotto siano riservati e quindi non debbano essere semplicemente visibili a tutti — tale distinzione si ripercuote nel modo in cui viene attuato un aggiornamento e chi vi ha accesso.

Per le aziende che operano con una piattaforma che gestisce il passaporto ospitato e il vettore di dati QR, parte di questa registrazione si sposta all'accordo con quella parte: chi apporta la modifica, in quale processo, e come viene garantito che la versione pubblicata corrisponda ai dati forniti più di recente dall'azienda stessa.

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