Il ruolo che ricoprite determina chi è responsabile
Il regolamento sui passaporti dei prodotti digitali distingue diversi ruoli nella catena: il fabbricante, l'importatore, il rappresentante autorizzato e il distributore. Ogni ruolo comporta obblighi diversi. Chi si definisce fabbricante mentre in realtà si tratta di importazione da un paese al di fuori dell'UE può assumersi obblighi che in realtà spettano a qualcun altro nella catena, o viceversa. Il regolamento stesso descriveche la responsabilità deriva dalla situazione effettiva, non dal nome che un'azienda si attribuisce.
Cosa succede concretamente se tale valutazione non è corretta dipende dalla situazione e viene infine valutato dall'autorità competente di vigilanza o, in caso di controversia, da un tribunale. Questo articolo descrive quanto stabilito dal regolamento al riguardo e dove potete verificare autonomamente quale ruolo si adatta alla vostra azienda; non è una valutazione della vostra situazione personale, per questo vi rinviamo a un avvocato o all'autorità di vigilanza.
Perché il ruolo nella catena è importante
Il passaporto del prodotto digitale non è un documento separato che qualcuno redige da qualche parte. Il regolamento collega l'obbligo di fare redigere il passaporto, di farlo ospitare e di mantenerlo accessibile a una specifica parte della catena. Di solito è il fabbricante, ma per i prodotti importati da fuori l'UE, determinati obblighi si trasferiscono all'importatore o al rappresentante autorizzato. Un distributore ha invece un ruolo diverso e più limitato.
Questa distinzione non è intesa in senso amministrativo. Determina chi è il punto di contatto quando un'autorità di vigilanza pone domande, chi è responsabile dell'accuratezza dei dati nel passaporto e chi deve garantire che il supporto dati QR sul prodotto sia presente e leggibile. Chi non ha ancora ben chiaro questi concetti può leggere tranquillamente la spiegazione per ogni ruolo prima di prendere decisioni su chi in azienda se ne incarica.
Cosa stabilisce il regolamento in merito a una valutazione scorretta
Il regolamento stesso non dedica un capitolo separato dal titolo "conseguenze di una determinazione errata del ruolo". Quel che vi è contenuto è che gli obblighi sono collegati al ruolo che una parte effettivamente svolge, indipendentemente da come tale parte si definisce nei contratti o sul sito web. Ciò significa che un'azienda che si definisce distributore, ma che in realtà agisce come importatore perché è la prima parte nell'UE a immettere un prodotto da un paese terzo sul mercato, viene trattata anche come importatore per gli obblighi correlati.
La conseguenza pratica è che l'obbligo di far redigere un passaporto del prodotto non scompare perché un'azienda presumeva che un altro anello della catena lo avrebbe gestito. Le autorità di vigilanza, durante un controllo, tengono conto del ruolo effettivo, non del presupposto che un'azienda aveva al riguardo. Quel che questo significa in un caso individuale dipende dalle circostanze ed è compito dell'autorità di vigilanza o, in caso di dubbio preliminare, di un avvocato valutarlo.
Dove questo va storto nella pratica
In pratica, l'incertezza sorge spesso tra le aziende che operano in varie capacità: un grossista che rivende sia i prodotti dei fabbricanti europei sia quelli importati dall'Asia, per esempio. Per un prodotto, tale azienda è distributore, per un altro è importatore, e gli obblighi differiscono per linea di prodotto. Accade inoltre che un fabbricante presuma che il fornitore di software che ospita tecnicamente il passaporto sia responsabile anche dell'accuratezza dei dati. Questo è un malinteso: l'ospite gestisce l'aspetto tecnico, la responsabilità del contenuto rimane presso la parte che svolge il ruolo nella catena.
Per vedere come questo tipo di distinzione viene fatta in altre aziende, può essere utile esaminare le risposte a domande simili di altri imprenditori . Questo non sostituisce una consulenza legale, ma dà comunque un'idea di quali problemi le aziende incontrano nella pratica.
Come definire con precisione il proprio ruolo
Il ruolo che un'azienda ha deriva dai fatti: chi immette il prodotto per primo sul mercato europeo, chi figura sull'imballaggio, chi ha la relazione con il fabbricante al di fuori dell'UE. Questi fatti sono spesso già definiti nella documentazione esistente, come i contratti di acquisto, i documenti doganali e la marcatura CE. Non è necessario scoprire tutto da zero; si tratta di combinare ciò che già esiste.
Chi vuole vedere dove la propria situazione corrisponde approssimativamente, può in poche domande ottenere una prima indicazione. Questo è un punto di partenza, non una sentenza definitiva. Per la determinazione definitiva del ruolo e degli obblighi associati, il testo stesso della verordine e il parere di un giurista o dell'autorità di vigilanza competente rimangono determinanti. Chi vuole sapere da dove provengono le informazioni su questa piattaforma, può consultare la spiegazione del nostro metodo di lavoro.
Se non avete ancora un'idea chiara del vostro ruolo nella catena, un buon punto di partenza è la scansione rapida gratuita o una lettura attenta della knowledge base, dove i concetti sono spiegati uno per uno.