Τι προσφέρει ένα διαβατήριο προϊόντος εκτός από το ότι είναι υποχρεωτικό;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Το ψηφιακό πιστοποιητικό προϊόντος συζητείται συνήθως ως υποχρέωση: το άρθρο 9 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) ορίζει ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχει, και το υπόλοιπο του κανονισμού ρυθμίζει για ποιες ομάδες προϊόντων ισχύει. Αυτή είναι η πλευρά που επιβάλλει. Αλλά μια επιχείρηση που αντιμετωπίζει το πιστοποιητικό μόνο ως ένα κόστος, χάνει κάτι. Η ίδια συλλογή δεδομένων που απαιτείται, είναι στην πραγματικότητα και απλώς πληροφορίες επιχείρησης — σχετικά με τους δικούς της προμηθευτές, τα δικά του υλικά, τη δική του γραμμή παραγωγής — που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλους σκοπούς.

Τι αναμένεται από εσάς

Τεκμηρίωση πληροφοριών για υλικά και σύνθεση

Ο κανονισμός ζητά πληροφορίες σχετικά με τα υλικά, τα εξαρτήματα και τις ουσίες που περιέχονται σε ένα προϊόν, στο βαθμό που είναι σχετικές για την εν λόγω ομάδα προϊόντων. Για μια επιχείρηση με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό στην πράξη σημαίνει ότι κάποιος — συχνά από την προμήθεια ή τη μηχανική — πρέπει να ρωτήσει όλους τους προμηθευτές σχετικά με το τι ακριβώς περιέχεται σε ένα προϊόν. Αυτή η εργασία είναι σημαντική από μόνη της: οι επιχειρήσεις που διενεργούν αυτή την απογραφή, ανακαλύπτουν τακτικά πού υπάρχουν διπλοί προμηθευτές, πού έχουν ξεπεραστεί οι προδιαγραφές υλικών, ή πού υπάρχει ένα φθηνότερο εναλλακτικό που κανείς δεν είχε σκεφτεί προηγουμένως επειδή η σύνθεση δεν ήταν ποτέ καταγεγραμμένη συστηματικά.

Συμπερίληψη πληροφοριών για επισκευή και συντήρηση

Για προϊόντα για τα οποία η επισκευή είναι σχετική, το άρθρο 9 αναμένει πληροφορίες σχετικά με την αποσυναρμολόγηση, τα εξαρτήματα και τη συντήρηση. Αυτό επιβάλλει σε μια επιχείρηση να τεκμηριώσει αυτό που μέχρι τώρα συχνά υπήρχε μόνο στο μυαλό ενός τεχνικού σέρβις. Αυτή η τεκμηρίωση είναι χρήσιμη για τη δική της εξυπηρέτηση πελατών, για διανομείς που προσφέρουν ο ίδιοι συντήρηση, και για τη σύνταξη σαφών οδηγιών επισκευής που ίσως λείπουν ακόμη ή είναι διασκορπισμένες σε διάφορα έγγραφα.

Απόδειξη της προέλευσης και ιχνηλασιμότητας προϊόντων

Ένα πιστοποιητικό συνδέει δεδομένα με ένα συγκεκριμένο προϊόν ή μοντέλο προϊόντος, αναγνωρίσιμο μέσω του φορέα δεδομένων QR. Για μια μεσαία επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει ένα σύστημα με το οποίο ένα προϊόν ή μια ομάδα προϊόντων είναι ιχνηλάσιμο προς τις χρησιμοποιούμενες πρώτες ύλες και τη διαδικασία παραγωγής. Όποιος έχει ένα τέτοιο σύστημα, μπορεί επίσης να το χρησιμοποιήσει σε περίπτωση ανάκλησης, σε παράπονο σχετικά με μια συγκεκριμένη παρτίδα, ή σε ερώτηση ενός μεγάλου πελάτη που πρέπει ο ίδιος να αποδείξει από πού προέρχεται η αλυσίδα εφοδιασμού του.

Διατήρηση της πληροφορίας για όλη τη διάρκεια ζωής

Ο κανονισμός απαιτεί τα δεδομένα στο πιστοποιητικό να παραμένουν προσβάσιμα, ακόμη και μετά την πώληση του προϊόντος. Πρακτικά, αυτό απαιτεί μια λύση φιλοξενίας που δεν εξαρτάται από την ύπαρξη μιας ενιαίας ιστοσελίδας στον δικό του ιστότοπο. Οι επιχειρήσεις που έχουν επενδύσει σε αυτό, έχουν δημιουργήσει ταυτόχρονα ένα αρχείο όλων των εκδόσεων προϊόντων που έχουν ποτέ εισαγάγει στην αγορά — κάτι για το οποίο τα νομικά τμήματα και τα τμήματα εγγυήσεων συχνά αναζητούν απλώς.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Ορισμένες καταστάσεις επαναλαμβάνονται συνεχώς σε επιχειρήσεις που αρχίζουν να εργάζονται με το πιστοποιητικό:

