Πώς προετοιμάζω τους υπαλλήλους μου για να εργάζονται με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Το διαβατήριο προϊόντος δεν είναι μια φόρμα που συμπληρώνεται μια φορά και στη συνέχεια αποθηκεύεται. Είναι μια ροή δεδομένων που πηγαίνει από την αγορά προς την ποιότητα, προς την πώληση και προς την εξυπηρέτηση πελατών, και σε κάθε ένα από αυτά τα μέρη εργάζονται άνθρωποι που πρέπει να γνωρίζουν κάτι, να συμπληρώσουν κάτι ή να εξηγήσουν κάτι. Όποιος αντιμετωπίζει το διαβατήριο μόνο ως έργο ΠΛ ή ως νομικό έργο, θα ανακαλύψει νωρίτερα ή αργότερα ότι η πράξη δεν υπακούει σε αυτή την κατηγοριοποίηση.

Τι αναμένεται από εσάς

Παροχή δεδομένων σωστά και ενημερωμένα

Το άρθρο 9 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) ρυθμίζει ότι το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος περιέχει τις προδιαγραφόμενες πληροφορίες και είναι προσβάσιμο μέσω του μέσου δεδομένων στο προϊόν. Αυτές οι πληροφορίες δεν εμφανίζονται από το πουθενά: κάποιος στον οργανισμό τις εισάγει, τις ελέγχει ή τις παρέχει σε έναν πάροχο υπηρεσιών. Για μια επιχείρηση 10 έως 100 υπαλλήλων, αυτό συνήθως σημαίνει ότι η αγορά, η ποιότητα ή η διαχείριση προϊόντων παρέχουν τα πρωτογενή δεδομένα — υλικά, προέλευση, αποτελέσματα δοκιμών, πληροφορίες επισκευής — και ότι κάποιος άλλος μετατρέπει αυτά τα δεδομένα στο ίδιο το διαβατήριο. Αν κανείς δεν γνωρίζει ποιος είναι αυτός ο "κάποιος άλλος", το έργο μένει απούσα έως ότου κάποιος το παρατηρήσει τυχαία.

Διασφάλιση ότι το διαβατήριο πληροί τις σωστές απαιτήσεις

Το άρθρο 10 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) περιγράφει τεχνικές και λειτουργικές απαιτήσεις που πρέπει να πληροί το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, όπως η σύνδεση με έναν μοναδικό κωδικό ταυτοποίησης και η προσβασιμότητα μέσω του μέσου δεδομένων. Αυτό δεν αφορά μόνο όποιον δημιουργεί το περιεχόμενο, αλλά και όποιον δοκιμάζει το διαβατήριο προτού το προϊόν φύγει από την αποθήκη. Στην πράξη, αυτό είναι συχνά ένα έργο που πέφτει ανάμεσα στην ποιότητα και την εφοδιαστική: ποιος ελέγχει ότι ο κωδικός QR στο κουτί οδηγεί όντως στο σωστό διαβατήριο, και ποιος το κάνει σε μια νέα παραλλαγή προϊόντος;

Γνώση του χρόνου κατά τον οποίο είναι σε ποιο σημείο κάθε κατηγορία προϊόντων

Το Άρθρο 18 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) αφορά την προτεραιότητα και τον σχεδιασμό ομάδων προϊόντων: δεν θα γίνει υποχρεωτικό για όλα ταυτόχρονα. Για μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε πολλές ομάδες προϊόντων, αυτό σημαίνει ότι διαφορετικές ομάδες θα πρέπει να δράσουν σε διαφορετικές στιγμές. Όποιος δεν παρακολουθεί αυτό κεντρικά, κινδυνεύει η ομάδα προϊόντων A να είναι ήδη πολύ προετοιμασμένη ενώ η ομάδα προϊόντων B δεν έχει ξεκινήσει ακόμα, απλώς και μόνο επειδή κανείς δεν διατήρησε τη γενική εικόνα. Ισχύει το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος για τα προϊόντα μου; είναι ένα ερώτημα που επομένως δεν απαντάται μία φορά, αλλά ανά ομάδα προϊόντων.

Ανταλλαγή δεδομένων με και λήψη δεδομένων από την αλυσίδα εφοδιασμού

Το Άρθρο 38 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) περιγράφει τις απαιτήσεις για τους φορείς της αλυσίδας εφοδιασμού, κάτι που σημαίνει ότι ένας κατασκευαστής ή εισαγωγέας είναι συχνά εξαρτημένος από τους προμηθευτές τους για ένα μέρος των αρχικών δεδομένων. Για την ομάδα αυτό σημαίνει ότι η προμήθεια αποκτά ρόλο που υπερβαίνει την τιμή και το χρόνο παράδοσης: πρέπει επίσης να ζητηθούν στοιχεία για τη σύνθεση των υλικών, την προέλευση ή άλλα δεδομένα διαβατηρίου, και αυτή τη συνομιλία πρέπει να διεξάγει κάποιος που γνωρίζει γιατί αυτό το ερώτημα είναι σχετικό.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Ένα συχνά παρατηρούμενο μοτίβο είναι ότι η ευθύνη δίνεται στο «IT» επειδή το διαβατήριο είναι ψηφιακό, ενώ το IT δεν έχει τα αρχικά δεδομένα και επίσης δεν γνωρίζει ποιες πληροφορίες επισκευής είναι σχετικές για ένα συγκεκριμένο προϊόν. Το διαβατήριο παραμένει τότε τεχνικά δυνατό, αλλά ουσιαστικά άδειο ή ξεπερασμένο.

