Was bringt ein Produktpass außer dass es erforderlich ist?

Mehr als eine Verpflichtung abhaken

Ein Produktpass bietet vor allem Übersichtlichkeit: einen zentralen Ort, an dem Produktinformationen korrekt, aktuell und von verschiedenen Akteuren nutzbar sind, anstatt diese Daten immer wieder neu zu suchen und zu versenden. Für einen Hersteller oder Importeur bedeutet dies, dass technische Dokumentation, Testergebnisse und Erklärungen, die ohnehin bereits bestehen, gebündelt und strukturiert verfügbar werden. Ein Kunde, ein Reparaturbetrieb, ein Recyclingunternehmen oder eine Überwachungsbehörde kann dieselbe Quelle über den QR-Code einsehen, ohne dass jedes Mal ein separates Anforderungsschreiben erforderlich ist. Dies spart nicht nur Zeit bei Anfragen, die sonst per E-Mail oder Telefon eingehen, sondern bietet auch eine verlässliche Referenz dafür, was zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens genau über ein Produkt kommuniziert wurde — etwas, auf das man später, bei einem Rechtsstreit oder einer Kontrolle, zurückgreifen kann.

Was der Pass nicht automatisch bietet, ist ein Marketingvorteil oder eine Garantie für mehr Verkauf. Es ist kein Qualitätssiegel und ersetzt keine anderen Pflichtangaben, wie etwa eine CE-Kennzeichnung oder ein Sicherheitsdatenblatt. Der Nutzen liegt in der Effizienz des Informationsaustauschs innerhalb der Lieferkette, nicht in einem zusätzlichen Verkaufsargument, das unabhängig davon wirkt.

Für Produktgruppen mit einem delegierten Rechtsakt, nicht automatisch für alles

Dieser Nutzen gilt für Produkte, die unter eine Produktgruppe fallen, für die die Europäische Kommission durch einen delegierten Rechtsakt ökologische Gestaltungsanforderungen und eine Passverpflichtung festgelegt hat, wie in der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) vorgesehen. Die Verordnung selbst ist der Rahmen; die tatsächliche Verpflichtung — und damit auch der praktische Nutzen des Passes für eine spezifische Produktgruppe — entsteht erst, wenn diese Produktgruppe konkret bestimmt worden ist. Für Produkte außerhalb einer solchen bestimmten Gruppe besteht keine Passverpflichtung und daher auch nicht der strukturierte Datenvorteil, der damit verbunden ist.

Auch innerhalb einer bestimmten Produktgruppe ist der Nutzen nicht für alle Akteure gleich groß. Ein Produkt mit einer langen Lebensdauer, vielen Teilen und einer Kette von Reparaturbetrieben und Recyclerinnen hat mehr Nutzen von einer zentral zugänglichen Akte als ein einfaches Produkt, das selten repariert oder zerlegt wird. Die Grundverpflichtung ist für beide gleich, aber der praktische Vorteil — weniger wiederholte Anfragen, weniger separate Dokumentation — ist größer, je mehr Akteure in der Lieferkette tatsächlich mit den Daten arbeiten.

Noch kein festes Startdatum, aber ein fester Aufbau

Es gibt kein allgemeines Stichtag für "den Produktpass", und es wird auch keinen geben — jede Produktgruppe erhält ihren eigenen Zeitplan durch einen separaten delegierten Rechtsakt unter der ESPR. Zum Zeitpunkt des Verfassens ist noch nicht für jede Produktgruppe ein solcher Rechtsakt festgelegt, und wo dies bereits geschehen ist, unterscheidet sich das Datum, ab dem die Verpflichtung gilt, je nach Gruppe. Solange für eine Produktgruppe kein delegierter Rechtsakt mit einer Passverpflichtung festgelegt ist, gilt für diese Gruppe auch keine Verpflichtung und daher kein Grund, bereits jetzt einen Pass zu führen. Was jedoch feststeht, ist der Aufbau aus Artikel 9 der ESPR: was ein digitaler Produktpass mindestens enthalten muss und wie er zugänglich sein muss, sobald die Verpflichtung für eine Produktgruppe in Kraft tritt.

