come preparo i miei dipendenti a lavorare con la carta del prodotto

Più reparti ne sono coinvolti, non solo la qualità

Il digital product passport non è un progetto IT isolato ma un insieme di obblighi che attraversa trasversalmente l'organizzazione, e questo significa che la preparazione è più che fare clic su un sistema per un singolo dipendente. L'approvvigionamento deve ottenere i dati dai fornitori, la qualità o la conformità deve sapere quali informazioni sono obbligatorie secondo l'articolo 10 del ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), la produzione o l'ingegneria deve sapere cosa segnalare sul prodotto stesso, e il servizio clienti o i resi riceve in un certo momento domande dai clienti che scansionano il codice QR e non capiscono qualcosa. Chi tratta il passport come un compito che si aggiunge "da qualche parte" rischia che la preparazione rimanga bloccata in una sola persona che non ha tutte le informazioni in azienda — e questo è esattamente dove spesso le cose vanno storte.

Si tratta di preparazione al processo, non di formazione legale

Questa spiegazione riguarda l'organizzazione pratica di un team: chi fa cosa, quali dati devono provenire da dove, e chi è il punto di contatto se qualcosa va storto. Non si tratta di impartire un corso di diritto europeo a tutti coloro che hanno a che fare con il passport — per la maggior parte dei ruoli non è necessario e nemmeno utile. Non si tratta nemmeno della questione se un prodotto specifico rientra già nelle norme; questo viene determinato per gruppo di prodotti separatamente e la risposta a questa domanda si trova sulla pagina su se il digital product passport si applica a prodotti specifici. La preparazione del team è quindi una questione organizzativa, non legale — sebbene l'organizzazione naturalmente sia interessata da ciò che la legge obbliga.

L'ordine è fisso per gruppo di prodotti, non il momento per il vostro team

Quando un digital product passport diventa obbligatorio varia in base al gruppo di prodotti: questo viene determinato tramite piani di lavoro e atti delegati come descritto nell'articolo 18 dell'ESPR, che riguarda la prioritizzazione e la pianificazione dei gruppi di prodotti. Per la maggior parte dei gruppi di prodotti la data precisa non è ancora fissata nel momento in cui un produttore inizia a prepararsi, e questa non è nemmeno una ragione per aspettare. Fino a quando l'obbligo non entra in vigore per un gruppo di prodotti specifico non cambia nulla per il team in termini di ciò che è legalmente obbligatorio — ma il tempo necessario per mettere in ordine i dati, collegare i sistemi e orientare i colleghi è indipendente da quella data legale. Chi aspetta fino a quando la data è fissata prima di iniziare, inizia con meno tempo rispetto a chi inizia prima; questa idea viene ulteriormente sviluppata sulla pagina su se è saggio iniziare prima che un gruppo di prodotti sia affrontato.

Ecco come affrontare la preparazione del team

Il primo passo è designare un proprietario del tema all'interno dell'organizzazione — non necessariamente qualcuno che esegue tutto da solo, ma qualcuno che tiene traccia di chi fornisce quale parte dei dati. Successivamente segue un inventario: quali gruppi di prodotti ha l'organizzazione, quali informazioni su di essi sono già disponibili (specifiche tecniche, composizione dei materiali, provenienza dei componenti, informazioni su riparazione e riciclaggio), e chi all'interno dell'azienda o presso un fornitore ha queste informazioni. Questo è coerente con l'articolo 38 dell'ESPR, che stabilisce requisiti per gli attori della catena di approvvigionamento — il che significa che la preparazione spesso non si ferma all'interno dell'organizzazione ma richiede anche il contatto con i fornitori su ciò che devono fornire e quando.

