Jak często muszę aktualizować dane w paszporcie produktu?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Artykuł 9 i artykuł 10 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisują, co cyfrowy paszport produktu powinien umożliwiać i jakie dane powinny się w nim znaleźć, ale nie zawierają ogólnej reguły dotyczącej częstotliwości aktualizacji tych danych. To, co wynika z tekstu, to szereg punktów odniesienia, które razem określają, jak aktualny paszport musi być w praktyce.

Paszport musi być prawidłowy w momencie, gdy jest konsultowany

Artykuł 9 stanowi, że cyfrowy paszport produktu musi być dostępny za pośrednictwem nośnika danych i że zawarte w nim informacje muszą odzwierciedlać cechy produktu. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od dziesięciu do stu pracowników oznacza to, że paszport nie jest migawką, która pozostaje na półce po opublikowaniu, lecz zbiorem danych odpowiadającym temu, co wiadomo o produkcie tak długo, jak paszport jest dostępny. Gdy specyfikacja zmieni się — inny dostawca części, zmieniony skład, nowy wynik testu — pojawia się różnica między tym, co mówi paszport, a tym, czym produkt faktycznie jest.

Zmiany danych produktu znajdują odzwierciedlenie w paszporcie

Artykuł 10 wymienia wymogi dotyczące danych zawartych w paszporcie, w tym dane wynikające bezpośrednio z przepisów specyficznych dla grupy produktów, które są ustalane dla każdej grupy produktów. To wiąże się z pytaniem jakie dane znajdują się w paszporcie produktuponieważ nie każde dane mają taką samą wrażliwość na zmiany. Wymiary fizyczne rzadko się zmieniają, wynik testu dotyczący wskaźnika środowiskowego może się zmienić, gdy zmieni się sposób produkcji lub gdy ponownie zmierzy się go zgodnie z metodą pomiaru wartości. Dla przedsiębiorstwa mającego wiele wariantów produktów i okresowych modyfikacji asortymentu oznacza to, że śledzenie danych paszportu jest zadaniem powtarzającym się, a nie jednorazową czynnością przy wprowadzeniu na rynek.

Połączenie między paszportem a produktem musi pozostać rozpoznawalne

Paszport należący do produktu musi również rozpoznać produkt w momencie, gdy zmieni się wariant modelowy, partia lub wersja produktu. Dla średniego przedsiębiorstwa pracującego z wieloma numerami modeli oznacza to, że zmiana produktu nie tylko dotyczy dokumentacji technicznej, ale rodzi również pytanie: które paszporty należą do której wersji, i czy to rozróżnienie jest jeszcze jasne dla osoby, która konsultuje paszport za pośrednictwem kodu QR na samym produkcie.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Zmiana dostawcy nie jest wprowadzana do paszportu. Producent zmienia dostawcę części, nowe specyfikacje różnią się w punktach, ale nikt nie powiąże tej zmiany z już opublikowanym paszportem. Paszport nadal wyświetla stare dane.

Wyniki testów są mylone z cechami stałymi. Wynik pomiaru jednorazowego jest umieszczany w paszporcie jak gdyby był to dane trwałe, podczas gdy powinien być powiązany z konkretną partią lub datą testu. Podczas następnego przebiegu produkcji brakuje momentu, w którym ktoś zastanawia się, czy dane są jeszcze aktualne.

Informacje o naprawie nie odpowiadają już bieżącej ofercie części. Dane dotyczące naprawy i części w paszporcie są wypełniane podczas wprowadzenia na rynek, ale gdy część jest wycofana lub zastąpiona innym numerem części, stare informacje pozostają, ponieważ nikt nie traktuje tej części paszportu jako "żywego" dokumentu.

Wiele wersji językowych rozbieżności. Podczas dokonywania zmian tekstu holenderskiego zostaje zapomniane, że istnieje również francuska lub niemiecka wersja dla danych w wielu językach. Jedna wersja językowa wyświetla wówczas inny stan niż druga, podczas gdy obie są dostępne pod tym samym kodem QR.

Odkryty błąd jest rozwiązywany prowizoryczne zamiast strukturalnie. Ktoś zauważa, że pasport zawiera nieprawidłowe dane, ręcznie go koryguje w systemie tego momentu, ale nigdzie nie dokumentuje, kiedy i dlaczego ta korekta miała miejsce. Przy następnej zmianie nie można już prześledzić, jaki był oryginalny źródłem błędu — podczas gdy powinna istnieć ustalona procedura na wypadek wykrycia błędu w już opublikowanym paszporcie.

Co możesz udokumentować

• Przegląd, które dane w paszporcie są podatne na zmianę — rozróżnienie między cechami stałymi (wymiary, rodzaj materiału) a danymi zmiennymi (wyniki testów, dostawca komponentu, dostępność części zamiennych).
• Ustalony moment w procesie produkcji, w którym dane paszportu są weryfikowane — na przykład przy każdej zmianie dokumentacji technicznej, przy zmianie dostawcy lub przy okresowych przeglądach wewnętrznych.
• Osoba odpowiedzialna za aktualizację każdego paszportu na grupy produktów — szczególnie istotne dla przedsiębiorstwa działającego jednocześnie w kilku grupach produktów, ponieważ dane i częstotliwość przeglądu mogą się różnić w zależności od grupy produktów.
• Dziennik zmian w opublikowanym paszporcie — co zostało zmienione, kiedy i na podstawie jakiego dokumentu źródłowego, aby zmiana była możliwa do prześledzenia.
• Kontrola spójności między wersjami językowych przy każdej zmianie, aby jedna wersja językowa nie pozostawała w tyle za drugą.
• Przegląd, które dane w jakich warunkach są publikowane, szczególnie gdy część informacji źródłowych dotyczy pytania, czy dane dotyczące produktu są poufne biznesowo i dlatego nie powinny być widoczne dla wszystkich — to rozróżnienie ma wpływ na sposób przeprowadzenia aktualizacji i na to, kto ma do niej dostęp.

W przypadku przedsiębiorstw pracujących z platformą, która hostuje pasport i zarządza nośnikiem danych QR, część tej dokumentacji przechodzi do umowy z tą stroną: kto wprowadza zmianę, w ramach jakiego procesu i jak zapewnia się, że opublikowana wersja odpowiada ostatnim danym dostarczonym przez samo przedsiębiorstwo.