Se la continuità del vostro fascicolo digitale del prodotto non è regolata, e l'hosting viene a mancare a causa di un cambio di fornitore, di un fallimento del fornitore o semplicemente di negligenza, il codice QR sul vostro prodotto non può più essere ricondotto ai dati che dovrebbero stare dietro. L'obbligo di mantenere disponibili questi dati non scompare: rimane a carico dell'operatore del mercato, non della parte che ha ospitato il fascicolo.
Questo è il punto cruciale che molte aziende sottovalutano. Un fascicolo del prodotto non è un progetto IT autonomo che affidate una volta e poi dimenticate. È un obbligo continuativo, collegato al prodotto stesso, e tale obbligo continua finché il prodotto rimane sul mercato o viene utilizzato. Chi non lo regola in anticipo, scopre spesso il rischio solo quando è già un problema: durante un controllo, in seguito a un reclamo di un cliente, o quando il fornitore chiude i battenti.
Che cosa significa esattamente continuità
La continuità di un fascicolo digitale del prodotto riguarda tre cose contemporaneamente: i dati devono rimanere conservati, il codice QR deve continuare a rimandare a una pagina funzionante, e quella pagina deve mostrare le informazioni corrette e aggiornate. Se uno di questi tre elementi viene a mancare, il fascicolo è di fatto non più disponibile, anche se gli altri due sono ancora corretti. Un codice QR che rimanda a un messaggio di errore non è diverso, per un'autorità di vigilanza o per un cliente, da un fascicolo mancante.
Il regolamento lascia il periodo esatto di conservazione e l'implementazione tecnica dipendenti dalla categoria di prodotto; ciò che si applica esattamente ai vostri prodotti è specificato nella normativa delegata per categoria. Quello che invece ricorre sempre è che la disponibilità non si arresta nel momento in cui il prodotto lascia lo stabilimento. Per il modo in cui ciò viene implementato nella pratica, potete consultare come i dati vengono archiviati e da dove provengono.
Chi rimane responsabile, anche in caso di cambio fornitore
Un presupposto comune è che la responsabilità si trasferisca al fornitore di software non appena questo ospita tecnicamente il passaporto. Non è così che funziona la divisione dei ruoli nel regolamento: l'operatore economico che immette il prodotto sul mercato rimane responsabile della disponibilità del passaporto, indipendentemente da chi fornisce la tecnologia. Il fornitore è un esecutore, non la parte che sostiene l'obbligo.
Ciò significa che un cambio verso un altro fornitore, o l'interruzione di un fornitore esistente, non è un dettaglio tecnico ma qualcosa che deve seguire personalmente. Le domande rilevanti in questo contesto sono dettagliate in knowledge base with explanations by topic, tra l'altro su cosa succede ai dati in caso di cambio fornitore e come assicurarsi contrattualmente di questo in anticipo.
Cosa è concretamente in gioco
Il rischio più ovvio è che il prodotto non sia più dotato di un passaporto funzionante nel momento in cui viene richiesto, da un'autorità di vigilanza, da un grande acquirente o da un consumatore che scansiona il codice QR. Le conseguenze pratiche di ciò dipendono dall'autorità di vigilanza competente per la vostra categoria di prodotto e il vostro paese, e questo articolo non fa previsioni al riguardo.
Inoltre, c'è un rischio più pratico: se un fornitore cessa l'attività senza che sia stato concordato un trasferimento, possono trascorrere mesi prima che i dati siano di nuovo in ordine, semplicemente perché la raccolta della documentazione sottostante richiede tempo. Le aziende che hanno già affrontato questo percorso sanno che è più veloce se i documenti di origine sono ben archiviati, indipendentemente da quale piattaforma li ospiti in quel momento.
Quello che potete già documentare ora
La maggior parte dei rischi di continuità può essere limitata facendo tre accordi in anticipo: chi gestisce i dati di origine, come vengono trasferiti quando cambia il fornitore, e cosa accade se il fornitore stesso si ferma. Non si tratta di questioni giuridiche che solo un avvocato può risolvere, ma di accordi contrattuali che potete già inserire ora, o verificare in un contratto esistente.
Se la vostra situazione personale è sufficientemente coperta, e quali termini si applicano esattamente per il vostro gruppo di prodotti, è qualcosa per cui è meglio consultare un giurista o leggere il testo del regolamento stesso. Se volete prima farvi un'idea della vostra situazione attuale, potete in poche domande ottenere un'indicazione della vostra situazione, o leggere le domande frequenti per un primo orientamento.