Se a continuidade do seu digital product passport não estiver organizada e o alojamento ficar indisponível devido a uma mudança, insolvência do fornecedor ou simplesmente negligência, o código QR no seu produto deixará de estar vinculado aos dados que deveria conter. A obrigação de manter esses dados disponíveis não desaparece: permanece com o operador do mercado, não com a parte que alojou o pasaporte.
Este é o ponto central que muitas empresas subestimam. Um digital product passport não é um projeto de TI isolado que você contrata uma vez e depois esquece. É uma obrigação contínua, vinculada ao produto em si, e essa obrigação persiste enquanto o produto estiver no mercado ou for utilizado. Quem não o organizar antecipadamente descobre o risco muitas vezes apenas quando já é um problema: numa inspeção, numa reclamação de um cliente, ou quando o fornecedor encerra a atividade.
O que continuidade significa exatamente
A continuidade de um digital product passport abrange três aspetos em simultâneo: os dados têm de ser preservados, o código QR tem de continuar a apontar para uma página funcional, e essa página tem de apresentar as informações corretas e atualizadas. Se um destes três aspetos desaparecer, o pasaporte deixa de estar efetivamente disponível, mesmo que os outros dois se mantenham. Um código QR que conduz a uma mensagem de erro não é diferente de um pasaporte em falta, sob o ponto de vista de uma autoridade supervisora ou de um cliente.
A regulamentação deixa o prazo exato de preservação e a implementação técnica dependentes da categoria de produto; o que se aplica exatamente aos seus produtos encontra-se na legislação delegada por categoria. O que surge consistentemente é que a disponibilidade não cessa assim que o produto sai da fábrica. Para a forma como isto se concretiza na prática, pode consultar como os dados são armazenados e de onde vêm.
Quem permanece responsável, mesmo em caso de mudança
Um pressuposto comum é que a responsabilidade se transfere para o fornecedor de software assim que este aloja tecnicamente o passaporte. Não é assim que funciona a divisão de papéis no regulamento: o operador económico que coloca o produto no mercado mantém-se responsável pela disponibilidade do passaporte, independentemente de quem se encarrega da parte técnica. O fornecedor é um executor, não a parte que suporta a obrigação.
Isto significa que uma mudança para outro fornecedor, ou a cessação de um fornecedor existente, não é um detalhe técnico, mas algo que deve acompanhar atentamente. As questões relevantes estão desenvolvidas no base de conhecimentos com explicações por tema, nomeadamente sobre o que acontece aos dados em caso de mudança e como garante isso antecipadamente num contrato.
O que está em jogo concretamente
O risco mais óbvio é que o produto não esteja mais equipado com um passport funcionário no momento em que for solicitado, por um organismo competente, um grande cliente ou um consumidor que escaneie o código QR. As consequências práticas disso dependem do organismo competente responsável pela sua categoria de produto e país, e este não é um tópico sobre o qual este artigo faz previsões.
Além disso, existe um risco mais prático: se um fornecedor cessar a atividade sem que tenha sido acordada uma transferência, podem passar meses até que os dados estejam novamente em ordem, simplesmente porque a recolha da documentação subjacente demora tempo. As empresas que já passaram por este processo sabem que é mais rápido se os documentos de origem estiverem bem arquivados, independentemente de qual plataforma os aloja nesse momento.
O que já pode registar agora
A maioria dos riscos de continuidade podem ser limitados fazendo três acordos prévios: quem gere os dados de origem, como são transferidos quando há uma mudança de fornecedor, e o que acontece se o próprio fornecedor deixar de operar. Estas não são questões jurídicas que apenas um advogado pode responder, são acordos contratuais que pode incluir agora ou verificar num contrato existente.
Se a sua própria situação está suficientemente coberta e quais são os prazos exactos para o seu grupo de produtos é algo para o qual é melhor consultar um jurista ou reler o próprio texto do regulamento. Se primeiro quer ter uma ideia de onde está agora, pode em poucas perguntas obter uma indicação da sua situação, ou ler as perguntas frequentes para uma primeira orientação.