Si la continuidad de su pasaporte digital de producto no está organizada, y el alojamiento desaparece debido a un cambio de proveedor, la insolvencia del proveedor o simplemente por negligencia, el código QR en su producto ya no podrá rastrearse hasta los datos que deberían estar asociados. La obligación de mantener esos datos disponibles no desaparece: esa obligación recae sobre el agente económico, no sobre la parte que alojó el pasaporte.
Este es el punto clave que muchas empresas subestiman. Un pasaporte de producto no es un proyecto de TI aislado que se encarga una sola vez y luego se olvida. Es una obligación continua, vinculada al producto en sí, y esa obligación continúa mientras el producto esté en el mercado o se utilice. Quienes no lo organicen de antemano, descubren el riesgo a menudo demasiado tarde: durante una inspección, ante una reclamación de un cliente, o cuando el proveedor cierra sus puertas.
Qué significa exactamente continuidad
La continuidad en un pasaporte digital de producto se refiere a tres cosas simultáneamente: los datos deben conservarse, el código QR debe seguir apuntando a una página funcional, y esa página debe mostrar la información correcta y actualizada. Si falta uno de estos tres aspectos, el pasaporte ya no está disponible, aunque los otros dos sean correctos. Un código QR que conduce a un mensaje de error no es diferente para una autoridad de supervisión o un cliente que un pasaporte faltante.
El Reglamento deja que el período de conservación exacto y la especificación técnica dependan del grupo de productos; lo que se aplica exactamente a sus productos se encuentra en la legislación delegada por categoría. Lo que siempre aparece es que la disponibilidad no cesa una vez que el producto sale de la fábrica. Para la forma en que se implementa en la práctica, puede consultar cómo se almacenan los datos y de dónde proceden.
Quién sigue siendo responsable, incluso en caso de cambio de proveedor
Una suposición común es que la responsabilidad se transfiere al proveedor de software una vez que aloja técnicamente el pasaporte. Así no funciona la distribución de funciones en el Reglamento: el agente económico que coloca el producto en el mercado sigue siendo responsable de la disponibilidad del pasaporte, independientemente de quién proporcione la tecnología. El proveedor es un ejecutor, no la parte que asume la obligación.
Esto significa que cambiar a otro proveedor o dejar de usar un proveedor existente no es un detalle técnico, sino algo que usted debe controlar. Las preguntas relevantes se desarrollan en el base de conocimientos con explicación por tema, incluyendo qué sucede con los datos en caso de cambio de proveedor y cómo puede asegurar esto de antemano en un contrato.
Qué está exactamente en juego
El riesgo más evidente es que el producto no cuente con un pasaporte funcional en el momento en que se solicite, por parte de una autoridad de supervisión, un cliente importante o un consumidor que escanee el código QR. Las consecuencias prácticas dependen de la autoridad de supervisión competente para su grupo de productos y país, y este artículo no hace predicciones al respecto.
Además, existe un riesgo más práctico: si un proveedor cesa sin que se haya acordado una transferencia, puede llevar meses poner los datos en orden nuevamente, simplemente porque la recopilación de la documentación subyacente requiere tiempo. Las empresas que ya han pasado por este proceso saben que va más rápido si los documentos fuente están bien archivados, independientemente de qué plataforma los aloje en ese momento.
Lo que puede organizar ahora mismo
La mayoría de los riesgos de continuidad se pueden limitar haciendo tres acuerdos previos: quién gestiona los datos de origen, cómo se transfieren cuando cambia de proveedor y qué ocurre si el proveedor deja de operar. No se trata de cuestiones jurídicas que solo un abogado pueda responder, sino de acuerdos contractuales que ya puede incorporar ahora, o que puede comprobar en un contrato existente.
Si su propia situación está suficientemente cubierta y qué plazos se aplican exactamente para su grupo de productos es algo para lo que es mejor que consulte a un jurista o lea el texto del Reglamento usted mismo. Si primero desea hacerse una idea de dónde se encuentra ahora, puede obtener en unos pocos clics una indicación de su situación, o leer las preguntas frecuentes para una primera orientación.