Der Betrag, den Sie für die Aktualisierung eines digitalen Produktpass aufwenden, hängt von drei Dingen ab: wie viele Produkttypen Sie haben, wie oft sich die dahinter liegenden Daten ändern, und ob Sie diese Verwaltung selbst durchführen oder auslagern. Eine einmalige Einrichtung des Produktpass ist also nicht das ganze Bild; solange ein Produkt auf dem Markt ist, müssen die darin enthaltenen Informationen korrekt bleiben.
Dieser Unterschied zwischen "Einrichtung" und "Verwaltung" ist wichtig zu verstehen, bevor Sie einen Betrag bei einem Dienstleister anfragen. Ein Lieferant ändert sich, ein Material verändert sich, eine Produktgruppe erhält zusätzliche Anforderungen: jede Änderung, die für den Produktpass relevant ist, muss eingearbeitet werden. Die Kosten dafür unterscheiden sich stark zwischen Unternehmen, und genau deshalb lässt sich kein Festbetrag nennen, ohne die eigene Situation zu betrachten.
Woher der Betrag kommt
Die Verordnung selbst nennt keinen Preis; dieser ergibt sich aus der Art und Weise, wie Sie den Produktpass verwalten lassen. Erfolgt dies manuell, wird vor allem die Zeit eines Mitarbeiters die Kostenkalkulation bestimmen: jemand muss Änderungen erkennen, die richtigen Felder anpassen und überprüfen, ob der QR-Datenträger noch auf die richtige, aktuelle Version verweist. Arbeiten Sie mit einer Plattform oder einem Abonnement, liegt der Preis meist in einer festen Gebühr pro Produktgruppe oder pro Anzahl aktiver Produktpässe, ergänzt um das, was sich ändert, wenn sich die Regelgeving für Ihre Produktgruppe selbst ändert.
Drei Faktoren wiegen am schwersten. Erstens die Anzahl der Produkttypen: ein Produktpass pro Modell oder Variante bedeutet mehr Zeilen zum Verwalten als ein Produktpass für eine ganze Produktlinie. Zweitens die Änderungshäufigkeit: ein Produkt, das selten seine Zusammensetzung oder seinen Lieferanten ändert, kostet weniger Verwaltung als ein Produkt, dessen Spezifikationen regelmäßig verschoben werden. Drittens die Aufbewahrungspflicht: der Produktpass muss für einen Zeitraum verfügbar bleiben, der je nach Produktgruppe unterschiedlich sein kann, und diese Hosting-Verpflichtung zählt in einen Abonnementspreis, auch in Jahren, in denen sich nichts ändert.
Was oft unterschätzt wird
Unternehmen, die zum ersten Mal einen Produktpass einführen, kalkulieren oft nur die Startkosten ein: das Sammeln von Dokumenten, die Eingabe von Daten, die Erstellung des QR-Codes. Die laufende Seite — wer überprüft, ob die Daten noch korrekt sind, wer passt den Produktpass bei einem neuen Lieferanten an, wer beobachtet, welche Gesetzesänderung für diese Produktgruppe gültig wird — wird dabei manchmal vergessen. Das ist nicht unlogisch, denn diese Verpflichtung entsteht erst nach der ersten Eingabe, aber sie bleibt bestehen, solange das Produkt auf dem Markt ist.
Es lohnt sich daher, bei einem Angebot nicht nur auf den Startbetrag zu schauen, sondern auch darauf, was passiert, wenn sich etwas ändert: Ist eine Anpassung inbegriffen, oder wird sie separat in Rechnung gestellt? Ist die Aufbewahrungspflicht für die verbleibende Laufzeit im Preis enthalten, oder läuft sie nach einem Jahr ab? Wer ist verantwortlich, wenn eine Produktgruppe eine zusätzliche Anforderung erhält, die noch nicht im Produktpass enthalten war? Für wen es sinnvoll ist, diese Fragen an seinen eigenen Softwareanbieter oder seine Plattform zu stellen, ist es nützlich, vorher zu wissen, welche Bestandteile eines Produktpasses standardmäßig zu einer Verpflichtung gehören; die Erläuterung pro Thema in der Wissensdatenbank bietet einen Überblick pro Situation.
Wie Sie eine Indikation für Ihre eigene Situation erhalten
Da der Betrag stark von der Anzahl der Produktgruppen und dem Umfang der Änderung abhängt, ist eine allgemeine Kostenübersicht immer nur eine Richtlinie. Ein genaueres Bild entsteht erst, wenn Sie wissen, in welchen Produktgruppen Ihr Unternehmen tätig ist und welche Verpflichtungen damit verbunden sind. die kostenlose Produktprüfung, die in wenigen Fragen Ihre Situation erfasst bietet dafür einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.
Wenn Sie anschließend wissen möchten, was ein Abonnement zur laufenden Aktualisierung des Produktpasses konkret kostet, finden Sie diese Übersicht auf der Preisseite mit den Abonnementformen pro Produktgruppe. Dort sehen Sie auch den Unterschied zwischen dem, das kostenlos bleibt — die kurze Antwort pro Thema und die Fundstelle im amtlichen Text — und dem, was zum Abonnement gehört, wie die Vorlagen und die Benachrichtigung, sobald sich für Ihre Produktgruppe etwas ändert.
Ob ein bestimmter Ansatz für Ihr Unternehmen ausreichend ist, um Ihre eigenen Verpflichtungen zu erfüllen, ist etwas, das nur Sie selbst, möglicherweise mit einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde, beurteilen können. Sind Sie unsicher, welche Anforderungen für Ihre Produkte genau gelten, finden Sie in den häufig gestellten Fragen zum Produktpass Antworten auf eine Reihe von Fragen, die häufig zusammen mit dieser Kostenfrage auftreten.
Möchten Sie zunächst wissen, ob dieses Thema für Ihr Unternehmen relevant ist, bevor Sie sich die Preise ansehen? Führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank; beide geben Ihnen innerhalb einer halben Stunde ein konkretes Bild Ihrer Situation.