Le rôle que vous assumez détermine qui est responsable
Le règlement relatif aux passeports numériques des produits distingue différents rôles dans la chaîne : le fabricant, l'importateur, le représentant mandaté et le distributeur. Chaque rôle s'accompagne d'obligations différentes. Si une entreprise se présente comme fabricant alors qu'il s'agit en réalité d'une importation d'un pays en dehors de l'UE, elle peut s'imposer des obligations qui incombent en réalité à quelqu'un d'autre dans la chaîne, ou inversement. Le règlement lui-même précise que la responsabilité découle de la situation réelle, non du nom qu'une entreprise se donne.
Ce qu'il advient concrètement si cette évaluation est inexacte dépend de la situation et sera finalement apprécié par l'autorité de surveillance compétente ou, en cas de litige, par un juge. Cet article décrit ce que dit le règlement à ce sujet et vous permet de vérifier quel rôle correspond à votre entreprise ; il ne s'agit pas d'une appréciation de votre propre situation, pour cela nous vous renvoyons à un juriste ou à l'autorité de surveillance.
Pourquoi le rôle dans la chaîne est important
Le passeport numérique du produit n'est pas un document distinct que quelqu'un établit quelque part. Le règlement attache l'obligation de faire établir, d'héberger et de maintenir le passeport accessible à une partie spécifique de la chaîne. Le plus souvent, c'est le fabricant, mais pour les produits importés de pays en dehors de l'UE, certaines obligations se transfèrent à l'importateur ou au représentant mandaté. Un distributeur a un rôle différent, plus limité.
Cette distinction n'est pas seulement une question administrative. Elle détermine qui est le point de contact lorsqu'une autorité de surveillance pose des questions, qui est responsable de l'exactitude des données du passeport, et qui doit s'assurer que le support de données QR est présent sur le produit et reste lisible. Si les concepts ne sont pas encore clairs, vous pouvez consulter calmement l'explication par rôle avant de prendre des décisions sur qui dans l'entreprise s'en chargera.
Ce que dit le règlement sur une mauvaise évaluation
Le règlement lui-même n'inclut pas de chapitre distinct intitulé « conséquences d'une mauvaise détermination du rôle ». Ce qu'il stipule, en revanche, c'est que les obligations sont attachées au rôle qu'une partie remplit réellement, indépendamment de la façon dont cette partie se désigne dans les contrats ou sur le site web. Cela signifie qu'une entreprise qui se présente comme distributeur, mais qui agit en réalité en tant qu'importateur parce qu'elle est le premier acteur dans l'UE à mettre un produit provenant d'un pays tiers sur le marché, sera également traitée comme importateur pour les obligations correspondantes.
La conséquence pratique est que l'obligation de faire établir un passeport du produit ne disparaît pas parce qu'une entreprise pensait qu'un autre maillon de la chaîne s'en chargerait. Les autorités de surveillance examinent le rôle réel lors d'une inspection, non l'hypothèse qu'une entreprise en avait. Ce que cela signifie dans un cas particulier dépend des circonstances et il appartient à l'autorité de surveillance ou, en cas de doute préalable, à un juriste de l'évaluer.
Où cela pose problème dans la pratique
Dans la pratique, une confusion apparaît souvent chez les entreprises qui opèrent dans plusieurs capacités : un grossiste qui revend à la fois des produits de fabricants européens et qui importe lui-même d'Asie, par exemple. Pour un produit, cette entreprise est distributeur, pour un autre importateur, et les obligations diffèrent par gamme de produits. Il arrive aussi qu'un fabricant suppose que le fournisseur de logiciels qui héberge techniquement le passeport est également responsable de l'exactitude des données. C'est une erreur : l'hébergeur assure l'aspect technique, la responsabilité du contenu reste auprès de la partie qui remplit le rôle dans la chaîne.
Pour voir comment ce type de distinction est fait dans d'autres entreprises, il peut être utile de consulter les réponses à des questions similaires d'autres entrepreneurs Cela ne remplace pas un conseil juridique, mais donne une idée des défis que les entreprises rencontrent dans la pratique.
Comment clarifier votre propre rôle
Le rôle qu'une entreprise a découle des faits : qui met le produit en circulation sur le marché européen en premier, qui figure sur l'emballage, qui entretient la relation avec le fabricant en dehors de l'UE. Ces faits sont souvent déjà établis dans la documentation existante, comme les contrats d'achat, les documents douaniers et le marquage CE. Il n'est pas nécessaire de découvrir cela à partir de zéro ; il s'agit de combiner ce qui existe déjà.
Celui qui souhaite voir où sa propre situation se situe à peu près peut en quelques questions obtenir une première indication. C'est un point de départ, pas un jugement définitif. Pour la détermination définitive du rôle et des obligations qui s'y rattachent, le texte du règlement lui-même et l'avis d'un juriste ou de l'autorité compétente de contrôle restent décisifs. Celui qui souhaite savoir d'où provient l'information sur cette plateforme peut le consulter via l'explication de notre méthode de travail.
Si vous n'avez pas encore une image claire de votre rôle dans la chaîne, un bon point de départ est l'analyse rapide gratuite ou un examen tranquille de la base de connaissances, où les concepts sont expliqués un par un.