Wenn die Kontinuität Ihres digitalen Produktpasses nicht geregelt ist und das Hosting aufgrund eines Wechsels, einer Insolvenz des Lieferanten oder einfach aus Nachlässigkeit wegfällt, kann der QR-Code auf Ihrem Produkt nicht mehr auf die Daten zurückgeführt werden, die dahinter stecken sollen. Die Verpflichtung, diese Daten verfügbar zu halten, entfällt damit nicht: Sie bleibt beim Marktakteur liegen, nicht bei dem Unternehmen, das den Pass gehostet hat.
Das ist der Kernpunkt, den viele Unternehmen unterschätzen. Ein Produktpass ist kein isoliertes IT-Projekt, das Sie einmalig durchführen und danach vergessen. Es ist eine laufende Verpflichtung, die an das Produkt selbst gebunden ist, und diese Verpflichtung dauert solange an, wie das Produkt auf dem Markt ist oder verwendet wird. Wer das nicht im Voraus regelt, entdeckt das Risiko oft erst in dem Moment, in dem es bereits ein Problem ist: bei einer Kontrolle, bei einer Beschwerde eines Abnehmers oder wenn der Lieferant die Geschäftstätigkeit einstellt.
Was Kontinuität genau bedeutet
Kontinuität bei einem digitalen Produktpass bezieht sich auf drei Dinge gleichzeitig: Die Daten müssen erhalten bleiben, der QR-Code muss weiterhin auf eine funktionierende Seite verweisen, und diese Seite muss die richtige, aktuelle Information anzeigen. Fällt eine dieser drei Komponenten weg, ist der Pass praktisch nicht mehr verfügbar, auch wenn die anderen beiden noch stimmen. Ein QR-Code, der zu einer Fehlermeldung führt, ist für eine Aufsichtsbehörde oder einen Abnehmer nicht anders als ein fehlender Pass.
Die Verordnung lässt die genaue Aufbewahrungsdauer und die technische Ausgestaltung abhängig von der Produktgruppe; was genau für Ihre Produkte gilt, ist in der delegierten Regelgebung pro Kategorie festgelegt. Was jedoch immer wieder vorkommt, ist, dass die Verfügbarkeit nicht endet, sobald das Produkt das Werk verlässt. Für die Art und Weise, wie dies in der Praxis umgesetzt wird, können Sie nachlesen, wie die Daten gespeichert werden und woher sie stammen.
Wer verantwortlich bleibt, auch bei einem Wechsel
Eine häufige Annahme ist, dass die Verantwortung an den Softwarelieferanten übergeht, sobald dieser den Pass technisch hostet. So funktioniert die Rollenverteilung in der Verordnung nicht: Der Marktakteur, der das Produkt auf den Markt bringt, bleibt verantwortlich für die Verfügbarkeit des Passes, unabhängig davon, wer die Technik bereitstellt. Der Lieferant ist ein Ausführender, nicht die Partei, die die Verpflichtung trägt.
Das bedeutet, dass ein Wechsel zu einem anderen Anbieter oder die Beendigung einer bestehenden Lieferantenbeziehung kein technisches Detail ist, sondern etwas, das Sie selbst überwachen müssen. Welche Fragen dazu gehören, ist in dem ausgearbeitet Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema, unter anderem darüber, was mit den Daten bei einem Wechsel geschieht und wie Sie das im Voraus vertraglich durchsetzen.
Was konkret auf dem Spiel steht
Das naheliegendste Risiko ist, dass das Produkt nicht mit einem funktionierenden Pass ausgestattet ist, wenn dieser angefordert wird, sei es durch eine Aufsichtsbehörde, einen großen Abnehmer oder einen Verbraucher, der den QR-Code scannt. Welche Auswirkungen dies in der Praxis hat, hängt von der Aufsichtsbehörde ab, die für Ihre Produktgruppe und Ihr Land zuständig ist, und darüber macht dieser Artikel keine Vorhersage.
Darüber hinaus besteht ein praktischeres Risiko: Wenn ein Lieferant stoppt, ohne dass eine Übergabe vereinbart wurde, kann es Monate dauern, bis die Daten wieder in Ordnung sind, einfach weil die Erfassung der zugrunde liegenden Dokumentation Zeit kostet. Unternehmen, die diesen Prozess bereits durchlaufen haben, wissen, dass es schneller geht, wenn die Quelldokumente ordnungsgemäß archiviert sind, unabhängig davon, welche Plattform sie zu diesem Zeitpunkt hostet.
Was Sie jetzt bereits festlegen können
Die meisten Kontinuitätsrisiken lassen sich durch drei vorherige Absprachen begrenzen: wer die Quelldaten verwaltet, wie diese bei einem Lieferantenwechsel übertragen werden, und was geschieht, wenn der Lieferant selbst seine Tätigkeit einstellt. Dies sind keine rechtlichen Fragen, die nur ein Anwalt beantworten kann, sondern vertragliche Vereinbarungen, die Sie bereits jetzt treffen können oder bei einem bestehenden Vertrag überprüfen können.
Ob Ihre eigene Situation ausreichend abgedeckt ist und welche Fristen für Ihre Produktgruppe genau gelten, ist etwas, für das Sie am besten einen Rechtsanwalt konsultieren oder den Text der Verordnung selbst lesen. Wenn Sie zunächst einen Überblick über Ihre aktuelle Situation erhalten möchten, dann können Sie in einigen wenigen Fragen einen Überblick über Ihre Situation erhalten, oder die häufig gestellten Fragen lesen, um sich zunächst zu orientieren.