Den rolle, du påtager dig, bestemmer, hvem der er ansvarlig
Forordningen om digitale produktpaspotter skelner mellem forskellige roller i kæden: producenten, importøren, den bemyndigede repræsentant og distributøren. Hver rolle er forbundet med andre forpligtelser. Hvis man udgiver sig for at være producent, mens man faktisk importerer fra et land uden for EU, kan man påtage sig forpligtelser, som egentlig tilhører andre i kæden, eller omvendt. Forordningen selv beskriver, at ansvaret følger af den faktiske situation, ikke af det navn, som en virksomhed giver sig selv.
Hvad der konkret sker, hvis denne vurdering ikke er korrekt, afhænger af situationen og vurderes i sidste instans af den kompetente tilsynsmyndighed eller, i tilfælde af en tvist, af en domstol. Denne artikel beskriver, hvad forordningen siger herom, og hvor du selv kan kontrollere, hvilken rolle der passer til din virksomhed; det er ikke en vurdering af din egen situation, derfor henviser vi til en jurist eller tilsynsmyndigheden.
Hvorfor rollen i kæden er vigtig
Det digitale produktpasport er ikke et selvstændigt dokument, som nogen opretter et sted. Forordningen knytter forpligtelsen til at få pasportet udarbejdet, hostet og gjort tilgængeligt til en specifik part i kæden. Normalt er det producenten, men for produkter, der importeres fra uden for EU, flyttes visse forpligtelser til importøren eller den bemyndigede repræsentant. En distributør har igen en anden, mere begrænset rolle.
Dette skel er ikke administrativt beregnet. Det bestemmer, hvem der er kontaktpunkt, når en tilsynsmyndighed stiller spørgsmål, hvem der er ansvarlig for rigtigheden af oplysningerne i pasportet, og hvem der skal sikre, at QR-datamediet på produktet er til stede og læseligt. Hvis man endnu ikke har fået begreberne helt på plads, kan man læse forklaringen pr. rolle i ro før der træffes beslutninger om, hvem i virksomheden der skal håndtere dette.
Hvad forordningen siger om en forkert vurdering
Forordningen selv nævner ikke et separat kapitel med titlen "konsekvenser af en forkert rollfastsættelse". Det, der står, er, at forpligtelser er knyttet til den rolle, som en part faktisk udfylder, uanset hvad den part kalder sig selv i kontrakter eller på hjemmesiden. Det betyder, at en virksomhed, der kalder sig distributør, men faktisk optræder som importør, fordi den som første part i EU bringer et produkt fra et tredjeland på markedet, også behandles som importør for de tilhørende forpligtelser.
Den praktiske konsekvens er, at forpligtelsen til at få udarbejdet et produktpasport ikke forsvinder, fordi en virksomhed antog, at et andet led i kæden ville stå for det. Tilsynsmyndigheder ser under en kontrol på den faktiske rolle, ikke på den antagelse, som en virksomhed havde herom. Hvad dette betyder i det enkelte tilfælde, afhænger af omstændighederne og er op til tilsynsmyndigheden eller, hvis der er tvivl på forhånd, en jurist at vurdere.
Hvor dette i praksis går galt
I praksis opstår der ofte uklarhed hos virksomheder, der er aktive i flere kapaciteter: en grossist, der både videresælger produkter fra europæiske producenter og selv importerer fra Asien, for eksempel. For det ene produkt er denne virksomhed distributør, for det andet importør, og forpligtelserne varierer pr. produktlinje. Det forekommer også, at en producent antager, at softwareleverandøren, der teknisk hoster passet, også er ansvarlig for datakorrekthed. Det er en misforståelse: vært udfører det tekniske arbejde, og ansvaret for indholdet forbliver hos den part, der udfylder rollen i kæden.
For at se, hvordan denne slags sondring foretages i andre virksomheder, kan det være brugbart at se svar på lignende spørgsmål fra andre virksomhedsledere gennem. Det erstatter ikke juridisk rådgivning, men giver et billede af, hvad virksomheder i praksis støder på.
Sådan får du din egen rolle på plads
Den rolle, som en virksomhed har, følger af faktiske forhold: hvem bringer produktet først på det europæiske marked, hvem står på emballagen, hvem har forholdet til producenten uden for EU. Disse faktiske forhold er ofte allerede fastsat i eksisterende dokumentation, såsom indkøbskontrakter, tolddokumenter og CE-mærkningen. Det er ikke nødvendigt at afklare dette fra bunden; det handler om at kombinere det, der allerede foreligger.
Hvem der ønsker at se, hvor egen situation cirka ligger, kan få en første indikation i et par spørgsmål. Det er et udgangspunkt, ikke en endelig vurdering. For den endelige fastsættelse af rollen og de forpligtelser, der følger heraf, er teksten i forordningen selv og vurderingen fra en jurist eller den ansvarlige tilsynsmyndighed fortsat vejledende. Hvem der ønsker at vide, hvor oplysningerne på denne platform kommer fra, kan læse det via forklaring af vores arbejdsmetode.
Hvis du endnu ikke har et klart billede af din rolle i kæden, er et godt udgangspunkt den gratis quick-scan eller en grundig gennemgang af vidensbanken, hvor begreberne forklares enkeltvis.