Hvad giver et produktpas ud over det, der skal til?

Hvad du konkret skal gøre

Det digitale produktpas diskuteres normalt som en forpligtelse: artikel 9 i ESPR (forordning (EU) 2024/1781) fastslår, hvilke oplysninger det skal indeholde, og resten af forordningen regulerer, for hvilke produktgrupper dette gælder. Det er det bindende aspekt. Men en virksomhed, der kun behandler passet som en byrde, går glip af noget. Den samme dataindsamling, som gøres obligatorisk, er nemlig også simpelthen forretningsoplysninger — om egne leverandører, egne materialer, egen produktionslinje — som kan anvendes til andre formål.

Hvad der forventes af dig

Dokumentering af oplysninger om materialer og sammensætning

Forordningen kræver oplysninger om materialer, komponenter og stoffer i et produkt, i det omfang det er relevant for den pågældende produktgruppe. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det i praksis, at en person — ofte fra indkøb eller teknik — skal høre alle leverandører om, hvad der præcist er i et produkt. Det arbejde er i sig selv værdifuldt: virksomheder, der foretager denne kortlægning, opdager regelmæssigt, hvor der er dobbelte leverandører, hvor materialespecifikationer er forældede, eller hvor der findes et billigere alternativ, som ingen tidligere har overvejet, fordi sammensætningen aldrig før har været systematisk dokumenteret.

Inddragelse af oplysninger om reparation og vedligeholdelse

For produkter, hvor reparation er relevant, forventer artikel 9 oplysninger om demontering, komponenter og vedligeholdelse. Det tvinger en virksomhed til at dokumentere, hvad der indtil nu ofte kun har været i en servicemontørs hoved. Den dokumentation kan bruges til virksomhedens egen kundeservice, til distributører, der selv tilbyder vedligeholdelse, og til udarbejdelse af klare reparationsvejledninger, som måske endnu mangler eller er spredt over forskellige dokumenter.

Demonstration af produkternes oprindelse og sporbarhed

Et pas forbinder oplysninger med et specifikt produkt eller produktmodel, identificerbart via QR-databæreren. For en mellemstørrelses virksomhed betyder det, at der skal være et system, hvormed et produkt eller en batch af produkter kan spores tilbage til de anvendte råstoffer og produktionsprocessen. Når man først har etableret det system, kan man også bruge det ved en tilbagekaldelse, ved en klage over et specifikt parti, eller når en større kunde spørger, hvor dennes leverandørkæde kommer fra.

Tilgængeliggørelse af oplysninger i hele produktets levetid

Forordningen kræver, at oplysningerne i passet forbliver tilgængelige, også efter produktets salg. I praksis kræver det en hostingløsning, som ikke afhænger af eksistensen af en enkelt webside på virksomhedens eget site. Virksomheder, der først har investeret heri, har dermed også opbygget et arkiv over alle produktversioner, som de nogensinde har bragt på markedet — noget som juridiske afdelinger og garantiafdelinger ofte mangler.

Hvor det går galt i praksis

En række situationer dukker gentagne gange op hos virksomheder, der arbejder med passet:

• Oplysninger spredt over for mange afdelinger. Indkøb kender materialerne, teknik kender reparationsvejledningerne, marketing kender emballageoplysingerne — men ingen har det samlede overblik. Passet tvinger disse oplysninger til at blive samlet, og det sammenbragende arbejde viser sig ofte at være det største knudepunkt, ikke selve QR-kodens teknik.
• Leverandører, der selv ikke ved, hvad der er i deres materiale. Især hos virksomheder med internationale leverandørkæder tager det længere tid end forventet at få oplysninger om sammensætning og oprindelse, fordi leverandøren hos leverandøren også skal høres.
• Ét pas pr. forkert enhed. Nogle virksomheder laver et nyt pas for hver solgt enhed, mens et produktpas for flere varianter af det samme produkt ofte er tilstrækkeligt og medfører meget mindre administrativ byrde.
• Venten på, at egen produktgruppe "er på skemaet". Virksomheder, der udskyder alt til forpligtelsen bliver konkret, opdager, at datainventarisationen alene tager mere tid end forventet — mens begynde før den egen produktgruppe bliver relevant netop det fordel giver, at der ikke opstår tidspres.
• Personale, som ikke ved, hvad der forventes af dem. Dataene til et passeport kommer ikke automatisk til stand; nogen skal registrere dem, kontrollere dem og holde dem opdaterede. Uden klar vejledning opstår der fejl her, som senere, ved en kontrol, kommer op igen.

Hvad du kan dokumentere

Et passeport begynder ikke med teknikken, men med administrationen, som ligger forude. Sager, som en virksomhed nu allerede kan dokumentere, også uafhængigt af spørgsmålet om, hvornår den egen produktgruppe bliver obligatorisk:

• Et overblik pr. produkt over, hvilke materialer, dele og stoffer det indeholder, med kildehenvisning pr. leverandør.
• En liste over reparations- og vedligeholdelsesinstruktioner pr. produktmodel, inklusive hvem, som forvalter disse internt.
• Aftaler med leverandører om periodisk at meddele ændringer i sammensætning, så passeportet ikke bliver forældet.
• En intern ansvarlig eller team, som påtager sig dataregistrering og -kontrol, med en klar opgavefordeling.
• Dokumentation af, hvilke produktvarianter, som falder under hvilket passeport, og hvorfor.

For virksomheder, som ønsker at vide, hvordan disse trin forhold sig til hinanden, giver den trinvise fremgangsmåde for produktpasset en rækkefølge, som passer til det ovenfor nævnte. Og fordi teknikken bag passeportet er mindre indgribende end datainventarisationen foran det, er det for mange virksomheder allerede muligt at oprette en testversion af produktpasset før der overhovedet er tale om en lovmæssig frist. At teste resulterer ofte allerede i indsigt i, hvad der skal tage mest arbejde: ikke QR-koden, men det at få orden på de underliggende data.