Ein digitales Produktpass ist an ein spezifisches Produkt gekoppelt, nicht an eine Momentaufnahme aus der Vergangenheit. Ändern sich die Zusammensetzung, die Herkunft eines Teils oder ein Testergebnis, muss diese Änderung in dem Pass widergespiegelt werden, der über den QR-Code abrufbar ist. Tun Sie das nicht, entsteht ein Unterschied zwischen dem, was der Pass aussagt, und dem, was das Produkt tatsächlich ist. Die Verordnung schreibt vor, dass die Informationen im Pass korrekt und aktuell sein müssen; was das in einem konkreten Fall bedeutet und wer dies überwacht, hängt von der Produktgruppe ab und wird letztendlich von der zuständigen Überwachungsbehörde beurteilt.
In der Praxis entsteht ein veralteter Pass meist nicht aus Unwilligkeit, sondern weil niemand im Unternehmen dafür zuständig ist, Änderungen weiterzuleiten. Ein neuer Zulieferer für ein Teil, eine angepasste Beschichtung, eine andere Batteriezelle: Dies sind operative Entscheidungen, die oft getrennt von dem Ort stattfinden, wo der Pass verwaltet wird. Dadurch läuft die Datenverwaltung dem Produkt hinterher, ohne dass dies sichtbar wird, bis jemand den Pass tatsächlich abruft.
Was über die Aktualität beschrieben wird
Die Verordnung für digitale Produktpässe legt die Verantwortung für korrekte Daten bei dem Marktteilnehmer, der den Pass erstellt hat — üblicherweise der Hersteller oder der Importeur. Diese Partei ist nicht nur zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens verantwortlich, sondern auch danach, solange das Produkt verfügbar ist und der Pass abrufbar sein kann. Was genau das erfordert, unterscheidet sich je nach Produktgruppe: für den einen Pass geht es um Reparaturinformationen, die sich ändern können, für den anderen um Materialzusammensetzung, die sich bei einer neuen Produktionscharge ändert. Ein guter Ausgangspunkt, um zu sehen, was für Ihre Situation relevant ist, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema.
Wo es schiefgehen kann
Das Risiko eines veralteten Passes liegt an zwei Stellen. Erstens bei dem Käufer oder Benutzer, der aufgrund falscher Informationen eine Entscheidung trifft — über Reparatur, Recycling oder Garantie. Zweitens bei dem Unternehmen selbst, wenn eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle feststellt, dass die Daten hinter dem QR-Code nicht mit dem Produkt übereinstimmen. Was daraus konkret folgt, ist nicht in allgemeinen Begriffen in der Verordnung festgehalten; dies wird von Fall zu Fall und je Mitgliedstaat beurteilt, und die Behörde entscheidet, wie damit umgegangen wird.
Außerdem spielt ein praktischer Punkt eine Rolle: Ein Pass, der nicht aktualisiert wurde, ist oft auch ein Signal dafür, dass der zugrundeliegende Prozess nicht in Ordnung ist. Wer nicht weiß, welche Änderung hätte mitgeteilt werden müssen, weiß normalerweise auch nicht, wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist. Das macht das Problem größer als einen einzelnen Pass: Es geht dann darum, ob überhaupt ein Verfahren vorhanden ist, um Änderungen zu erfassen und zu verarbeiten.
Wie ein aktueller Pass in der Praxis funktioniert
Ein Produktpass, der mit dem Produkt mitwächst, erfordert einen festen Ort, an den Änderungen eingehen, und eine kurze Linie zu dem, wer den Pass verwaltet. Bei vielen Unternehmen ist das eine Frage von Absprachen zwischen Einkauf, Qualität und dem, wer den Pass technisch verwaltet — nicht unbedingt ein neues System. Wenn ein Pass über einen Dritten gehostet wird, wie bei prodpas.eu, läuft eine Änderung über eine Anfrage an diese Partei; wie schnell das verarbeitet wird und was dafür nötig ist, ist etwas, das Sie vorher mit Ihrem Anbieter festlegen sollten. Wenn Sie wissen möchten, wie diese Verarbeitung genau funktioniert, lesen Sie das auf der Seite über wie die Daten zustande kommen und verwaltet werden.
Für Unternehmen, die noch nicht genau wissen, ob ihr aktueller Prozess Änderungen rechtzeitig erfasst, ist eine kurze Selbstprüfung oft aufschlussreich. In ein paar Fragen sehen Sie, wo Ihr Unternehmen steht, ohne dass dies eine Verpflichtung mit sich bringt. Das gibt eine erste Orientierung, unabhängig von der Frage, ob und wie Ihre spezifische Situation die Verordnung erfüllt — diese Bewertung bleibt einem Juristen oder der zuständigen Behörde überlassen.
Sollten Sie sich über eine konkrete Situation unsicher sein, beispielsweise ob eine bestimmte Änderung an einem Produkt meldepflichtig für das Paspoort ist, dann ist das etwas, zu dem ein allgemeiner Artikel keine abschließende Auskunft geben kann. Die häufig gestellten Fragen behandeln eine Reihe solcher Grenzfälle, aber für Ihr eigenes Produkt bleibt die Beratung durch einen Juristen oder die Behörde der richtige Weg.
Möchten Sie zunächst einen Überblick gewinnen, ohne sofort Maßnahmen zu ergreifen, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank. Beide sind kostenlos zugänglich und geben eine erste Orientierung, bevor Sie weitere Entscheidungen treffen.