Kurze Antwort: meist nein, manchmal ja
Die Verordnung für digitale Produktpässe und die DSGVO sind zwei separate Regelungen, die nebeneinander bestehen. Ein Produktpass befasst sich im Kern mit dem Produkt: Materialien, Herkunft, Reparaturinformationen, Konformität. Das sind keine personenbezogenen Daten, daher kommt die DSGVO dort grundsätzlich nicht in Betracht. Die DSGVO wird relevant, sobald Daten einer natürlichen Person in oder um den Pass doch erfasst werden, beispielsweise ein Name, eine Kontaktadresse eines Installateurs oder Daten darüber, wer eine Wartungsarbeit ausgeführt hat.
Für die meisten KMU liegt das Detail also nicht in der Frage, ob die DSGVO auf den Produktpass selbst anwendbar ist, sondern in der Frage, welche einzelnen Daten bei der Zusammenstellung erfasst werden. Wer das pro Produktgruppe regeln möchte, findet einen Überblick in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema.
Was üblicherweise in einem Produktpass steht
Die Produktpass-Verordnung schreibt vor, welche Produkteigenschaften für das nächste Glied in der Kette sichtbar sein müssen: Recycler, Behörden, manchmal der Verbraucher. Es geht dann um Dinge wie Zusammensetzung, Nachhaltigkeitsmerkmale, Reparaturmöglichkeiten und Dokumentation, die zum Produkt gehört. Das ist Information über das Objekt, nicht über eine Person, und fällt daher außerhalb des Anwendungsbereichs der DSGVO.
Wo personenbezogene Daten doch in den Blick kommen
In der Praxis eines Unternehmens entsteht manchmal eine Überschneidung. Denken Sie an einen Pass für eine Installation, in dem die E-Mail-Adresse der Kontaktperson beim Installateur aufgenommen wird, oder an ein Wartungsprotokoll, in dem der Name eines Monteurs steht. Sobald solche Daten einer Person zuordenbar sind, gelten dafür die Regeln, die bereits galten, bevor es einen Produktpass gab: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, eine Aufbewahrungsfrist und Klarheit darüber, wer die Daten einsehen darf. Die Produktpass-Verordnung fügt dafür keine neuen Regeln hinzu; sie läuft einfach neben der DSGVO her.
Dies ist auch der Grund, warum es bei der Zusammenstellung eines Passes ratsam ist, vorher zu bestimmen, welche Felder rein produkttechnisch sind und welche eine Person betreffen. Unternehmen, die das selbst klären, stoßen bei dieser Frage am häufigsten auf Pässe, in denen eine Kontaktperson oder ein Garantiegeber genannt wird, anstatt nur das Unternehmen.
Wie Behörden hiernach blicken
Die Aufsicht über den Produktpass und die Aufsicht über die DSGVO liegen in den Niederlanden bei verschiedenen Behörden. Der Aufseher über den Produktpass schaut auf den Inhalt und die Aktualität des Passes selbst; die Autoriteit Persoonsgegevens schaut auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, unabhängig davon, ob diese in einem Produktpass stehen oder anderswo. Beide Behörden können theoretisch in dieselbe Akte schauen, aber aus einer anderen Perspektive. Für die genaue Abgrenzung und für Fragen zu einer konkreten Situation sind die zuständige Behörde oder ein Jurist der richtige Ansprechpartner; dieser Artikel beschreibt nur, wie sich die Regelungen zueinander verhalten.
Was dies für die Wahl einer Plattform bedeutet
Weil ein Produktpass zehn Jahre lang gehostet wird und über einen QR-Code zugänglich bleibt, ist es wichtig, dass eine Plattform deutlich macht, wie Daten gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat, besonders wenn doch ein Name oder Kontaktdaten in einem Pass landen. Wie prodpas.eu damit umgeht, wird auf der Seite über Sicherheit und Datenschutz.
Bei der Erstellung eines Passes ist es praktisch, zunächst zu bestimmen, welche Produktgruppe anwendbar ist und welche Daten dazu gehören, bevor die Frage nach personenbezogenen Daten zur Sprache kommt. Einen ersten Eindruck davon erhalten Sie durch in wenigen Fragen zu sehen, wo Ihr Unternehmen steht. Wenn Sie nach dem Lesen dieses Artikels noch Zweifel an einem bestimmten Fall haben, finden Sie möglicherweise auf der Seite mit häufig gestellten Fragen bereits eine Antwort, oder es ist jetzt an der Zeit, dies bei der Aufsichtsbehörde oder Ihrem Anwalt nachzufragen.
Möchten Sie sich zunächst ein Bild davon machen, was für Ihre Produkte genau geregelt werden muss, bevor Sie sich mit der Überschneidung mit anderen Vorschriften befassen? Machen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan oder lesen Sie in der Wissensdatenbank weiter; beide erfordern weder ein Konto noch eine Verpflichtung.