kann ich die Daten im Produktpass automatisch aktualisieren lassen

Automatische Aktualisierung ist möglich, aber nicht automatisch

Ja, Daten im Produktpass können automatisch aktualisiert werden, aber das geschieht nicht von selbst — es ist etwas, das eingerichtet werden muss. Die ESPR verpflichtet dazu, dass der Pass aktuelle Daten enthält und dass es technisch möglich ist, Informationen zu aktualisieren, aber die Verordnung schreibt keine automatische Kopplung vor. Ob eine Aktualisierung automatisch abläuft, hängt davon ab, wie der Pass technisch aufgebaut ist: steht er isoliert, aktualisiert ihn jemand manuell; ist er mit einem Quellsystem gekoppelt, kann eine Änderung dort direkt im Pass wirksam werden.

Für welche Daten Automatisierung funktioniert und für welche nicht

Die Unterscheidung, die hier zählt, ist zwischen Daten, die bei der Produktion feststehen, und Daten, die sich während der Lebensdauer des Produkts verändern. Ein technisches Merkmal wie Materialzusammensetzung oder ein Testergebnis wird in dem Moment festgestellt, in dem das Produkt hergestellt wird, und ändert sich danach nicht mehr — dort ist automatische Aktualisierung weniger relevant, denn es gibt nichts, das sich ändert. Andere Daten sind dagegen dynamisch: ein Reparaturstatus, ein Eigentümerwechsel, eine Aktualisierung einer Garantiefrist oder Daten, die sich je nach Marktregion unterscheiden. Für solche Daten ist eine Kopplung mit einem Quellsystem wertvoll, weil der Pass dann mit dem mitgeht, was sich in der Praxis ändert, ohne dass jemand das jedes Mal einzeln eingeben muss. Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt als Anforderung fest, dass die Daten im Pass korrekt, vollständig und aktuell sind — das ist die Verpflichtung, auf die Automatisierung eine praktische Antwort sein kann, aber die Verordnung selbst schreibt nicht die Technik vor, um das zu erreichen.

Was hier auch nicht darunter fällt: Automatisierung durch einfaches Ändern ersetzen. Wer befugt ist, welches Datum anzupassen, und wie das nachweisbar bleibt, ist eine andere Frage als die Technik der Aktualisierung selbst. Eine Kopplung macht den Prozess schneller, nimmt aber nicht die Verantwortung weg, zu bestimmen, welche Daten korrekt sind.

Wann dies relevant wird, ist noch nicht pro Produktgruppe festgelegt

Es gibt noch keinen festgelegten Termin, ab dem automatische Aktualisierung verpflichtend ist, einfach weil es keine Verpflichtung zur Automatisierung gibt — was hingegen feststeht, ist die Anforderung, dass der Pass aktuell sein muss, sobald er für eine Produktgruppe gilt. Wann das pro Produktgruppe beginnt, wird durch delegierte Verordnung bestimmt und unterscheidet sich daher je nach Produkt. Bis zu dem Zeitpunkt, ab dem eine Produktgruppe unter eine Verpflichtung fällt, ist kein Pass erforderlich und somit auch keine Aktualisierungsfrage. Sobald eine Produktgruppe hingegen unter die Verpflichtung fällt, gilt die Anforderung an Korrektheit und Aktualität ab diesem Zeitpunkt — die Form, in der das technisch gelöst wird (manuell oder automatisch), bleibt dem Hersteller oder Importeur überlassen, im Rahmen der technischen Vorgaben, die Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) an die Funktionsweise des Passes stellt.

Wie dies in der Praxis angegangen wird

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, welche Daten im Pass sich tatsächlich während der Lebensdauer des Produkts verändern und welche feststehen. Für die festen Daten ist Automatisierung meist nicht erforderlich — diese werden einmalig eingegeben und bleiben bestehen. Für die dynamischen Daten ist der nächste Schritt zu überprüfen, ob es bereits ein System gibt, in dem diese Informationen gepflegt werden, wie ein ERP-System, ein Lagerverwaltungssystem oder eine Serviceverwaltung. Wenn ja, dann ist den Produktpass an ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem koppeln die Möglichkeit, um sicherzustellen, dass eine Änderung in der Quelle automatisch im Pass wirksam wird, ohne doppelte Arbeit.

Danach ist es eine Frage, wer innerhalb der Organisation eine Änderung vornehmen darf und wie diese Änderung nachverfolgbar bleibt — nicht weil die Regelgeving diesen Prozess separat vorschreibt, sondern weil ein Paspoort, das zehn Jahre oder länger verfügbar sein muss, während dieser Zeit mehrmals den Eigentümer oder Status wechseln kann. Dies berührt auch die Frage, wie lange ein Paspoort verfügbar bleiben muss und was damit geschieht, wenn sich die dahinter liegenden Daten ändern — siehe wie lange ein Produktpassport verfügbar bleiben muss. Wer Passpoorten für mehrere Produktgruppen erstellt, sollte die Verbindung so einrichten, dass eine Änderung im Quellsystem nicht versehentlich das falsche Paspoort trifft, besonders wenn ein Produkt unter mehreren Passpoorten gleichzeitig fällt.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 9, 10 und 11 der ESPR

Dass das Paspoort aktuelle Daten enthalten muss, ergibt sich aus Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), der Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität als Anforderungen an die Informationen im Paspoort festlegt. Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, was das digitale Produktpasspoort inhaltlich ist und welche Informationen es enthält, und Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt das technische Design und den Betrieb des Passpoorts, einschließlich der Möglichkeit, Daten zu aktualisieren. Keiner dieser Artikel schreibt eine bestimmte Technologie oder Automatisierungsform vor — die Verpflichtung ist das Ergebnis (aktuelle, korrekte Daten), nicht die Methode, mit der dieses Ergebnis erreicht wird.

Wer überprüfen möchte, wie eine Verbindung mit einem eigenen System praktisch aussieht, oder welche Rolle eine eindeutige Produktidentifizierung dabei spielt, findet dies in der Wissensdatenbank wieder; für den genauen Wortlaut der Artikel ist die offizielle Veröffentlichung der ESPR in EUR-Lex die Quelle, die zu konsultieren ist.