Was dies konkret bedeutet, in der Reihenfolge, um es anzugehen

Zunächst ist es wichtig zu prüfen, ob und gegebenenfalls ab wann die eigene Produktgruppe unter eine delegierte Handlung mit Passierpflicht fällt oder fallen wird — das bestimmt, ob der Rest relevant ist. Danach ist es sinnvoll, eine Bestandsaufnahme zu machen, welche Daten bereits vorhanden sind: technische Dossiers, Testberichte, Konformitätserklärungen, Garantie- und Reparaturinformationen. Vieles, das ein Passiport benötigt, existiert häufig bereits, ist aber dann über verschiedene Abteilungen oder Systeme verteilt. Anschließend lohnt es sich zu überprüfen, welche Parteien in der eigenen Lieferkette — Kundenservice, Reparaturbetriebe, Distributoren, Recyclingpartner — bereits Fragen stellen, die mit einem zugänglichen Dossier von selbst beantwortet würden; das zeigt, wo der Zeitgewinn am größten ist. Darauf folgt die Frage, wie ein solches Passiport an bestehende Systeme angebunden wird, wie zum Beispiel ein ERP-Paket oder Qualitätsdossier, damit Daten nicht doppelt gepflegt werden. Wer früh damit anfängt, vermeidet, dass der Aufbau eines zuverlässigen Datensatzes unter Zeitdruck erfolgen muss, sobald eine Verpflichtung für die eigene Produktgruppe konkret wird — und der Nutzen eines Passiports entsteht erst dann, wenn die Daten korrekt und aktuell sind, nicht beim ersten Veröffentlichen.

Wo das steht: Artikel 9 ESPR

Was ein digitales Produktpassiport enthalten muss und welchem Zweck es dient — zugängliche, zuverlässige Produktinformationen für Parteien in der Wertschöpfungskette und für Aufsichtsbehörden — ergibt sich aus Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781). Der umfassendere Hintergrund, warum die Europäische Kommission diese Verpflichtung mit der zirkulären Nutzung von Produkten verknüpft, wird auf der Website der Europäischen Kommission zur Verordnung über Ökodesign für nachhaltige Produkte erläutert.

Was ist jetzt zu tun

Wer wissen möchte, ob dies für das eigene Sortiment relevant ist, prüft über die Website der Europäischen Kommission, welche Produktgruppen bereits bestimmt wurden oder in Vorbereitung sind, und beobachtet dann die delegierte Handlung für die eigene Produktgruppe hinsichtlich des genauen Inhalts und des Stichtags. Bis dahin ist es vor allem sinnvoll, die eigenen Produktdaten in Ordnung zu bringen — nicht weil es bereits erforderlich ist, sondern weil das der Schritt ist, der später die meiste Zeit in Anspruch nehmen wird.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Das digitale Produktpass wird meist als Verpflichtung diskutiert: Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt vor, welche Informationen darin enthalten sein müssen, und der Rest der Verordnung regelt, für welche Produktgruppen dies gelten wird. Das ist die zwingende Seite. Aber ein Unternehmen, das den Pass nur als Belastung behandelt, lässt etwas liegen. Die gleiche Datenerfassung, die verpflichtend wird, ist nämlich auch einfach Geschäftsinformation — über die eigenen Lieferanten, die eigenen Materialien, die eigene Produktionslinie — die für andere Zwecke eingesetzt werden kann.

Was von Ihnen erwartet wird

Daten über Materialien und Zusammensetzung erfassen

Die Verordnung verlangt Informationen über die Materialien, Teile und Stoffe in einem Produkt, soweit für die betreffende Produktgruppe relevant. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass jemand — oft Einkauf oder Engineering — alle Zulieferer befragen muss, was genau in einem Produkt steckt. Diese Arbeit ist an sich bereits wertvoll: Unternehmen, die diese Inventarisierung durchführen, entdecken regelmäßig, wo doppelte Lieferanten sitzen, wo Materialspezifikationen veraltet sind, oder wo es eine günstigere Alternative gibt, die vorher niemand in Betracht gezogen hat, weil die Zusammensetzung nie systematisch erfasst war.

Informationen über Reparatur und Wartung einbeziehen

Für Produkte, bei denen Reparatur relevant ist, erwartet Artikel 9 Informationen über Demontage, Teile und Wartung. Dies zwingt ein Unternehmen, festzuhalten, was bisher oft nur im Kopf eines Servicetechnikers steckte. Diese Dokumentation ist nutzbar für den eigenen Kundenservice, für Vertriebspartner, die selbst Wartung anbieten, und für die Erstellung von klaren Reparaturanleitungen, die möglicherweise noch fehlen oder über verschiedene Dokumente verteilt sind.