Successivamente è utile determinare chi sul campo di lavoro ha a che fare con il passport: qualcuno che compila o fornisce il passport, qualcuno che controlla se i dati sono corretti prima della pubblicazione, e qualcuno che risponde se un'autorità di vigilanza o un cliente pone domande. Per quest'ultimo ruolo è utile sapere in anticipo cosa un'autorità di vigilanza può effettivamente chiedere durante un controllo, in modo che un dipendente non sia confrontato con quella domanda per la prima volta quando arriva un ispettore; questo è descritto sulla pagina su quello che un'autorità di controllo chiede durante un'ispezione. Successivamente è consigliabile esercitarsi con una versione non ufficiale del passaporto, in modo che il team sperimenti il funzionamento prima che diventi obbligatorio; come funziona è descritto nella pagina su la creazione preliminare di una versione di prova. Chi importa più varianti dello stesso prodotto farebbe bene a chiarire subito come ciò viene gestito con un unico passaporto o con più passaporti, poiché ciò influisce direttamente sul modo in cui i dati vengono strutturati — vedi la pagina su un passaporto per più varianti di prodotto. Infine, è consigliabile chiarire all'interno del team cosa fornisce il passaporto al di là di un obbligo, in modo che la preparazione non sia percepita solo come un onere; questo è illustrato nella pagina su cosa fornisce un passaporto.

La base giuridica: articoli 9, 10, 18 e 38 dell'ESPR

L'obbligo di un passaporto digitale del prodotto deriva dall'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), e i requisiti sostanziali cui deve conformarsi il passaporto sono indicati nell'articolo 10. Quale gruppo di prodotti è interessato e quando è stabilito dalla prioritizzazione nell'articolo 18, e gli obblighi specifici degli attori della catena di approvvigionamento — fabbricanti, importatori, distributori — derivano dall'articolo 38. Nel complesso, questi articoli non stabiliscono come un team debba essere preparato, ma determinano quali compiti spettano infine a chi, e quindi anche chi all'interno di un'organizzazione deve sapere in tempo cosa ci si aspetta da lui o da lei.

Chi ora vuole iniziare con la preparazione del team, farebbe bene a iniziare con l'inventario dei gruppi di prodotti e dei dati disponibili, e da lì percorrere i passaggi descritti nella pagina su affrontare il passaporto del prodotto passo dopo passo.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Il passaporto digitale del prodotto non è un modulo compilato una sola volta e poi riposto. È un flusso di dati che va dall'acquisto alla qualità alla vendita al servizio clienti, e in ognuno di questi punti lavorano persone che devono sapere qualcosa, compilare qualcosa o spiegare qualcosa. Chi tratta il passaporto solo come un progetto IT o come un progetto legale, prima o poi scoprirà che la pratica non segue questa classificazione.

Cosa ci si aspetta da lei

Fornire dati corretti e aggiornati

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che il passaporto digitale del prodotto contiene le informazioni prescritte ed è accessibile tramite il supporto dati sul prodotto. Queste informazioni non vengono dal nulla: qualcuno nell'organizzazione le inserisce, le verifica o le fornisce a un fornitore di servizi. Per un'azienda di 10-100 dipendenti, questo di solito significa che gli approvvigionamenti, la qualità o la gestione dei prodotti forniscono i dati di base — materiali, provenienza, risultati dei test, informazioni sulla riparazione — e che qualcun altro converte questi dati nel passaporto vero e proprio. Se nessuno sa chi è quel "qualcun altro", il compito rimane in sospeso finché qualcuno non lo nota per caso.

Garantire che il passaporto soddisfi i requisiti corretti

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti tecnici e funzionali cui deve conformarsi il passaporto digitale del prodotto, come il collegamento a un codice di identificazione univoco e l'accessibilità tramite il supporto dati. Questo riguarda non solo chi crea il contenuto, ma anche chi testa il passaporto prima che il prodotto esca dalla fabbrica. In pratica, è spesso un compito che ricade tra la qualità e la logistica: chi verifica che il codice QR sulla scatola effettivamente rimanda al passaporto giusto, e chi lo fa per una nuova variante di prodotto?

Sapere quando quale gruppo di prodotti è interessato

L'articolo 18 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) riguarda la prioritizzazione e la pianificazione dei gruppi di prodotti: non tutto diventerà obbligatorio contemporaneamente. Per un'azienda attiva in più gruppi di prodotti, questo significa che diversi team dovranno intervenire in momenti diversi. Chi non segue questo centralmente rischia che il gruppo di prodotti A sia già ben preparato mentre il gruppo di prodotti B non ha ancora iniziato, semplicemente perché nessuno ha mantenuto una visione d'insieme. Il digital product passport si applica ai miei prodotti? è una domanda che non viene risolta una sola volta, ma viene ripresa per ogni gruppo di prodotti.

