Un digitale productpaspoort è collegato a uno specifico prodotto, non a una fotografia istantanea del passato. Se cambiano la composizione, l'origine di un componente o un risultato di prova, quel cambiamento deve essere riportato nel paspoort consultabile tramite codice QR. Se non lo fate, sorge una discrepanza tra quello che dice il paspoort e quello che il prodotto effettivamente è. La verordazione stabilisce che le informazioni nel paspoort devono essere corrette e aggiornate; cosa significhi in un caso concreto e chi vi sorveglia dipende dal gruppo di prodotti e sarà in ultima analisi valutato dall'autorità di sorveglianza competente.
Nella pratica, un paspoort obsoleto di solito non nasce da cattiva volontà, ma perché nessuno all'interno dell'azienda è incaricato di comunicare i cambiamenti. Un nuovo fornitore di un componente, una vernice modificata, una cella della batteria diversa: sono decisioni operative che spesso sono separate dal posto dove il paspoort viene gestito. Di conseguenza i dati rimangono indietro rispetto al prodotto, senza che questo diventi visibile da nessuna parte finché qualcuno non consulta effettivamente il paspoort.
Cosa viene descritto sull'aggiornamento
La verordazione per i digitali productpaspoorten assegna la responsabilità dei dati corretti all'operatore economico che ha fatto compilare il paspoort — di solito il fabbricante o l'importatore. Questa parte è responsabile non solo nel momento dell'immissione sul mercato, ma anche successivamente, per il periodo in cui il prodotto è disponibile e il paspoort può essere consultato. Cosa richieeda esattamente varia a seconda del gruppo di prodotti: per un paspoort si tratta di informazioni sulla riparazione che possono cambiare, per un altro della composizione dei materiali che cambia con un nuovo lotto di produzione. Un buon punto di partenza per vedere cosa è rilevante per la vostra situazione lo trovate in knowledge base with explanations by topic.
Dove le cose possono andare male
Il rischio di un paspoort obsoleto si trova in due posti. In primo luogo presso l'acquirente o l'utente, che prende una decisione sulla base di informazioni errate — sulla riparazione, il riciclaggio o la garanzia. In secondo luogo presso l'azienda stessa, quando un'autorità di sorveglianza durante un controllo accerta che i dati dietro il codice QR non corrispondono al prodotto. Quali siano le conseguenze concrete di questo non è descritto in termini generali nella verordazione; viene valutato caso per caso e per stato membro, e l'autorità di sorveglianza determina come affrontarlo.
Inoltre si pone una questione pratica: un paspoort non aggiornato è spesso anche un segnale che il processo sottostante non è in ordine. Chi non sa quale cambiamento avrebbe dovuto essere comunicato, solitamente non sa nemmeno chi all'interno dell'azienda è responsabile di ciò. Questo rende il problema più grande di un singolo paspoort: si tratta allora della questione se esista affatto una procedura per segnalare ed elaborare i cambiamenti.
Come funziona un paspoort aggiornato nella pratica
Un productpaspoort che cresce insieme al prodotto richiede un posto fisso dove i cambiamenti arrivano e una comunicazione breve con chi gestisce il paspoort. In molte aziende è una questione di fare accordi tra acquisti, qualità e chi mantiene tecnicamente il paspoort — non necessariamente un nuovo sistema. Quando un paspoort viene ospitato tramite una terza parte, come su prodpas.eu, una modifica avviene tramite una richiesta a quella parte; quanto velocemente viene elaborata e cosa è necessario per questo è qualcosa da concordare in anticipo con il vostro fornitore. Se volete sapere come funziona esattamente questa elaborazione, potete leggerlo nella pagina su come i dati vengono creati e mantenuti.
Per le aziende che non sanno ancora con precisione se il loro processo attuale coglie i cambiamenti in tempo utile, un breve self-check è spesso illuminante. In poche domande vedrete dove si trova la vostra azienda, senza che questo comporti un obbligo. Ciò fornisce una prima direzione, indipendentemente dal fatto che e come la vostra situazione specifica sia conforme al regolamento — tale valutazione rimane responsabilità di un giurista o dell'autorità di vigilanza competente.
Nel caso in cui abbiate dubbi su una situazione concreta, ad esempio se una determinata modifica a un prodotto sia soggetta a obbligo di notifica per il passaporto, non si tratta di una questione su cui un articolo generale può fornire una risposta definitiva. Il domande frequenti affrontano una serie di questi casi limite, ma per il vostro prodotto specifico la consultazione di un giurista o dell'autorità di vigilanza rimane il percorso appropriato.
Se desiderate farvi un'idea senza intraprendere subito azioni, eseguite la scansione rapida gratuita o sfogliate gli argomenti nella banca dati delle conoscenze. Entrambi sono accessibili gratuitamente e forniscono una prima direzione prima di fare altre scelte.