Risposta breve: nella maggior parte dei casi no, a volte sì
Il regolamento sui digital product passport e il RGPD sono due normative separate che coesistono. Un product passport riguarda essenzialmente il prodotto: materiali, provenienza, informazioni sulla riparazione, conformità. Questi non sono dati personali, quindi il RGPD in linea di principio non si applica. Il RGPD diventa rilevante non appena i dati di una persona fisica si ritrovano nel passport o intorno ad esso, ad esempio un nome, l'indirizzo di contatto di un installatore o dati su chi ha eseguito una manutenzione.
Per la maggior parte delle PMI il dettaglio non sta quindi nella domanda se il RGPD si applica al product passport stesso, ma nella domanda quali dati sciolti vengono inclusi durante la compilazione. Chi vuole mettere ordine in questo per ogni gruppo di prodotti, trova una panoramica in knowledge base with explanations by topic.
Cosa di solito contiene un product passport
Il regolamento sui product passport prescrive quali caratteristiche del prodotto devono essere visibili per l'anello successivo della catena: riciclatori, autorità di controllo, talvolta il consumatore. Si tratta di cose come la composizione, le caratteristiche di sostenibilità, le possibilità di riparazione e la documentazione che accompagna il prodotto. Queste sono informazioni sull'oggetto, non su una persona, e ricadono quindi al di fuori dell'ambito di applicazione del RGPD.
Dove i dati personali comunque compaiono
Nella pratica aziendale a volte si crea sovrapposizione. Pensate a un passport per un impianto in cui viene incluso l'indirizzo email della persona di contatto presso l'installatore, oppure a un registro di manutenzione in cui figura il nome di un tecnico. Non appena tali dati sono riconducibili a una persona, ad essa si applicano le regole che già valevano prima che esistesse un product passport: una base legale per il trattamento, un termine di conservazione e chiarezza su chi può accedere ai dati. Il regolamento sui product passport non aggiunge nuove regole per questo; semplicemente coesiste con il RGPD.
Questo è anche il motivo per cui quando si compila un passport è opportuno determinare in anticipo quali campi sono puramente tecnici e quali riguardano una persona. Le aziende che affrontano questo problema da sole incontrano questa domanda più spesso quando compilano passport in cui viene nominata una persona di contatto o un titolare di garanzia invece del solo nome dell'azienda.
Come le autorità di controllo la vedono
Il controllo sul product passport e il controllo sul RGPD in Paesi Bassi spettano a istanze diverse. L'autorità di controllo sul product passport esamina il contenuto e l'attualità del passport stesso; l'Autorità per la Protezione dei Dati esamina il trattamento dei dati personali, indipendentemente dal fatto che si trovino in un product passport o altrove. Entrambe le autorità di controllo possono in teoria esaminare lo stesso dossier, ma da una prospettiva diversa. Per la delimitazione precisa e per domande su una situazione concreta, l'autorità di controllo competente o un giurista sono i contatti più appropriati; questo articolo descrive solo come le normative si relazionano l'una con l'altra.
Cosa significa questo per la scelta di una piattaforma
Poiché un product passport viene ospitato per dieci anni e rimane accessibile tramite un codice QR, è importante che una piattaforma chiarisca come i dati vengono archiviati e chi vi ha accesso, soprattutto se un nome o un dato di contatto si ritrova comunque in un passport. Come prodpas.eu gestisce questo è descritto nella pagina su sicurezza e gestione dei dati.
Quando si redige un passport è pratico determinare prima quale gruppo di prodotti è applicabile e quali dati vi appartengono, prima che si ponga la domanda sui dati personali. Una prima impressione si ottiene visualizzando in poche domande dove si trova la vostra azienda. Se dopo la lettura di questo articolo ha ancora dubbi su un caso specifico, troverà sulla pagina con domande frequenti una risposta già disponibile, oppure questo è il momento di chiedere al soggetto preposto alla vigilanza o al suo consulente legale.
Vuole prima farsi un'idea di cosa esattamente deve essere regolamentato per i suoi prodotti, prima di approfondire l'interazione con altre norme? Faccia allora la quick-scan gratuita o continui a leggere tranquillamente nella banca dati; entrambe non le richiedono un account né alcun obbligo.