Μια δεύτερη κατάσταση είναι ότι το τμήμα ποιότητας παρέχει δεδομένα για το διαβατήριο του κύριου προϊόντος, αλλά όχι για τις παραλλαγές που ακολουθούν αργότερα. Στο Μπορώ να χρησιμοποιήσω ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος για πολλές παραλλαγές του ίδιου προϊόντος αποδεικνύεται ότι μια παραλλαγή δεν μπορεί αυτόματα να επαναχρησιμοποιήσει το ίδιο διαβατήριο μόλις διαφέρουν τα υλικά ή τα χαρακτηριστικά — και αυτή είναι ακριβώς η στιγμή όπου μια ομάδα χωρίς σαφή συμφωνία αφήνει ένα κενό.

Ένα τρίτο: το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών λαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με το διαβατήριο — γιατί είναι αυτό μέσα, γιατί λείπει εκείνο — αλλά δεν έχει λάβει ποτέ ενημέρωση σχετικά με το τι κάνει το διαβατήριο και τι όχι. Αυτό οδηγεί σε απαντήσεις που δεν είναι σωστές ή σε ένα ερώτημα που παραμένει εσωτερικά αναπηδά χωρίς κάποιο υπεύθυνο.

Μια τέταρτη κατάσταση παίζει κατά την ανάληψη υπάρχουσας προμήθειας ή σε παλιές γραμμές προϊόντων: κάποιος στο εργοτάξιο υποθέτει ότι η παλιά προμήθεια δεν χρειάζεται διαβατήριο, ενώ τι κάνω με την προμήθεια προϊόντων που υπάρχουν ήδη όταν ισχύουν οι κανόνες δείχνει ότι αυτό δεν είναι απλώς μια υπόθεση που μπορεί να γίνει χωρίς έλεγχο.

Ένα πέμπτο: κανείς στην ομάδα δεν έχει οριστεί να ανταποκριθεί αν ένας επιθεωρητής επισκεφθεί. Τι ζητά ένας επιθεωρητής κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου προϊόντων; καθιστά σαφές ότι αυτή η συνομιλία δεν πρέπει να α即προσδιορίζεται — και αυτό απαιτεί κάποιον που γνωρίζει εκ των προτέρων πού βρίσκονται τα έγγραφα.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Ένα περιοδικό των φορέων που παρέχουν τα αρχικά δεδομέναανά ομάδα προϊόντων: προμήθεια, ποιότητα, R&D, ή ένας εξωτερικός προμηθευτής.
• Ένας ορισμένος ιδιοκτήτης ανά ομάδα προϊόντων που παρακολουθεί το διαβατήριο και τον συνοδευτικό σχεδιασμό του, ιδιαίτερα λαμβάνοντας υπόψη τη σταδιακή εφαρμογή που προκύπτει από το Άρθρο 18 του ESPR.
• Μια σταθερή διαδικασία για νέες παραλλαγές προϊόντωνέτσι ώστε να είναι σαφές ποιος αποφασίζει αν ένα υπάρχον διαβατήριο μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί ή όχι.
• Μια σύντομη ενημέρωση για τους ανταποκριτές εξυπηρέτησης πελατών και πωλήσεων σχετικά με τα περιεχόμενα του διαβατηρίου, στο οποίο αναφέρεται ο κωδικός QR και στον οποίο φτάνουν οι ουσιαστικές ερωτήσεις.
• Συμφωνίες με τους προμηθευτές σχετικά με το ποια δεδομένα παρέχουν και σε ποια μορφή, σύμφωνα με το Άρθρο 38 του ESPR.
• Μια δοκιμαστική στιγμή πριν από τη διάθεσηόπου ελέγχεται αν ο φορέας δεδομένων οδηγεί στο σωστό διαβατήριο. Μπορώ να δημιουργήσω μια δοκιμαστική έκδοση του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος περιγράφει πώς φαίνεται αυτό στην πράξη.
• Ένα δοσιέ ανά ομάδα προϊόντων με τα υποκείμενα έγγραφα προέλευσης, έτσι ώστε ένας έλεγχος να μην οδηγεί σε αναζήτηση αλλά στην παροχή.

Για τις επιχειρήσεις που δεν γνωρίζουν ακόμα από πού να ξεκινήσουν, το Πώς αντιμετωπίζω το διαβατήριο προϊόντος για προϊόντα βήμα προς βήμα; προσφέρει μια σειρά που μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για τη διανομή εργασιών εσωτερικά — συχνά αυτό είναι ένα πιο ευχάριστο σημείο εκκίνησης από το να τοποθετηθεί το διαβατήριο αμέσως ως ένα μεγάλο έργο σε ένα τμήμα.