Jeśli ciągłość cyfrowego paszportu produktu nie jest zabezpieczona, a hosting znika z powodu przejścia, upadłości dostawcy lub zwykłego zaniedbania, kod QR na Twoim produkcie nie będzie już możliwy do powiązania z danymi, które powinny za nim stać. Obowiązek utrzymywania dostępności tych danych nie znika: pozostaje po stronie uczestnika rynku, a nie po stronie podmiotu, który hostował paszport.
To jest kluczowy punkt, który wiele firm niedocenia. Paszport produktu to nie oddzielny projekt IT, który wykonujesz jednorazowo i potem zapominasz. To obowiązek ciągły, powiązany z samym produktem, i obowiązek ten trwa tak długo, jak produkt znajduje się na rynku lub jest używany. Kto tego z wyprzedzeniem nie zabezpieczy, odkrywa ryzyko często dopiero w momencie, gdy staje się już problemem: podczas kontroli, w przypadku skargi odbiorcy lub gdy dostawca zamyka się.
Co dokładnie oznacza ciągłość
Ciągłość cyfrowego paszportu produktu dotyczy trzech rzeczy jednocześnie: dane muszą być zachowane, kod QR musi wskazywać na działającą stronę, a ta strona musi wyświetlać prawidłowe, aktualne informacje. Jeśli zniknie jeden z tych trzech elementów, paszport faktycznie nie jest już dostępny, nawet jeśli pozostałe dwa są w porządku. Kod QR, który prowadzi do komunikatu o błędzie, nie różni się dla organu nadzoru lub odbiorcy od brakującego paszportu.
Rozporządzenie pozostawia dokładny okres przechowywania i wypełnienie techniczne zależne od kategorii produktu; co dokładnie dotyczy Twoich produktów, zawarte jest w aktach delegowanych dla każdej kategorii. Co się zawsze pojawia, to fakt, że dostępność nie kończy się w momencie, gdy produkt opuszcza fabrykę. W jaki sposób to w praktyce się realizuje, możesz przeczytać, jak dane są przechowywane i skąd pochodzą.
Kto pozostaje odpowiedzialny, również podczas zmiany dostawcy
Powszechnym błędnym założeniem jest to, że odpowiedzialność przenosi się na dostawcę oprogramowania w momencie, gdy techniczny host paszportu. Tak nie działa podział ról w rozporządzeniu: uczestnik rynku, który wprowadza produkt na rynek, pozostaje odpowiedzialny za dostępność paszportu, niezależnie od tego, kto zapewnia technologię. Dostawca to wykonawca, a nie strona ponoszące obowiązek.
To oznacza, że przejście do innego dostawcy lub zaprzestanie istniejącego dostawcy to nie szczegół techniczny, ale coś, co musisz sam śledzić. Jakie pytania to dotyczy, szczegółowo wyjaśniono w baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu, między innymi dotyczące tego, co stanie się z danymi podczas przejścia i jak to wymuszysz z wyprzedzeniem w umowie.
Co dokładnie jest na szali
Najbardziej oczywiste ryzyko to, że produkt nie będzie wyposażony w działający paszport w momencie, gdy będzie o to proszony, przez organ nadzoru, dużego odborcę lub konsumenta skanującego kod QR. Jakie będą praktyczne skutki, zależy od organu nadzoru kompetentnego dla Twojej kategorii produktu i kraju, a to nie jest coś, w czym ten artykuł prognozuje.
Ponadto pojawia się bardziej praktyczne ryzyko: jeśli dostawca się zamyka bez wcześniej uzgodnionego przeniesienia, może upłynąć kilka miesięcy, zanim dane będą ponownie w porządku, po prostu dlatego, że zebranie podstawowej dokumentacji zajmuje czas. Firmy, które już przeszły tę procedurę, wiedzą, że to idzie szybciej, jeśli dokumenty źródłowe są dobrze zarchiwizowane, niezależnie od tego, jaka platforma je w danym momencie hostuje.
Co możesz ustalić już teraz
Większość ryzyk związanych z ciągłością można ograniczyć, zawierając trzy umowy wstępne: kto zarządza danymi źródłowymi, jak się je przekazuje w przypadku zmiany dostawcy i co się dzieje, gdy dostawca sam zaprzestaje działalności. Nie są to pytania prawne, na które może odpowiedzieć tylko adwokat, są to ustalenia umowne, które możecie już teraz wpisać do umowy lub sprawdzić w istniejącej umowie.
Czy Wasza własna sytuacja jest wystarczająco chroniona i jakie dokładnie terminy obowiązują dla Waszej grupy produktów, to kwestia, dla której najlepiej skonsultować się z prawnikiem lub przeczytać samą tekst rozporządzenia. Jeśli chcecie najpierw uzyskać wgląd w Waszą obecną sytuację, możecie w kilku pytaniach otrzymać wskazanie Waszej sytuacji, lub przeczytać najczęściej zadawane pytania, aby się zapoznać.