Hvis kontinuiteten af dit digitale produktpas ikke er reguleret, og hostingen forsvinder på grund af en transition, en insolvens hos leverandøren eller blot uopmærksomhed, kan QR-koden på dit produkt ikke længere spores tilbage til de data, som den skal henvise til. Forpligtelsen til at holde disse data tilgængelige forsvinder ikke: denne forbliver hos markedsaktøren, ikke hos den part, som hostede passet.
Det er det centrale punkt, som mange virksomheder undervurderer. Et produktpas er ikke et selvstændigt it-projekt, som du gennemfører engangsvis og derefter glemmer. Det er en løbende forpligtelse, der er knyttet til selve produktet, og denne forpligtelse løber så længe produktet er på markedet eller bliver brugt. Hvis man ikke regulerer det på forhånd, opdager man risikoen ofte først, når det allerede er et problem: ved en kontrol, ved en klage fra en køber, eller når leverandøren lukker.
Hvad kontinuitet præcis betyder
Kontinuitet i forbindelse med et digitalt produktpas handler om tre ting samtidigt: data skal bevares, QR-koden skal fortsætte med at henvise til en fungerende side, og denne side skal vise de korrekte, aktuelle oplysninger. Hvis en af disse tre forsvinder, er passet faktisk ikke længere tilgængeligt, selv hvis de to andre stadig stemmer. En QR-kode, som fører til en fejlmeddelelse, er for en tilsynsmyndighed eller en køber ikke anderledes end et manglende pas.
Forordningen overlader den præcise bevaringsfrist og den tekniske udformning afhængig af produktgruppen; hvad der præcist gælder for dine produkter, fremgår af den delegerede retsakt for hver kategori. Det, som altid kommer tilbage, er, at tilgængeligheden ikke stopper, så snart produktet forlader fabrikken. For den måde, hvorpå det i praksis bliver udformet, kan du læse om, hvordan data gemmes, og hvor de kommer fra.
Hvem der forbliver ansvarlig, også ved en transition
En hyppig antagelse er, at ansvar flytter til softwareleverandøren, så snart denne teknisk hoster passet. Det er ikke, hvordan rollefordelingen i forordningen fungerer: markedsaktøren, som bringer produktet på markedet, forbliver ansvarlig for tilvejebringelsen af passet, uanset hvem der varetager teknikken. Leverandøren er en udøver, ikke den part, som bærer forpligtelsen.
Det betyder, at en transition til en anden udbyder, eller en lukning af en eksisterende leverandør, ikke er en teknisk detalje, men noget, som du selv skal følge op på. Hvilke spørgsmål der hører til her, er detaljeret gennemgået i vidensbase med forklaringer pr. emne, bl.a. om, hvad der sker med data ved en transition, og hvordan du på forhånd tvinger det igennem i en kontrakt.
Hvad der konkret står på spil
Den mest åbenlyse risiko er, at produktet ikke er forsynet med et fungerende pas på det tidspunkt, hvor der stilles spørgsmål om det, af en tilsynsmyndighed, en stor køber eller en forbruger, som scanner QR-koden. Hvad konsekvenserne heraf er i praksis, afhænger af den tilsynsmyndighed, som er kompetent for din produktgruppe og land, og det er ikke noget, som denne artikel foretager en forudsigelse om.
Desuden spiller en mere praktisk risiko ind: hvis en leverandør stopper uden, at der er aftalt en overdragelse, kan det tage måneder, før data igen er på plads, blot fordi indsamlingen af det underliggende dokumentation tager tid. Virksomheder, der allerede har gennemgået denne proces, ved, at det går hurtigere, hvis killedokumenterne er godt arkiveret, uafhængigt af, hvilken platform der på det tidspunkt hoster dem.
Hvad du allerede nu kan fastlægge
De fleste kontinuitetrisici kan begrænses gennem tre forudgående aftaler: hvem der administrerer kildedata, hvordan de overføres ved skift af leverandør, og hvad der sker, hvis leverandøren selv holder op. Det er ikke juridiske spørgsmål, som kun en advokat kan besvare, det er kontraktlige aftaler, som du allerede kan inkludere nu, eller kontrollere i en eksisterende kontrakt.
Om din egen situation er tilstrækkeligt dækket, og hvilke frister der præcist gælder for din produktgruppe, er noget, som du bedst rådfører dig med en juridisk sagfører om eller selv læser teksten i forordningen. Ønsker du først at få et indtryk af, hvor du står nu, kan du få en indikation af din situation i et par spørgsmål, eller læse de hyppigt stillede spørgsmål for en første orientering.