• Δεδομένα διασκορπισμένα σε πολλά τμήματα. Η προμήθεια ξέρει τα υλικά, η μηχανική ξέρει τις οδηγίες επισκευής, το μάρκετινγκ ξέρει τα δεδομένα συσκευασίας — αλλά κανείς δεν έχει μια ολοκληρωμένη άποψη. Το πιστοποιητικό επιβάλλει τη συνένωση αυτής της πληροφορίας, και αυτή η συνένωση συχνά αποδεικνύεται το μεγαλύτερο εμπόδιο, όχι η τεχνολογία του κωδικού QR.
• Προμηθευτές που δεν γνωρίζουν τι περιέχει το υλικό τους. Ειδικά σε επιχειρήσεις με διεθνείς αλυσίδες εφοδιασμού, η έρευνα σύνθεσης και προέλευσης διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, επειδή ο προμηθευτής του προμηθευτή πρέπει επίσης να ερευνηθεί.
• Ένα πιστοποιητικό ανά λάθος μονάδα. Ορισμένες επιχειρήσεις δημιουργούν ένα νέο πιστοποιητικό για κάθε πωληθείσα μονάδα, ενώ ένα πιστοποιητικό προϊόντος για πολλές παραλλαγές του ίδιου προϊόντος συχνά είναι επαρκές και φέρει πολύ λιγότερη δυσκολία διαχείρισης.
• Αναμονή για το δικό τους προϊόν ομάδα να είναι "σε σειρά". Τα επιχειρήματα που αναβάλλουν τα πάντα έως ότου η υποχρέωση γίνει συγκεκριμένη, ανακαλύπτουν ότι η απογραφή δεδομένων μόνη της απαιτεί περισσότερο χρόνο από αυτόν που αναμενόταν — ενώ να ξεκινήσουν πριν η δική τους κατηγορία προϊόντος είναι η σειρά τους έχει ακριβώς εκείνο το πλεονέκτημα ότι δεν δημιουργείται πίεση χρόνου.
• Προσωπικό που δεν γνωρίζει τι αναμένεται από αυτό. Τα δεδομένα για ένα διαβατήριο δεν δημιουργούνται αυτόματα· κάποιος πρέπει να τα εισαγάγει, να τα ελέγξει και να τα ενημερώνει. Χωρίς σαφής οδηγίες, προκύπτουν σφάλματα που αργότερα, κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, επανεμφανίζονται.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

Ένα διαβατήριο δεν ξεκινά με την τεχνολογία, αλλά με τη διοίκηση που την προηγείται. Θέματα που μια εταιρεία μπορεί ήδη τώρα να τεκμηριώσει, ανεξάρτητα από το ερώτημα πότε η δική της κατηγορία προϊόντος θα υπόκειται σε υποχρέωση:

• Μια επισκόπηση ανά προϊόν των υλικών, εξαρτημάτων και ουσιών που περιέχει, με αναφορά πηγής ανά προμηθευτή.
• Μια λίστα οδηγιών επισκευής και συντήρησης ανά μοντέλο προϊόντος, συμπεριλαμβανομένου του ποιος τις διαχειρίζεται εσωτερικά.
• Συμφωνίες με προμηθευτές για την περιοδική ενημέρωση των αλλαγών στη σύνθεση, ώστε το διαβατήριο να μην καταστεί παρωχημένο.
• Ένας εσωτερικά υπεύθυνος ή ομάδα που αναλαμβάνει την εισαγωγή και τον έλεγχο δεδομένων, με σαφή κατανομή καθηκόντων.
• Τεκμηρίωση των παραλλαγών προϊόντων που υπάγονται σε ποιο διαβατήριο και γιατί.

Για επιχειρήσεις που θέλουν να γνωρίζουν πώς αυτά τα βήματα σχετίζονται μεταξύ τους, το την ενδοσκοπική προσέγγιση για το ψηφιακό productpaspoort έναν πορεία που ευθυγραμμίζεται με ό,τι αναφέρεται παραπάνω. Και επειδή η τεχνολογία πίσω από το διαβατήριο είναι λιγότερο επιδεινωτική από την απογραφή δεδομένων που προηγείται, είναι δυνατό για πολλές επιχειρήσεις ήδη δημιουργήσουν μια δοκιμαστική έκδοση του ψηφιακού productpaspoort προτού υπάρχει καν λόγος για νομοθετικό χρονικό όριο. Αυτή η δοκιμή συχνά προσφέρει ήδη ορατότητα σχετικά με το τι θα κοστίσει περισσότερο: όχι ο κωδικός QR, αλλά η διευθέτηση των υποκείμενων δεδομένων.