Si la continuité de votre passeport numérique de produit n'est pas assurée, et que l'hébergement disparaît suite à un changement de fournisseur, à une faillite du prestataire ou simplement à de la négligence, le code QR sur votre produit ne peut plus être relié aux données qui doivent s'y trouver. L'obligation de maintenir ces données disponibles ne disparaît pas pour autant : elle incombe à l'opérateur économique, et non à la partie qui hébergeait le passeport.
C'est le point clé que de nombreuses entreprises sous-estiment. Un passeport de produit n'est pas un projet informatique ponctuel que vous lancez et oubliez ensuite. C'est une obligation permanente, liée au produit lui-même, et cette obligation perdure tant que le produit est commercialisé ou utilisé. Ceux qui ne règlent pas cela à l'avance découvrent souvent le risque au moment où il devient un problème : lors d'un contrôle, suite à une plainte d'un client, ou quand le fournisseur ferme ses portes.
Ce que signifie exactement la continuité
La continuité d'un passeport numérique de produit porte sur trois éléments à la fois : les données doivent être conservées, le code QR doit continuer à pointer vers une page fonctionnelle, et cette page doit afficher les informations correctes et à jour. Si l'un de ces trois éléments disparaît, le passeport n'est pas réellement disponible, même si les deux autres sont intacts. Un code QR qui mène à un message d'erreur est pour une autorité de surveillance ou pour un client équivalent à un passeport manquant.
Le règlement laisse la durée exacte de conservation et la mise en œuvre technique dépendre de la catégorie de produit ; ce qui s'applique exactement à vos produits est indiqué dans la réglementation déléguée de chaque catégorie. Ce qui revient toujours est que la disponibilité ne cesse pas dès que le produit quitte l'usine. Pour la manière dont cela est concrètement mis en œuvre, vous pouvez consulter la manière dont les données sont stockées et d'où elles proviennent.
Qui reste responsable, même en cas de changement
Une hypothèse très courant est que la responsabilité se transfère au prestataire logiciel dès qu'il héberge techniquement le passeport. Ce n'est pas ainsi que la répartition des rôles fonctionne dans le règlement : l'opérateur économique qui met le produit sur le marché reste responsable de la disponibilité du passeport, indépendamment de qui assure la techniquement. Le fournisseur est un exécutant, pas la partie qui porte l'obligation.
Cela signifie qu'un changement vers un autre prestataire, ou l'arrêt d'un fournisseur existant, n'est pas un simple détail technique mais quelque chose que vous devez suivre vous-même. Les questions pertinentes à ce sujet sont développées dans le base de connaissances avec explications par sujet, notamment sur ce qui arrive aux données en cas de changement et comment vous imposez cela à l'avance dans un contrat.
Ce qui est réellement en jeu
Le risque le plus évident est que le produit ne soit plus pourvu d'un passeport fonctionnelle au moment où il y est demandé, par une autorité de surveillance, un grand client ou un consommateur qui scanne le code QR. Les conséquences concrètes dépendent de l'autorité de surveillance compétente pour votre catégorie de produit et votre pays, et ce n'est pas quelque chose sur lequel cet article formule une prédiction.
En outre, un risque plus pratique se pose : si un fournisseur cesse sans qu'un transfert ne soit convenu, il peut s'écouler des mois avant que les données ne soient à nouveau en ordre, simplement parce que la collecte de la documentation sous-jacente prend du temps. Les entreprises qui ont déjà connu ce processus savent que cela va plus vite si les documents source sont bien archivés, indépendamment de la plateforme qui les héberge à ce moment-là.
Ce que vous pouvez fixer dès maintenant
La plupart des risques de continuité peuvent être limités en prenant au préalable trois accords : qui gère les données sources, comment elles sont transférées lors d'un changement de fournisseur, et ce qui se passe si le fournisseur lui-même s'arrête. Ce ne sont pas des questions juridiques que seul un avocat peut résoudre, ce sont des accords contractuels que vous pouvez d'ores et déjà inclure, ou vérifier dans un contrat existant.
Si votre propre situation est suffisamment couverte, et quels délais s'appliquent précisément pour votre groupe de produits, c'est quelque chose pour lequel il est préférable de consulter un juriste ou de lire vous-même le texte du règlement. Si vous souhaitez d'abord vous faire une idée de votre situation actuelle, vous pouvez en quelques questions obtenir une indication de votre situation, ou lire les questions fréquemment posées pour une première orientation.