Herkunft und Rückverfolgbarkeit von Produkten nachweisen

Ein Pass verknüpft Daten mit einem bestimmten Produkt oder Produktmodell, erkennbar über den QR-Datenträger. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass ein System vorhanden sein muss, mit dem ein Produkt oder eine Charge von Produkten auf die verwendeten Rohstoffe und den Produktionsprozess zurückführbar ist. Wer dieses System einmal hat, kann es auch bei einem Rückruf, bei einer Beschwerde über eine bestimmte Charge oder bei einer Anfrage eines großen Kunden einsetzen, der selbst nachweisen muss, woher seine Lieferkette kommt.

Informationen über die gesamte Lebensdauer verfügbar halten

Die Verordnung verlangt, dass die Daten im Pass auch nach dem Verkauf des Produkts zugänglich bleiben. In der Praxis erfordert dies eine Hosting-Lösung, die nicht vom Fortbestand einer einzelnen Webseite auf der eigenen Website abhängig ist. Unternehmen, die hier einmal investiert haben, haben damit auch ein Archiv aller Produktversionen aufgebaut, die sie je auf den Markt gebracht haben — etwas, das Rechts- und Garantieabteilungen oft gerade vermissen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen taucht regelmäßig bei Unternehmen auf, die mit dem Pass arbeiten:

Daten über zu viele Abteilungen verteilt. Der Einkauf kennt die Materialien, Engineering kennt die Reparaturanleitungen, Marketing kennt die Verpackungsdaten — aber niemand hat den Überblick. Der Pass zwingt diese Informationen zusammen, und dieses Zusammenbringen erweist sich oft als größter Engpass, nicht die Technik des QR-Codes selbst.
Lieferanten, die selbst nicht wissen, was in ihrem Material steckt. Besonders bei Unternehmen mit internationalen Lieferketten dauert die Abfrage von Zusammensetzung und Herkunft länger als erwartet, weil auch der Lieferant des Lieferanten befragt werden muss.
Ein Pass pro falscher Einheit. Manche Unternehmen erstellen pro verkaufter Einheit einen neuen Pass, während ein Produktpass für mehrere Varianten desselben Produkts oft ausreichend ist und deutlich weniger Verwaltungsaufwand mit sich bringt.
Warten, bis die eigene Produktgruppe "an der Reihe" ist. Unternehmen, die alles aufschieben, bis die Verpflichtung konkret wird, stellen fest, dass die Datenbestandsaufnahme allein bereits mehr Zeit kostet als gedacht — während bereits beginnen, bevor die eigene Produktgruppe an der Reihe ist genau diesen Vorteil bringt, dass kein Zeitdruck entsteht.
Personal, das nicht weiß, was von ihm erwartet wird. Die Daten für ein Paspoort entstehen nicht automatisch; jemand muss sie eingeben, überprüfen und aktuell halten. Ohne klare Anleitung entstehen hier Fehler, die später bei einer Kontrolle wieder ans Licht kommen.

Was Sie dokumentieren können

Ein Paspoort beginnt nicht bei der Technik, sondern bei der Verwaltung, die ihm vorausgeht. Dinge, die ein Unternehmen jetzt schon dokumentieren kann, auch unabhängig davon, wann die eigene Produktgruppe verpflichtend wird:

Eine Übersicht pro Produkt der Materialien, Bauteile und Stoffe, die darin enthalten sind, mit Quellenangabe pro Lieferant.
Eine Liste von Reparatur- und Wartungsanweisungen pro Produktmodell, einschließlich wer diese intern verwaltet.
Vereinbarungen mit Lieferanten über die regelmäßige Mitteilung von Änderungen der Zusammensetzung, damit das Paspoort nicht veraltet.
Einen internen Verantwortlichen oder ein Team, das die Dateneingabe und -überprüfung übernimmt, mit einer klaren Aufgabenverteilung.
Dokumentation, welche Produktvarianten unter welches Paspoort fallen und warum.

Für Unternehmen, die wissen möchten, wie sich diese Schritte zueinander verhalten, gibt dem schrittweisen Ansatz für das Produktpaspoort eine Reihenfolge an, die sich an das oben Gesagte anpasst. Und weil die Technik hinter dem Paspoort weniger eingreifend ist als die Datenbestandsaufnahme davor, ist es für viele Unternehmen bereits möglich, eine Testversion des Produktpasports zu erstellen bevor es überhaupt von einer gesetzlichen Frist die Rede ist. Dieses Testen bringt oft schon Klarheit darüber, welcher Aufwand am größten sein wird: nicht der QR-Code, sondern das Ordnen der zugrunde liegenden Daten.

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Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.