Het korte antwoord
Technisch gezien kunt u met een gratis online tool binnen een minuut een QR-code genereren. Dat is niet het lastige onderdeel. Waar het om gaat bij het digitaal productpaspoort is wat er achter die code zit: een dataset die actueel, bereikbaar en op de juiste manier gestructureerd blijft, gedurende de periode die voor uw productgroep geldt. De code zelf is dus het makkelijke deel; het onderhouden van wat de code ontsluit, is waar de meeste vragen ontstaan.
De verordening stelt eisen aan wat een datadrager over het algemeen moet kunnen: uniek te herleiden zijn tot één product, duurzaam aangebracht of gekoppeld zijn, en leesbaar blijven gedurende de levensduur van het product. Voor veel productgroepen moeten de precieze technische specificaties nog per gedelegeerde handeling worden vastgesteld. Dat betekent dat wie nu zelf een QR-code aanmaakt, rekening moet houden met een systeem dat later mogelijk moet worden aangepast aan een standaard die nog niet definitief is.
Wat u zelf kunt regelen
Het aanmaken van een afbeelding met een QR-patroon is geen kunst. Ook het plakken of graveren van die code op een product, verpakking of typeplaatje is iets wat vrijwel elk bedrijf zelf kan uitvoeren. Voor bedrijven met een klein assortiment en beperkte wijzigingen in productgegevens is dat een overzichtelijke klus.
Waar het ingewikkelder wordt, is bij het achterliggende deel: de pagina of dataset die de code opent. Die moet online blijven staan, aangepast worden zodra productinformatie wijzigt, en beschikbaar blijven voor wie bevoegd is die te raadplegen — ook als uw bedrijf van softwareleverancier wisselt, van domeinnaam verandert, of stopt met een bepaald product. Dat vraagt niet om eenmalige actie, maar om een voorziening die jarenlang stabiel blijft draaien.
De afweging tussen zelf bouwen en uitbesteden
Bij het zelf bouwen van deze voorziening komt meer kijken dan een website met QR-codes. U heeft dan IT-capaciteit nodig om de dataset structureel te onderhouden, kennis van de technische standaarden zodra die per productgroep zijn vastgesteld, en een plan voor wat er gebeurt als een medewerker die het systeem beheert vertrekt of als de gebruikte software niet meer wordt onderhouden. Voor bedrijven die dit als eenmalig project zien, is dat een ander soort investering dan voor bedrijven die het als doorlopende verplichting beschouwen.
Uitbesteden verschuift die verantwoordelijkheid naar een partij die de hosting, de koppeling en de technische actualisatie als kernactiviteit heeft. Dat betekent niet dat u nergens meer naar hoeft te kijken: de gegevens die in het paspoort staan, blijven een verantwoordelijkheid van de fabrikant of importeur, ongeacht wie de technische kant verzorgt. Wat verschuift, is het onderhoud van de datadrager zelf en de garantie dat die gedurende de vereiste periode bereikbaar blijft. Bij prodpas.eu wordt dat onderdeel bijvoorbeeld tien jaar gehost, zodat u niet zelf hoeft te borgen dat de link over vijf of acht jaar nog werkt.
Wanneer zelf doen praktisch blijft
Voor een bedrijf met een handvol producten die zelden wijzigen, kan een eigen opzet lang werkbaar zijn. Voor bedrijven met veel productvarianten, regelmatige wijzigingen, of producten in meerdere EU-landen wordt het onderhoud sneller een taak op zich, zeker omdat het toezicht per land kan verschillen in de manier waarop het wordt uitgevoerd. Een goede eerste stap is niet de vraag "kan ik dit zelf", maar "hoeveel onderhoud vraagt dit structureel van mijn organisatie". Met een paar vragen zicht krijgen op uw situatie geeft daar een eerste indicatie van, zonder dat u meteen een keuze hoeft te maken.
Om te begrijpen waar de gegevens voor een paspoort vandaan komen en hoe de koppeling met de datadrager technisch in elkaar zit, is het nuttig om te lezen hoe dat proces in de praktijk werkt. Wie de kosten van beide routes naast elkaar wil leggen, vindt een overzicht bij de tarieven en wat daarin zit. En voor losse begrippen of twijfels over de eigen rol is het raadzaam om de antwoorden op veelgestelde vragen na te lopen, voordat u een keuze vastlegt.
Tot slot
Deze tekst beschrijft de verordening in algemene zin en is geen juridisch advies over uw specifieke situatie. Voor een oordeel over wat in uw geval verplicht is, is de officiële tekst op EUR-Lex leidend, en voor twijfel over de toepassing daarvan is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst een indruk krijgen van wat er voor uw producten speelt, voordat u kiest tussen zelf doen en uitbesteden? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank.