kan jag låta uppgifterna i produktpasset uppdateras automatiskt

Automatisk uppdatering kan ske, men inte av sig själv

Ja, uppgifter i produktpasset kan uppdateras automatiskt, men det sker inte av sig själv — det är något som måste konfigureras. ESPR föreskriver att passet innehåller aktuella uppgifter och att det är tekniskt möjligt att uppdatera information, men förordningen föreskriver ingen automatisk koppling. Huruvida en uppdatering sker automatiskt beror på hur passet är tekniskt utformat: är det fristående, uppdaterar någon det manuellt; är det kopplat till ett källsystem, kan en ändring där omedelbar genomföras i passet.

För vilka uppgifter automation fungerar och inte fungerar

Den skillnad som spelar roll här är mellan uppgifter som är fastställda vid produktion och uppgifter som förändras under produktens livslängd. En teknisk egenskap som materialsammansättning eller ett testresultat fastställs när produkten tillverkas och förändras inte därefter — där är automatisk uppdatering mindre relevant, eftersom det inte finns något som förändras. Andra uppgifter är däremot dynamiska: en reparationsstatus, en ägarväxling, en uppdatering av en garantitid eller uppgifter som varierar per marknadsregion. För sådan data är en koppling till ett källsystem värdefull, eftersom passet då följer med det som förändras i praktiken, utan att någon behöver mata in det varje gång manuellt. Artikel 10 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) föreskriver att uppgifterna i passet är korrekta, fullständiga och aktuella — det är det krav där automation kan vara ett praktiskt svar, men förordningen föreskriver inte själva tekniken för att uppnå det.

Vad som heller inte hör hit: automation ersatt genom att enkelt ändra. Vem som är behörig att anpassa vilken uppgift och hur det förblir verifierbart är en annan fråga än själva tekniken för uppdatering. En koppling gör processen snabbare, men tar inte bort ansvaret att avgöra vilka uppgifter som är korrekta.

När detta blir relevant är ännu inte fastställt per produktgrupp

Det finns ingen fastställd datum då automatisk uppdatering blir obligatorisk, helt enkelt för att kravet på automation inte finns — vad som är fastställt är kravet att passet måste vara aktuellt när det börjar gälla för en produktgrupp. När det inträffar per produktgrupp bestäms genom delegerad förordning och skiljer sig alltså per produkt. Tills dess att en produktgrupp omfattas av ett krav, behövs inget pass och således inte heller någon uppdateringsfråga. Så snart en produktgrupp omfattas av kravet, gäller kravet på korrekthet och aktualitet från den stunden — hur det tekniskt löses (manuellt eller automatiskt) är upp till tillverkaren eller importören, inom de tekniska ramverk som artikel 11 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) föreskriver för passöverens funktion.

Hur detta hanteras i praktiken

Det första steget är att fastställa vilka uppgifter i passet som verkligen förändras under produktens livslängd och vilka som är fastställda. För de fasta uppgifterna är automation vanligtvis inte nödvändig — de matas in en gång och förblir oförändrade. För de dynamiska uppgifterna är nästa steg att kontrollera om det redan finns ett system där denna information upprätthålls, till exempel ett ERP-system, ett lagersystem eller en serviceadministration. Finns det det, är att ansluta produktpasset till ett ERP- eller lagersystem sättet att se till att en ändring i källan automatiskt genomförs i passet, utan dubbelt arbete.

Därefter är det en fråga om att fastställa vem inom organisationen som får genomföra en ändring och hur ändringen förblir spårbar — inte för att regelverket föreskriver det som en separat process, utan för att ett paspoort som måste vara tillgängligt i tio år eller längre kan byta ägare eller status flera gånger under den perioden. Det väcker också frågan hur länge ett paspoort måste vara tillgängligt, och vad som händer med det om uppgifterna bakom det ändras — se hur länge ett produktpassförteckning måste vara tillgängligt. Den som utarbetar paspoort för flera produktgrupper bör vidare se till att kopplingen är utformad så att en ändring i källsystemet inte av misstag påverkar det felaktiga paspoorten, särskilt när en produkt faller under flera paspoort samtidigt .

Den rättsliga grunden: artikel 9, 10 och 11 i ESPR

Att paspoorten måste innehålla aktuell information följer av artikel 10 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781), som ställer krav på korrekthet, fullständighet och aktualitet för informationen i paspoorten. Artikel 9 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) beskriver vad det digitala produktpasset är till sitt innehål och vilken information det innehåller, och artikel 11 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) reglerar teknisk utformning och drift av paspoorten, inklusive möjligheten att uppdatera uppgifter. Ingen av dessa artiklar föreskriver någon specifik teknik eller automatiseringsform — skyldigheten är resultatet (aktuell, korrekt information), inte metoden för att nå det resultatet.

Den som vill se hur en koppling med eget system kan se ut i praktiken, eller vilken roll en unik identifiering per produkt spelar däri, hittar det i kunskapsbanken; för den exakta texten i artiklarna är den officiella publiceringen av ESPR i EUR-Lex källan att konsultera.