Condividere e ricevere dati dalla catena di approvvigionamento

L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti per gli attori nella catena di approvvigionamento, il che significa che un fabbricante o importatore spesso dipende dai fornitori per una parte dei dati di base. Per il team, questo significa che l'approvvigionamento assume un ruolo che va oltre il prezzo e i tempi di consegna: occorre anche chiedere la composizione materiale, l'origine o altri dati del passaporto, e questa conversazione deve condurla qualcuno che sa perché quella domanda è rilevante.

Dove le cose vanno male in pratica

Un modello frequentemente osservato è che la responsabilità viene attribuita all'"IT" perché il passaporto è digitale, mentre l'IT non dispone dei dati di base e non sa neanche quali informazioni di riparazione sono rilevanti per un prodotto specifico. Il passaporto rimane quindi tecnicamente in piedi, ma sostanzialmente vuoto o obsoleto.

Una seconda situazione si verifica quando il dipartimento qualità fornisce dati per il passaporto del prodotto principale, ma non per le varianti che seguono successivamente. In posso utilizzare una carta del prodotto per più varianti dello stesso prodotto risulta che una variante non può automaticamente riutilizzare lo stesso passaporto non appena materiali o proprietà differiscono — e questo è precisamente il momento in cui un team senza un accordo chiaro lascia cadere la palla.

Una terza: il servizio clienti riceve domande sul passaporto — perché c'è scritto questo, perché manca quello — ma non ha mai ricevuto un briefing su cosa il passaporto fa e non fa. Questo porta a risposte che non sono corrette o a una domanda che rimane a rimbalzare internamente senza un responsabile.

Una quarta situazione si presenta nel caso di acquisizione di scorte esistenti o di vecchie linee di prodotti: qualcuno in fabbrica assume che la vecchia scorta non abbia bisogno di un passaporto, mentre cosa faccio con le scorte di prodotti già presenti quando entrano in vigore le regole mostra che non si tratta semplicemente di un'assunzione che può essere fatta senza verificare.

Una quinta: nessuno nel team è designato a rispondere quando arriva un'autorità di vigilanza. Cosa chiede un'autorità di vigilanza durante un controllo sui prodotti? chiarisce che questa conversazione non deve essere improvvisata — e questo richiede qualcuno che sappia in anticipo dove si trovano quali documenti.

Cosa potete documentare

Una panoramica di chi fornisce quali dati di base, per gruppo di prodotti: approvvigionamento, qualità, R&D, o un fornitore esterno.
Un proprietario designato per ogni gruppo di prodotti che segua il passaporto e la relativa pianificazione, soprattutto in considerazione dell'implementazione graduale che deriva dall'articolo 18 dell'ESPR.
Una procedura standard per le nuove varianti di prodotti, in modo che sia chiaro chi valuta se un passaporto esistente può essere riutilizzato o no.
Una breve istruzione per il servizio clienti e la vendita su cosa contiene il passaporto, dove rimanda il codice QR e a chi indirizzare le domande di merito.
Accordi con i fornitori su quali dati forniscono e in quale forma, in linea con l'articolo 38 dell'ESPR.
Un momento di test prima del lancio, durante il quale si verifica se il supporto dati rimanda al passaporto corretto; posso già creare una versione di test del passaporto del prodotto descrive come si presenta nella pratica.
Un fascicolo per gruppo di prodotti con i documenti di base sottostanti, in modo che un controllo non porti a cercare ma a fornire.

Per le aziende che non sanno ancora da dove iniziare, Come affronto il passaporto dei prodotti per i prodotti passo dopo passo? offre un ordine che può servire come base per l'allocazione delle responsabilità interne — spesso è un punto di partenza più piacevole che inserire il passaporto immediatamente come un unico grande progetto presso un unico dipartimento.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con AI basato sulle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.